Você abriu uma empresa para conquistar sua independência financeira, certo? As vendas podem estar indo bem, mas todo patrão sabe que muitas decisões podem impactar o desenvolvimento do negócio. É aí que entra a NFC-e, um exemplo de como usar a tecnologia como uma aliada crucial.
Esse é um recurso altamente recomendado para empresas em estágio inicial e que estão começando a se formalizar, pois fortalece a gestão fiscal e financeira — tornando-as mais transparentes e gerenciáveis.
Você entende o que é a NFC-e? Sabe como adequá-la à sua firma? Neste post, você vai descobrir todas as orientações necessárias para ficar por dentro desse conceito e modernizar seu comércio quanto à substituição do cupom fiscal.
Ficou interessado? Então continue a leitura e confira o que preparamos para deixar você informado sobre o assunto. Acompanhe!
Princípios da nota fiscal eletrônica
Antes de explicar o que significa NFC-e, é necessário salientar alguns aspectos fundamentais. Afinal, o avanço da tecnologia revolucionou as formas de faturamento, pagamento, compra e venda.
Atualmente, os boletos são digitais e podem ser quitados pelo código de barras, conquistando maior previsibilidade dos pagamentos e melhor gestão financeira para as empresas.
Nesse contexto de inserção tecnológica nos processos empresariais, a NFC-e desponta como uma forma automatizada e eficiente de emitir o conhecido cupom fiscal do consumidor.
A ideia do governo ao implantar esse modelo de nota é estabelecer um documento fiscal único em todo o território nacional, substituindo, assim, as emissões em papel, mas sem perder a validade jurídica. A NFC-e substituirá os documentos fiscais em papel gerados pelas empresas por uma alternativa totalmente digital.
Origem da NF-e
Um dos fatores decisivos para a implantação do modelo de NFC-e foi a popularização do comércio virtual, que trouxe a necessidade de padronizar os comprovantes e reduzir consideravelmente seus erros.
Essa preocupação aperfeiçoou a forma de emissão de notas fiscais diretamente ao sistema do banco online ou via software que intermedeia o serviço bancário. Desta forma, a nota fiscal eletrônica passou a ser utilizada no mundo todo como uma maneira segura, prática e econômica de faturamento para pessoas físicas e jurídicas.
No Brasil
Em solo brasileiro, a nota fiscal eletrônica (NF-e) foi instituída pelo Governo Federal no início de 2007 para documentar o comércio de mercadorias ou prestação de serviços.
Sua principal diferença em relação à antiga é que esse documento pode ser armazenado virtualmente, pois sua validade jurídica é resguardada pela assinatura digital. No entanto, algumas empresas costumam confundir os tipos de arquivos e suas formas de emissão. Continue a leitura para entender melhor.
DANFE e XML
O DANFE, ou Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica, é uma reprodução simples da nota, normalmente emitido para o transporte de mercadorias.
Tanto as notas eletrônicas quanto os DANFEs são gerados em arquivos de formato XML, substituindo as notas impressas, e devem ser guardados pelo fornecedor e comprador por, no mínimo, 5 anos após a emissão.
Entendendo o que é NFC-e
A obrigatoriedade de armazenar por 5 anos permanece para a Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica, ou NFC-e — alternativa criada para informatizar, controlar e fiscalizar a venda do varejo para clientes finais.
Com ela, as secretarias de cada estado recebem as informações no mesmo instante em que a nota é gerada, diminuindo o tempo gasto na vistoria das máquinas pelo fisco.
A NFC-e também é representada pelo formato XML, gerando sua versão legível denominada DANFE NFC-e, que contém o valor da nota, a assinatura digital, uma chave de acesso e um código de barras QR Code para que o consumidor possa consultar a regularidade dela.
Benefícios para o cliente
Essa conferência da legitimidade pode ocorrer em tempo real: basta acessar o portal da Secretaria da Fazenda (SEFAZ) e posicionar a câmera do celular sob o QR Code.
Além da facilidade na conferência da autenticidade do documento, esse processo eletrônico também confere mais praticidade para o comprador, que pode guardar o documento e consulta-lo sempre que precisar.
Isso garante maior segurança na hora de exercer os seus direitos como consumidor, como na ocasião da troca de um produto, mercadoria avariada ou fora do prazo de validade, por exemplo.
Existe também a possibilidade de receber o extrato resumido da NFC-e via e-mail, um benefício extra para o consumidor, inclusive do ponto de vista ambiental.
Vantagens para a sua empresa
Essa conscientização ecológica é destacada também para o contribuinte emissor, já que a adoção do novo modelo minimiza os gastos com papel.
A NFC-e também é sinônimo de modernidade para o seu negócio, graças à utilização das tecnologias de mobilidade (smartphones, tablets e notebooks). Também no quesito modernidade e inovação, é importante ressaltar a otimização de processos trazida pela utilização da NFC-e.
As vendas, por exemplo, podem ocorrer de maneira muito mais ágil, sem a burocracia do modelo tradicional de nota fiscal, eliminando as filas nos pontos de vendas e a ocorrência de erros que tornam a rotina da empresa mais lenta.
Quando se trata de empresas em estágio inicial, como já dito, a NFC-e se torna uma prática altamente estratégica e que permite fomentar o crescimento do negócio — reduzindo custos operacionais e mantendo a regularidade fiscal e financeira. Isso evita problemas com o fisco, como multas e outras sanções administrativas.
Já que falamos em redução de custos, a título de exemplo, podemos citar os seguintes itens que justificam essa diminuição nos custos para o negócio:
- a nota eletrônica pode ser impressa em papel comum (exceto papel jornal) e também em impressoras convencionais, dispensando a máquina exclusivamente fiscal;
- não requer necessidade de autorização do equipamento;
- gera maior flexibilidade de expansão de seus pontos de venda sem a necessidade de liberação prévia do fisco;
- facilita a abertura de mais caixas no estabelecimento, visto que não é necessário dispor de um Emissor de Cupom Fiscal Eletrônico (ECF) em cada um deles;
- simplifica as obrigações como a redução Z, mapa de caixa e lacres;
- dispensa a contratação de um interventor técnico;
- economiza tempo graças à transmissão em tempo real;
- está integrada com programas de cidadania fiscal, dispensando o envio de arquivos de impressora fiscal à Sefaz;
- unifica as plataformas de vendas físicas e virtuais.
Emitindo a NFC-e
O processo de emissão da NFC-e é simples. Basta instalar nos computadores do seu escritório um programa emissor de sua preferência — já que a Secretaria da Fazenda não exige e nem possui programas próprios.
Após preencher os dados e assinar eletronicamente (via certificado digital), a nova nota já pode ser transmitida online para a Sefaz. Um ponto importante é que, com a NFC-e, a empresa necessita apenas de um certificado digital, mesmo que tenha mais de um estabelecimento.
Auxílio Tecnológico
No entanto, ao receber uma NFC-e, o consumidor está a apenas um clique de distância dos serviços online do seu comércio. Isso significa que é preciso recorrer a soluções específicas para otimizar a qualidade do serviço prestado e estabelecer um bom relacionamento com o cliente.
Portanto, uma última sugestão, mas não menos importante, é considerar a contratação de uma empresa especializada em softwares de gestão a fim de garantir o suporte necessário para o seu negócio e, consequentemente, para os consumidores.
Softwares imprescindíveis
Os sistemas de ERP utilizam softwares voltados para a gerência financeira e administrativa, necessitando de um investimento ínfimo se comparado aos inúmeros proveitos desse instrumento, principalmente para alavancar os lucros das organizações.
Como representa grande aliada do universo digital contemporâneo, essa ferramenta indispensável possibilita um gerenciamento mais completo, um controle assertivo e um futuro promissor para a maioria dos empreendimentos.
No caso da NFC-e, contar com os serviços de um software de gestão capaz de automatizar o processo de emissão do documento — que já é simples — pode ser tornar o processo ainda mais fluido.
Uma soluções tecnológica com essa finalidade é capaz de promover uma verdadeira integração da empresa e de seus sistemas, de forma a coletar e inserir todos os elementos necessários a se constar na nota fiscal. Pode-se dizer que:
- o software já integrada os dados da compra aos da empresa de forma automatizada;
- ele se encarrega de gerar o documento fiscal e encaminhá-lo ao consumidor por e-mail, quando for o caso;
- integra-se aos sistemas de gestão financeira, por exemplo, informando sobre as transações efetivadas, seus custos, encargos tributos e outras informações necessárias.
A automação é uma tendência nos estabelecimentos comerciais atuais e você, empresário, deve reconhecer a importância e a necessidade de adotá-la em seu negócio, caso queira tornar as rotinas mais ágeis, fluidas e, principalmente, livre de erros e inconsistências que podem ocasionar problemas com o fisco.
Agora que você sabe o que é a NFC-e e que a adesão à esse modelo fiscal reduz os gastos operacionais e fornece um serviço mais completo ao cliente, fazendo com que ele tenha maior familiaridade com a sua marca e aumentando a confiança deste em relação ao seu negócio, não hesite em contratar um serviço especializado para garantir a eficiência desse processo.
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