No momento em que escrevemos este artigo, o portal da Nota Fiscal Eletrônica aponta que 1,3 milhão de contribuintes já havia emitido cerca de 15 bilhões de documentos do tipo.
A partir do ano de 2017, todos esses contribuintes não vão mais poder contar com o software emissor de NF-e. Com a mudança, é comum que muitas empresas estejam apreensivas quanto aos impactos causados.
Por isso, reunimos tudo o que você precisa saber sobre o que mudará com o fim do software emissor de NF-e e quais são os benefícios dessa transformação. Acompanhe!
Por que o software emissor NF-e será descontinuado?
Conforme nota oficial da SEFAZ-SP, “com a gradual adesão das empresas aos sistemas de documentos eletrônicos, o Fisco Paulista verificou que a maioria dos contribuintes deixou de utilizar o emissor de Nota Fiscal Eletrônica gratuito e optou por soluções próprias, incorporadas ou personalizadas a seus sistemas internos”.
Por isso, o órgão descontinuará o software responsável por emitir a Nota Fiscal Eletrônica e Conhecimento de Transporte Eletrônico em 2017.
Como emitir a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)?
De acordo com o portal da NF-e, “a Nota Fiscal Eletrônica é um documento de existência apenas digital, emitido e armazenado eletronicamente, com o intuito de documentar, para fins fiscais, uma operação de circulação de mercadorias ou uma prestação de serviços, ocorrida entre as partes”.
Para que uma empresa possa emitir NF-e, é preciso:
● ter acesso à internet;
● solicitar seu credenciamento como emissora de NF-e na Secretaria da Fazenda de seu Estado;
● possuir certificado digital emitido por Autoridade Certificadora credenciada pela ICP-Brasil;
● utilizar aplicação de emissão própria (ou adquirida) ou dispor da versão de produção do software emissor disponibilizada pelo fisco.
Uma vez que todos esses passos tenham sido observados, sempre que precisar emitir uma NF-e, a empresa deve preencher todas as informações fiscais da operação no software emissor.
Tais dados darão origem a um arquivo digital transmitido pela internet para a Secretaria da Fazenda de onde a companhia está domiciliada. Por último, após a pré-validação, a NF-e será encaminhada também para a Receita Federal, e a emissora receberá um protocolo da transação.
O procedimento acima deve ser repetido a cada nova operação. O indicado é que os arquivos digitais gerados sejam arquivados e mantidos para eventuais necessidades futuras.
O que muda no processo de emissão do documento?
Mesmo com o fim do software emissor disponibilizado pelo fisco, o processo de emissão da NF-e não sofrerá alterações.
Porém, as instituições que o utilizavam terão que desenvolver um programa por conta própria ou adquirir outro software, que respeite o mesmo processo — e em tempo hábil, para que não corram o risco de ter suas operações afetadas.
A grande mudança, portanto, é operacional (e não de execução em si), de modo que as empresas precisam se antecipar e se preparar para atender a essa nova necessidade. Sendo assim, as principais alterações a serem encaradas no processo incluem:
Mapeamento de necessidades e seleção de software
O software gratuito para emissão de NF-e é um programa básico, que tem como único objetivo garantir a realização desse procedimento. Os negócios não tinham nenhuma escolha a respeito do seu uso, fazendo com que ele servisse unicamente para o processo.
Com os softwares desenvolvidos ou adquiridos de outros desenvolvedores é diferente. Os sistemas possuem vários módulos distintos e, com isso, podem servir para diversas funções. Assim, selecioná-lo exige que sejam consideradas todas as demais possibilidades e necessidades do negócio.
A primeira mudança ocorre justamente nesse sentido, já que é necessário mapear quais são as necessidades do empreendimento, cruzando as informações com os módulos e as possibilidades oferecidas pelos sistemas.
A partir daí, é possível escolher qual é a opção mais conveniente de acordo com o contexto, de modo que o negócio possa aproveitar todos os benefícios.
Implantação da nova solução
Como o emissor gratuito era uma ferramenta voltada para uma tarefa específica, ele não impactava os demais processos da empresa. Com um software especializado, isso é diferente.
Ele promove a integração e a automatização de tarefas, além de permitir que o empreendimento consolide novos resultados. Para que isso seja possível, é indispensável que a implantação seja feita de maneira adequada, o que exige planejamento e execução.
Com isso, um dos pontos que mudam é a necessidade de implantação. Se antes bastava utilizar o emissor, agora é necessário garantir que a solução se encaixe corretamente dentro do mapa de processos da organização.
Acompanhamento dos resultados
O emissor gratuito era muito básico e, com isso, não oferecia grandes possibilidades. Com os softwares específicos, isso é diferente, de modo que os resultados da empresa são diretamente afetados.
Se tudo for controlado corretamente, a atuação dessa solução será muito vantajosa. É preciso, portanto, realizar um acompanhamento de resultados oferecidos pelo programa escolhido. Isso ajuda a consolidar a implantação e permite que haja um melhor controle e mais efetividade a respeito dessa mudança.
Quais as vantagens dessa alteração para os consumidores?
Com a adoção da NF-e, toda a sociedade já havia sido impactada positivamente por ganhos como a redução do consumo de papel, além do incentivo ao comércio eletrônico e ao uso de novas tecnologias. Há, também, o surgimento de oportunidades de negócios e empregos na prestação de serviços ligados à Nota Fiscal Eletrônica.
Esses e outros benefícios não serão perdidos. Mas o consumidor pode ter outros mais, já que após a adoção de novos sistemas será possível obter ganhos de produtividade, que podem resultar em mais eficiência e agilidade no atendimento ao consumidor.
Os clientes serão, ainda, beneficiados com o próximo passo do projeto da NF-e: a implantação da Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica (NFC-e). Ela substituirá os atuais cupons fiscais, emitidos por impressoras fiscais sempre que se faz uma venda direta ao consumidor final.
Isso trará mais rapidez e dinamismo, sem que haja qualquer prejuízo para a segurança de quem compra e deseja ter o documento fiscal ao qual possui direito.
Como as empresas são impactadas?
Ao contrário do que se pode imaginar, essa mudança pode ser bastante benéfica para os micro e pequenos comerciantes. Dentre as principais vantagens, estão:
Aumento dos recursos disponíveis
O emissor gratuito apresenta uma série de limitações, como a falta de suporte técnico, o trabalho manual e repetitivo para gerar as notas fiscais eletrônicas e as dificuldades para organizar e gerenciar os arquivos gerados por conta própria.
Com o seu fim, será possível adotar um sistema de gestão integrado a um módulo emissor de NF-e. O DNA Commerce é um exemplo de software integrado que, diferentemente do emissor gratuito, oferece um gerenciamento completo para negócios de pequeno e médio porte.
Com um investimento mínimo, a ferramenta ainda elimina um dos principais receios decorrentes dessa mudança: o aumento demasiado de custos.
Melhorias na organização
Graças à atuação do software — integrado, automatizado e robusto —, fica mais fácil dar conta dos arquivos e processos ligados à emissão desses documentos fiscais eletrônicos. Há muitas soluções que facilitam o acompanhamento da situação de cada NF-e, de modo que você saberá se ela foi aprovada (ou não) e se será exigida alguma retificação.
Além disso, é possível integrar esse software a outras possibilidades para melhorar o manejo de informações e arquivos. Assim, fica garantido um armazenamento muito mais estruturado e fácil de ser manipulado.
Mesmo pequenas e médias empresas podem ter um grande volume de dados a ser trabalhado. Portanto, essa ajuda é de grande valia para melhorar e estruturar os diversos processos.
Favorecimento da regularidade
O fato é que, ao aumentar a automação de tarefas, o negócio tem mais chances de ficar inteiramente regular. Com as notas fiscais sendo acompanhadas, é possível garantir que todas sejam devidamente aprovadas, evitando que um produto saia do empreendimento sem ter sido registrado.
Já a organização dos documentos garante que a empresa tenha à mão todos os dados de que necessita a qualquer momento em que lhe seja exigido. No caso de uma fiscalização, por exemplo, será possível apresentar todo o histórico fiscal referente ao período apurado.
Além disso, o software contribui para a execução de diversas tarefas de contabilidade. Na hora de elaborar declarações e documentos exigidos por lei, é maior a probabilidade de que tudo seja feito corretamente.
Quais as vantagens dos softwares de gestão integrada?
Ferramentas de gestão integrada podem melhorar (e muito!) a saúde financeira da sua empresa — ainda mais quando somadas a um bom diagnóstico financeiro gratuito. Dentre as vantagens desse recurso, estão:
Melhoria no nível da informação
Graças ao uso de softwares do tipo, o empreendimento passa a ter uma melhor compreensão de pontos distintos. Há mais informações contábeis, assim como sobre diversas áreas da organização.
O grande ganho nesse sentido é em relação à visibilidade dos processos, inclusive fora da contabilidade. A gestão pode se basear em fatos e dados concretos (em vez de suposições ou hipóteses que não correspondem à exata realidade). Isso melhora o nível da informação disponível para gestores e empresários, permitindo uma tomada de decisão mais ágil e eficaz.
Aumento da produtividade
Graças à integração e à automatização de tarefas, elimina-se o excesso de planilhas eletrônicas. Elas apresentam, recorrentemente, informações desatualizadas e erros de digitação, podendo ser corrompidas com muita facilidade.
Isso faz com que a produtividade e a segurança sejam favorecidas. O negócio é capaz de executar suas tarefas, sem precisar se preocupar.
Novamente, é algo que contribui para a tomada de decisão, já que ela se torna mais acertada e estratégica.
Elevação do dinamismo
O processo de decidir em momentos cruciais também é favorecido pelo dinamismo de um software especializado. Graças a ele, dá para gerar relatórios sob medida e com informações atualizadas em tempo real.
Isso é especialmente útil em situações inesperadas e adversas. Pega de surpresa, a gestão pode contar com informações confiáveis e que refletem a real situação do empreendimento naquele momento.
Baseando-se em dados tão importantes, o resultado é que os obstáculos são contornados com menos dificuldade. Dessa forma, a empresa fica mais protegida e preparada para encarar situações sobre as quais não pode ter total controle.
Ganho de vantagem competitiva
A associação de uma tomada decisão rápida, segura, dinâmica e eficiente a um processo altamente estratégico — como é a contabilidade — faz com que o negócio se destaque em relação aos demais.
Com maior regularidade, as chances de haver multas e problemas relacionados são menores. Isso impede que a organização gaste mais ou perca a credibilidade. Além disso, o software cruza as fronteiras da contabilidade e outros pontos.
Setores de compra e vendas podem ser integrados, por exemplo, ajudando na administração das necessidades corporativas. Ao final, trata-se de um recurso que contribui para que o negócio se torne mais competitivo. Isso faz com que ele seja mais robusto e preparado para encarar os desafios do mercado.
O que já existe para cobrir essa mudança?
Pensando em toda essa mudança, a DNA Sistemas desenvolveu o DNA Emissor, uma ferramenta intuitiva e ágil que simplifica as emissões de NF-e e NFC-e. Ele torna o trabalho muito mais fácil e rápido do que quando se utiliza o emissor gratuito.
O software conta com suporte online e tem, sem dúvida alguma, o melhor custo/benefício do mercado. Mesmo empreendedores novatos, com pouca prática no processo, podem gerar seus arquivos com muita facilidade.
Como maximizar os benefícios do DNA Emissor
O DNA Emissor, quando implantado em conjunto com o DNA Commerce, fornece ferramentas para:
- o controle total de estoque;
- o controle financeiro completo;
- a total integração contábil e fiscal;
- a geração de relatórios gerenciais com total segurança.
Dependendo do setor de atuação da sua empresa, é possível contar, ainda, com softwares como o DNA Gourmet ou o DNA Pharmacy, que trazem recursos mais específicos de acordo com a área.
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