Todo empreendedor que busca conquistar a sustentabilidade do seu negócio precisa se preocupar muito com a organização dos seus processos internos. Se a casa está bem arrumada, a estabilidade financeira começa a ficar mais fácil de ser atingida.
Uma das preocupações que se deve ter é fazer bem o controle de estoque. Saber o que entra e o que sai além de outros detalhes que são muito importantes para a sua empresa.
Para que você consiga fazer este controle da forma correta, selecionamos algumas dicas bem importantes. Leia cada uma delas com bastante atenção!
Defina bem a sua área de estocagem
Antes de sair por aí com uma prancheta na mão anotando tudo o que entra e o que sai da sua empresa, a primeira coisa que você precisa fazer é definir rigorosamente onde é o seu estoque.
Separe bem o que exatamente é para ficar estocado. Se, por acaso, estiver dentro do mesmo ambiente, dividindo o espaço com produção ou algo do tipo, fica mais perigoso as coisas se misturarem.
O ideal é ter um lugar diferente e que possa ser fechado, protegido, por questões de segurança. Caso não tenha uma área só para ele, pense em fazer algum tipo de demarcação que indique o local destinado ao seu estoque e não misture outros materiais.
Identifique os responsáveis
Quem for cuidar de fazer o controle do estoque precisa saber que será diretamente cobrado sobre esta responsabilidade, mesmo que seja você.
Determinando responsabilidades dentro da sua empresa, fica mais fácil controlar e cobrar para que tudo seja feito da forma correta. Evite que outras pessoas que não estejam diretamente ligadas à gestão do estoque tenham acesso ao local designado.
Quando tem muita gente fazendo as mesmas funções, é bem mais difícil encontrar o responsável por algum erro. Por isso, defina quem cuida do seu estoque e evite problemas.
Faça uma boa conferência dos produtos que chegam
Ao receber encomendas do seu fornecedor pode ser que alguns itens venham incompletos, danificados ou trocados e tudo isso precisa ser conferido com cuidado.
Se você somente pega a nota fiscal e soma às mercadorias que já tem no seu estoque, não está fazendo uma conferência de verdade e isso é extremamente perigoso. Você pode até estar pagando por coisas que não foram entregues, o que pode afetar os seus indicadores de desempenho.
Quando chegar o seu pedido, veja se as quantidades e todas as especificações estão exatamente como o solicitado.
Para isso, é bom que você peça que seja descarregado o pedido em uma área longe do seu estoque, para garantir uma boa conferência. Não deixe que as coisas se misturem.
Depois de olhar tudo, anote o que realmente está entrando no seu negócio.
Se tiver muitos itens específicos ou preocupações com a validade de alguns produtos e não tiver muito tempo para conferir a carga, faça uma coleta aleatória de alguns itens para avaliação. Selecione produtos dos primeiros lotes ou pacotes, outros do meio e mais alguns do final.
Atualize periodicamente o seu inventário
É normal que alguns itens possam se quebrar, estragar, perder a validade ou mesmo serem roubados de dentro do seu estoque. Lógico que você vai fazer tudo que for possível para evitar este tipo de coisa, mas fatalmente uma ou outra pode acabar acontecendo.
Para acompanhar seu estoque de perto, faça um levantamento do seu inventário periódico. Peça ao responsável para anotar tudo o que tem no estoque.
Depois, veja se o seu controle está de acordo com os números que foram obtidos. Se a diferença for muito grande, há alguma coisa errada e você precisa descobrir o que é.
Seja rigoroso na hora de anotar entradas e saídas
No momento que uma mercadoria entra ou sai do seu estoque, quem faz este tipo de controle precisa anotar tudo exatamente como aconteceu e o mais rápido possível.
Nada de registrar mais ou menos, de arredondar quantidades ou deixar para depois.
Os valores que forem anotados de forma errada, mesmo que sejam bem pequenas as diferenças, no final das contas podem criar um grande problema e você não vai saber de onde veio ou para onde foram aqueles itens.
Deixar para anotar depois também é um problema sério. Agora você lembra exatamente o que entrou ou saiu, mas amanhã sua memória pode começar a embolar. Por isso o certo é registrar tudo na hora que acontece.
Estabeleça sua necessidade de estoque
Para fazer um controle de estoque bem feito, não basta saber o que entra e o que sai. Você precisa também pensar qual deve ser o seu volume mínimo de produtos estocados e o máximo. Isso pode variar também de acordo com o seu tipo de negócio.
Existem algumas coisas que você precisa pensar antes de responder estas duas questões. Tem que avaliar quanto tempo seus fornecedores demoram a entregar os pedidos, se a demanda que você tem é previsível ou não, se consegue ter descontos para fazer pedidos maiores e quais os seus custos com frente.
Depois de avaliar estas questões, veja quanto é o mínimo de cada item que tem que ter no negócio para não perder as oportunidades com seus clientes e qual o máximo de volume guardado que faz sentido manter.
Tome cuidado com compras em excesso para não ficar com dinheiro parado. Também com níveis muito baixos que vão acabar te obrigando a fazer compras de última hora.
Mantenha a organização
Um ambiente bem organizado ajuda você e todos os envolvidos na gestão de estoque a conseguir desempenhar um trabalho melhor.
Separe os itens por categoria e veja se a acomodação não está danificando nenhum deles. Evite colocar coisas pesadas sobre produtos frágeis. Acondicione bem aqueles que podem estragar por questão de umidade, cheiros fortes, poeira ou coisas do tipo.
Cuide também para ter uma iluminação adequada. O ideal é que ela seja boa para que possa conseguir enxergar tudo dentro do estoque. Mas existem alguns itens que talvez não possam ficar expostos ao sol ou mesmo a uma luz muito forte. Avalie com cuidado.
Seguindo nossas dicas, além de prevenir perdas, você vai facilitar o controle do estoque. Agora que você já sabe muito bem como cuidar do seu estoque, compartilhe nas suas redes sociais estas dicas. Seus amigos também ficarão satisfeitos de aprender boas práticas de gestão.
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