Todo novo empresário precisa concentrar seu tempo em conseguir fazer com que o negócio fique bem organizado. Isso significa ajustar alguns processos internos, encontrar as melhores soluções para problemas corriqueiros e cuidar para que tudo funcione bem.
Algumas rotinas precisam ser criadas e é nessa hora que muita gente acaba se descuidando de documentos. Como normalmente todo mundo quer evitar o excesso de burocracia, as pessoas acabam deixando de lado aspectos importantes da gestão.
Um ponto importante que você precisa estar atento é para a utilização de uma ordem de serviço. Este documento é fundamental para que a sua empresa funcione positivamente. Continue lendo e entenda!
Afinal, o que é uma ordem de serviço?
Vamos imaginar que você esteja precisando fazer uma pequena reforma no seu estabelecimento comercial. É necessário cuidar da parte elétrica, dar uma manutenção em alguns encanamentos hidráulicos e também fazer uma pintura e, para isso, vai ser necessário contratar uma empresa de reformas.
Ao fazer o orçamento, você decide que vai resolver os problemas hidráulicos e elétricos primeiro e só depois irá fazer a pintura. Ao solicitar estes serviços, a empresa te preenche um documento informando exatamente o que será feito, indicando valores de mão de obra e também dos produtos necessários, como cabos, canos, etc.
Este documento que fornece exatamente todas as informações do que está sendo autorizado a ser feito bem como os custos envolvidos é um exemplo de ordem de serviços.
Também chamada de somente de OS, é um documento que formaliza um serviço a ser prestado. Assim garante-se que tudo que foi combinado será executado. Nada mais e nada menos.
Como montar uma ordem de serviço?
Sendo um documento bem conhecido no mercado e utilizado em diversos tipos de empresas diferentes, a OS pode ser personalizada.
É lógico que alguns campos acabam sendo mais utilizados e que você também adotará na sua empresa. O importante é avaliar no seu tipo de negócios, o que é importante ter discriminado.
Pensando sempre em como tornar a rotina da sua instituição mais prática e sem perder nenhuma informação importante, tente montar a sua ordem de serviços de forma que tudo fique bem claro e destacado.
O certo é evitar confusões que atrapalhem tanto o seu cliente quanto o funcionário que está na incumbência das atividades na hora de entender o que foi registrado na OS.
Qual informação deve conter uma ordem de serviço?
Para te dar uma boa ideia do que deve constar em uma OS, fizemos uma lista bem simples e direta do que você deve considerar:
Número da ordem de serviços
Com uma numeração fica bem mais fácil identificar um documento e você também garante que nunca uma OS poderá ser confundida com outra.
Data e hora
Informar a data e a hora é algo importante para que se possa conseguir medir quanto tempo demora-se para executar o serviço solicitado.
Descrição do serviço a ser executado
Importantíssimo em toda ordem de serviço é o que foi autorizado a ser feito pelo cliente. Quanto mais detalhado o serviço, menor a chance de problemas.
Produtos necessários para o serviço
Além dos atividades práticas, alguns outros itens podem ser cobrados também do cliente e ele precisa saber quais são, assim como também o funcionário que irá fazer o trabalho.
Valores de cada item
Conforme o orçamento, cada tarefa ou produto que estiver dentro da ordem de serviços precisa estar bem identificado. Isso faz com que o cálculo não possa ser questionado pelo cliente.
Valor total da OS
A soma de todos os itens deve ser destacada no final da ordem de serviços. Esta é a quantia a ser paga e tem que estar devidamente calculada.
Além destes tópicos, é bom avaliar o que mais você precisa que seja identificado no caso do seu negócio.
Qual a importância de uma ordem de serviço para a empresa?
A OS é um documento que carrega várias informações que são bastante úteis para conseguir fazer com que se executado o serviço que o cliente solicitou sem maiores problemas.
Este é um ponto muito importante: evitar conflitos comunicativos. Por meio de uma ordem de serviços, você garante que não haverá embaraço de interpretação do que foi pedido e do que foi realizado.
Terá também menos problemas com funcionários, já que eles também terão muito bem especificado o que fazer e quais os materiais serão utilizados evitando assim aquelas discussões do tipo “eu achei que fosse…”.
A sua gestão também será beneficiada, uma vez que avaliando o volume de ordens de serviços você vai conseguir medir, sem erros, o quanto de cada tipo de trabalho anda prestando. Vai poder separar o que tem faturado e também de produtos separadamente já que eles vêm discriminados na OS.
Gerenciar melhor o seu pessoal é outra vantagem. Tendo documentado o que faz cada funcionário, não haverá dúvidas de quem está conseguindo ajudar mais a empresa. Identificar se alguém anda produzindo abaixo do esperado vai ser algo comprovado e inquestionável de hoje em diante.
Outro ponto muito importante é o seu controle de estoque. Usando um sistema de ordem de serviço, ele vai ficar bem mais fácil de ser conferido. Tendo cada produto indicado na OS, identificar desperdícios, perdas e até roubos vai ser algo mais fácil. A tendência é que o seu negócio fique bem mais produtivo.
Adotar um bom modelo de ordem de serviço na sua empresa é uma boa dica a ser seguida. Com este documento toda a rotina fica mais organizada.
Se você ficou com alguma dúvida ou gostaria de sugerir algo, deixe um comentário aqui embaixo.
Queremos saber como anda a organização do seu negócio. Deixe seu comentário!
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