As pequenas e médias empresas optantes do Simples Nacional têm à sua disposição a emissão da nota fiscal eletrônica. Como sabemos, o Simples consiste em um regime compartilhado de arrecadação e de fiscalização dos tributos. Nesse regime, as alíquotas costumam ser mais baixas e a administração tributária, mais simplificada.
Ou seja, o Simples Nacional foi projetado para permitir os recolhimentos por meio de um processo mais simples.
Os optantes podem aderir à emissão de NF-e, uma maneira mais simples e rápida de emitir a nota fiscal. Pensando nisso, elaboramos um guia para acabar com todas as suas dúvidas sobre a emissão de NF para Simples Nacional. Ficou curioso? Então, continue lendo o post!
Optante pelo Simples Nacional é obrigado a emitir NF-e?
A obrigatoriedade de emissão da Nota Fiscal eletrônica não é tão simples quanto muitos imaginam. Além das normas do estado, dois protocolos ICMS que foram validados pelas unidades federadas definiram a obrigação de emissão.
Como regra, aqueles que optaram pelo Simples Nacional são obrigados a emitir a nota fiscal eletrônica. Bastando apenas que se enquadrem nas situações preestabelecidas nos protocolos ou legislações do estado onde a empresa está localizada.
Para evitar possíveis problemas sendo optante do Simples Nacional, não se arrisque — comece a emitir e receber notas fiscais eletrônicas o quanto antes.
Como funciona a emissão de NF para Simples Nacional?
A NF-e dispensa a impressão física, pois é emitida e armazenada eletronicamente, tornando mais barato, mais prática e segura. Para que o empresário optante do Simples Nacional possa se valer dessa medida, são necessárias algumas providências. Sem as quais a emissão se torna inviável ou, pelo menos, sem validade.
Primeiramente, é necessário ter uma empresa, seja MEI, LTDA ou SA, sendo preciso registrar o negócio junto à Receita Federal, junta comercial da cidade e órgãos responsáveis. Efetuando o pagamento das taxas, uma das principais etapas será concretizada.
Em seguida, é necessária a aquisição do certificado digital por meio de uma autoridade certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP Brasil), a fim de conferir validade jurídica à nota fiscal. O certificado pode tanto ser emitido pelo e-CNPJ como pelo Certificado NF-e.
Para dar continuidade ao processo, é necessário fazer o credenciamento junto à Secretaria de Fazenda do respectivo estado onde se localiza a empresa a emitir a nota fiscal. Esse credenciamento pode ser feito pelo próprio site da Secretaria.
Por fim, cabe ao empreendedor obter o software de emissão de NF-e e se valer de um computador com acesso à internet para emitir suas notas.
Para aqueles que têm dificuldades para lidar e compreender a parte burocrática na gestão de uma empresa, é possível contar com o auxílio de um contador para concluir as etapas já mencionadas e assegurar que as notas sejam emitidas da maneira correta.
Quais são os impostos discriminados na NF-e?
As empresas que se enquadram e optam pelo regime previsto no Simples Nacional contam com um sistema de tributação simplificado, já que o recolhimento mensal é feito por meio de um documento único, no qual constam todos os tributos devidos.
Nesse sentido, de acordo com o faturamento da empresa, determinado imposto pode ou não incidir sobre a sua atividade, já que, mesmo entre os optantes do Simples, há distinção de acordo com o faturamento bruto anual.
Assim, ainda que haja algumas mudanças entre as empresas, entre as principais obrigações tributárias que podem constar na NF-e, podemos destacar:
- ICMS: imposto sobre circulação de mercadoria e prestação de serviço, que é um imposto estadual e, como tal, sua alíquota vai sofrer alteração de acordo com o estado;
- COFINS: imposto para o financiamento da seguridade social, cuja alíquota sofre variação de acordo com o faturamento da empresa;
- ISS: imposto sobre serviços. É municipal e, portanto, sua alíquota será determinada por cada município;
- CSLL: imposto social sobre o lucro líquido. Imposto federal que incide sobre o lucro líquido de determinado período, cuja finalidade é financiar a seguridade social;
- IRPJ: imposto sobre a renda da pessoa jurídica, cuja apuração se dará com base no seu lucro;
- CPP: contribuição patronal previdenciária a ser paga pela pessoa jurídica, salvo microempresa e empresa de pequeno porte;
- PIS: programa de integração social, de que o trabalhador é beneficiário.
Como a empresa optante do Simples Nacional deve preencher a NF-e?
Dados das partes
Como toda empresa, ao preencher a nota fiscal, é preciso informar os dados do emitente, assim como os dados do destinatário, que compreendem o CNPJ, a razão social, endereço e inscrição estadual e municipal. Lembre-se de que essa tarefa deve ser executada com atenção para que não ocorram erros no preenchimento.
Dados do produto ou serviço
Além disso, é necessário especificar as informações e dados do produto vendido ou o serviço prestado. Nesse sentido, deve-se anotar o nome do produto ou serviço, o tipo, a quantidade, o valor unitário e valor total, peso líquido e bruto total, e a nomenclatura comum do Mercosul (NCM).
Tributação
Por fim, há ainda as anotações sobre a tributação. Aqui, a empresa optante do Simples Nacional deve seguir as seguintes instruções ao preencher a nota fiscal eletrônica:
O empresário deve informar o Código de Regime Tributário (CRT) e o Código de Situação da Operação no Simples Nacional (CSOSN).
O CRT poderá ser preenchido com código 1 (Simples Nacional) ou com código 2 (Simples Nacional — excesso de sublimite de receita bruta). Nesse contexto, o código 1 será preenchido pelo optante do Simples Nacional.
Já o código 2 deve ser preenchido pelo optante do Simples que tenha ultrapassado o sublimite da receita bruta imposto pelo respectivo estado, estando impedido de recolher ICMS/ISS por esse regime.
Atenção
Exclusivamente quando o Código de Regime Tributário for igual a 1 (CRT 1), o CSOSN (Código de Situação da Operação no Simples Nacional) será usado na nota fiscal eletrônica.
Nesse caso, o empresário deve analisar o código correspondente à sua situação, como “tributado pelo Simples Nacional com ou sem permissão de crédito”, “isenção de ICMS por faixa de receita bruta e com cobrança de ICMS”, “tributado pelo Simples Nacional com ou sem permissão de crédito e com cobrança do ICMS por substituição tributária”, “imune”, “não tributado pelo Simples Nacional”, por exemplo.
Assim, se informado o CRT 1, não há a necessidade de informar o CST (Código Situação Tributária). Informando apenas o Código de Situação da Operação no Simples Nacional (CSOSN).
Ainda sobre tributação, no campo PIS/COFINS, o empresário encontrará alguns campos a serem preenchidos da forma a seguir demonstrada. No entanto, aqui o IPI não deve ser preenchido.
- Campo CST (Situação Tributária) — código 99 (outras operações);
- Tipo de cálculo — em valor;
- Alíquota (em reais) — 0;
- Quantidade vendida — 0;
- Valor PIS ou COFINS — 0.
Já no campo de tributos IPI, em relação ao Código de Situação Tributária, a nota fiscal deve ser preenchida da seguinte forma:
- CST 53 — saída não tributada, para empresa optante do Simples Nacional, porém não recolhedora do IPI;
- CST 99 — outras saídas, para empresa optante do Simples Nacional e recolhedora do IPI.
Já os campos de base de cálculo, alíquota e valor do IPI também devem ser zerados, já que não transferem crédito do IPI.
O preenchimento e a emissão da nota fiscal eletrônica, portanto, podem parecer difíceis, principalmente para os empreendedores iniciantes. No entanto, com essas orientações, você tem tudo para fazer a emissão de nf-e corretamente. Mantendo regular a situação da sua empresa com os órgãos de fiscalização.
Como realizar a integração da sua plataforma com o emissor da prefeitura?
Automatizar a emissão da NF-e em seu negócio é uma ótima maneira de economizar tempo. O processo manual de preenchimento e emissão pelo site da prefeitura — que leva cerca de 1 minuto para ser realizado — pode diminuir para apenas 5 segundos com a automatização da emissão, que reduz erros de digitação e torna o processo mais simples.
Para realizar a integração da plataforma com o emissor da prefeitura, é necessário ter um software especializado para esse objetivo. Existem opções no mercado que efetuam a recepção e validação dos arquivos XML das notas eletrônicas.
O armazenamento é feito por e-mail, possibilitando maior segurança e verificação rápida na autorização da emissão de sua NF-e. É possível acompanhar o status das operações em tempo real, dispensando a necessidade do processo manual. Também é possível importar dados e informações do arquivo XML diretamente para o sistema de gestão utilizado.
No entanto, garantir o funcionamento perfeito do plugin de emissão é uma tarefa difícil. Levando em consideração que a legislação varia de estado para estado e até mesmo de município para município. Nesse caso, o gestor deve acompanhar constantemente qualquer mudança na legislação do local em que a empresa atua.
Dar continuidade nesse processo pode demandar muito tempo, é possível considerar a contratação de um desenvolvedor ou um software. Entretanto, essa integração apresenta valores altos, fora a manutenção constante. Por isso, pesquise bastante para saber se é a melhor solução para o seu caso.
Ainda possui alguma dúvida sobre como funciona a emissão de NF para Simples Nacional? Entre em contato com a nossa equipe para que possamos lhe oferecer uma orientação especializada!
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