O controle de estoque permite monitorar toda a movimentação de produtos e matérias-primas dentro de uma corporação. Ele é necessário em todas as empresas, independentemente do tamanho delas — pequenas, médias, grandes, comércios eletrônicos, indústrias etc.
A sobra ou a falta de produtos faz com que as organizações percam recursos financeiros e comprometam a satisfação dos clientes. Apesar de se tratar de uma tarefa básica, o controle acaba não sendo feito como deveria.
Quando isso ocorre, o empreendedor pode ter muita dor de cabeça, prejuízo e o desempenho de sua operação logística comprometida.
Você está preparado para mudar esse cenário? Confira 10 dicas para otimizar o seu controle de estoque.
1. Organize o inventário
Faça um inventário e mantenha-o atualizado. Saiba tudo o que há no seu estoque, a quantidade de cada produto, prazos de validade, datas de entrada e saída e quem foram os profissionais envolvidos no processo. Mantenha esse fluxo atualizado.
Esse controle, que marcará o início de uma política de gestão de estoque, ajudará a prevenir erros. Para que ele seja feito da maneira correta, com responsabilidade, delegue o inventário a uma equipe designada especificamente para essa tarefa.
2. Adote um software de gestão
Controles manuais ou obsoletos tomam tempo e têm um custo alto. Adote um software para ajudar na gestão do estoque. Ele torna mais fácil o trabalho de localizar os produtos e manter o inventário sempre atualizado.
É importante fazer o registro correto de todas as mercadorias e materiais, com os seus atributos e valores, facilitando também a gestão financeira da corporação. Você, como empreendedor, ficará totalmente a par dos investimentos, sazonalidades e riscos do mercado.
3. Treine os funcionários
Uma vez que adote o software de gestão, será necessário treinar os funcionários para que seja criada uma rotina de manuseio da nova ferramenta. Todas as entradas e saídas de mercadorias e matéria-prima devem ser registradas seguindo um padrão.
Por mais que você opte pelo melhor sistema do mercado, de nada adiantará se a sua equipe não receber o treinamento adequado. Essa capacitação dinamiza as relações de venda e logística, tornando os dados mais acessíveis e confiáveis.
4. Controle o andamento das entregas
Todos os materiais que foram encomendados dos fornecedores precisam ser rigorosamente controlados. Não basta esperar pela data da entrega. Designe um profissional ou uma equipe para fazer um follow-up constante, monitorando o andamento das entradas.
Esse tipo de acompanhamento é preventivo, pois evita que problemas maiores ocorram — como o adiamento ou o cancelamento de um pedido. Essa ação também pode otimizar sua operação, principalmente se surgir uma grande demanda.
5. Defina os responsáveis por cada zona
Demarque zoneamentos dentro de seu estoque e defina os responsáveis por cada um deles. Cada profissional ficará encarregado de uma área específica, tendo os próprios produtos e processos no sistema de gestão para cumprir.
Jamais subestime a importância do papel que os funcionários do estoque têm. O desempenho deles está diretamente atrelado ao sucesso do seu negócio. Ao lhes delegar responsabilidades analíticas, eles se sentirão mais motivados para crescer na companhia.
6. Otimize o espaço do estoque
O local onde fica o estoque precisa ser de fácil circulação, tornando prática a entrada e saída de todas as mercadorias. O excesso de grandes pilhas de um determinado produto pode dificultar a movimentação, gerando impacto no prazo de entrega e reposição.
Estabeleça uma organização lógica onde os produtos que têm maior saída fiquem em destaque, mas sem a necessidade de esconder os demais. Lembre-se do prazo de validade deles para não perder dinheiro.
7. Planeje as compras de acordo com a sazonalidade
Entenda quais são os períodos que geram as maiores demandas. Trata-se de um dado vital para que você possa fazer o planejamento das compras para o estoque, sem que haja atrasos ou a falta de verba para adquirir grandes quantidades.
Quando se entende a própria demanda, você ganha previsibilidade em relação às épocas mais promissoras. Como consequência dessa ação, a saúde financeira de sua empresa melhora.
Outro aspecto importante que devemos citar relacionado com o planejamento das compras é o ganho de poder de negociação com os fornecedores. Sabendo exatamente o que quer e quando será a compra, torna-se possível negociar mais.
8. Estabeleça quantidades mínimas e máximas
Todos os produtos que estão no seu estoque precisam receber limites sobre a quantidade deles. Identifique, anteriormente, quais são os padrões que apontam para o mínimo e o máximo de cada item.
Para calcular essa quantia, considere a rotatividade das mercadorias e as sazonalidades. Nessa mesma conta, coloque também o prazo de entrega e a relação custo versus quantidade comprada de cada fornecedor.
Se alguma coisa sair do que foi planejado, será possível saber se vale a pena fazer novos pedidos ou esperar a próxima época de alta demanda. Como benefício, o seu estoque terá um equilíbrio muito maior.
9. Programe as compras com os fornecedores
Crie um calendário com todas as datas de compra de cada um dos itens que precisa. Faça um cruzamento delas com as sazonalidades para prever demandas maiores de uma mesma mercadoria. Siga rigorosamente esse controle.
Alguns softwares de gestão permitem automatizar essa função. Basta inserir o calendário no sistema, juntamente aos dados dos fornecedores. O programa monitora constantemente a quantidade de itens. Caso ela fique próxima do mínimo estabelecido, ele aciona o fornecedor correspondente para adquirir mais unidades.
10. Mapeie e integre sua operação
Uma vez que é feito o controle de estoque, torna-se possível também controlar todos os dados sobre as vendas do seu empreendimento. O grande benefício é saber com exatidão as mercadorias que têm mais e menos saída, além do que precisa ser reposto.
Avalie frequentemente o histórico de vendas para extrair informações preciosas de lá. As vendas servem de base para que você tome as decisões estratégicas certas para o crescimento do negócio.
O estoque funciona como o coração da empresa. Ele fornece a energia e os suprimentos necessários para que ela possa funcionar corretamente. Vale a pena dedicar uma atenção maior a essa área da companhia.
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