Há mais de dez anos a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é utilizada, principalmente pelas empresas que vendem ou industrializam produtos para outras empresas. E esse processo continuará, mas a emissão de documentos fiscais para os consumidores — pessoas físicas ou jurídicas — está gradativamente sendo alterada e se modernizando.
A Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e), instituída há alguns anos, substitui as notas manuais em blocos e cupons fiscais emitidos aos consumidores. Mesmo que já exista há um certo tempo, causa ainda certa confusão para comércios e clientes, muito pela coexistência com a NF-e e por cada estado trabalhar com prazos diferentes da obrigatoriedade do documento.
Entenda, neste post, o que significa cada um dos documentos e quais são as diferenças entre eles.
Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)
A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é um documento digital, emitido e armazenado eletronicamente, que substitui as antigas notas em papel modelos 1 e 1A. Sua autenticidade e segurança das informações são garantidas por meio de certificado digital.
Esse documento, em comparação com a NFC-e, é mais complexo, possui formas distintas de utilização e gera obrigações a ambos os envolvidos nas transações.
Dados exigidos
O documento fiscal emitido de empresas para empresas deve ser totalmente completo para que a emissão seja autorizada. Além das informações das partes envolvidas, exige preenchimento de dados do transportador da mercadoria, classificação fiscal de operação, alíquota de impostos, códigos tributários e outros números e descrições.
Após a finalização do documento, caso o contribuinte emitente não preencha alguma informação solicitada, é exibida mensagem de erro. Ou seja, ao tentar validar o documento para transmissão e emissão, ele será rejeitado pela Secretaria da Fazenda (SEFAZ) e não terá validade fiscal.
Se todos os dados estiverem corretos, a SEFAZ emite um protocolo autorizando a emissão da nota.
Operações registradas pela NF-e
Geralmente, a emissão desse documento fiscal compreende operações como:
- venda de mercadorias;
- industrialização de produtos;
- devoluções;
- exportações;
- movimentação de itens do estoque mesmo sem faturamento — como remessa para demonstração;
- entre outras.
Outra transação que também pode gerar a Nota Fiscal Eletrônica: a venda de produtos simultânea à prestação de serviços. Mas, para isso, o Estado e a prefeitura em questão devem consentir autorizando o uso de documento único para a operação mista.
Por exemplo, quando uma oficina conserta um carro de outra empresa e cobra pelas peças vendidas ao cliente, necessárias ao conserto, pode emitir o que se chama de nota fiscal conjugada. Então, os campos para preenchimento de Imposto Sobre Serviços (ISS) e sua base de cálculo podem ser preenchidos.
Geração de créditos de ICMS
As organizações que adquirem produtos como matéria-prima e insumos podem receber créditos do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) nas suas compras. Esses créditos são utilizados para, posteriormente, quando forem apurar o ICMS a pagar do mês, deduzirem parte do valor devido.
Procedimentos internos
Toda a movimentação empresarial precisa ser registrada e informada ao Fisco. Por isso, mesmo fatos que não envolvem outras companhias ou impostos a pagar necessitam de Nota Fiscal Eletrônica.
Por exemplo, quando há perda total ou parcial de estoque por vencimento, deterioração, acidente ou qualquer outro motivo, é preciso que uma NF-e seja emitida. Então, o lançamento fiscal oficializa a ocorrência perante o Fisco e para os históricos contábil e fiscal — as escriturações — da empresa.
Obrigatoriedade mútua de armazenamento
Legalmente, as organizações são obrigadas a armazenar as notas fiscais — emitidas e recebidas — e seus arquivos XML por cinco anos completos a partir da sua data de emissão.
Na hipótese de haver fiscalização e a empresa ou seu escritório contábil não apresentar arquivamento correto das notas dos últimos cinco anos ou menos, o fiscal pode aplicar multa ou penas administrativas.
As multas podem chegar a R$ 5.000 por documento que não for apresentado ou, conforme o caso, até 20% do valor total da NF-e.
DANFE
O Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) é uma representação gráfica resumida da nota fiscal. É um documento impresso em papel com as principais informações da NF-e, que serve, principalmente, para acompanhar o transporte da mercadoria e para fazer consultas no portal da Nota Fiscal Eletrônica por meio da chave de acesso com 44 dígitos.
Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e)
A Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e), assim como a NF-e, é um documento eletrônico que tem o objetivo de documentar as operações comerciais de empresas do ramo de varejo em todo o país. Ou seja, venda presencial ou para entrega em domicílio para consumidor final — pessoa física ou jurídica.
A NFC-e substitui a nota fiscal de papel de venda a consumidor modelo 2, assim como o cupom fiscal anteriormente emitido por Emissor de Cupom Fiscal (ECF), que precisavam de impressoras homologadas pelo Fisco e eram mais caras.
Com isso, é estabelecido um padrão nacional de documento fiscal eletrônico, baseado nos padrões técnicos de sucesso da NF-e, porém adequado às particularidades do varejo.
Assim como a NF-e, sua emissão necessita de certificado digital no padrão ICP Brasil, bem como o equipamento Sistema Autenticador e Transmissor de Cupons Fiscais Eletrônicos (SAT).
Ainda que pareça uma impressora comum, possui uma memória que armazena todos os cupons fiscais gerados pelo comerciante. Esses cupons devem ser transmitidos periodicamente para a SEFAZ.
O documento surgiu para facilitar a vida de todos, uma vez que reduz custos e obrigações dos contribuintes, permitindo mais segurança e a otimização do controle fiscal, pois as informações de cada venda são transmitidas eletronicamente para a SEFAZ de cada Estado.
Dados enxutos
Ao contrário da NF-e, a NFC-e é um modelo mais simples — para o cliente final, que não precisa cumprir obrigações com a SEFAZ. Por isso, as informações necessárias, além da identificação do estabelecimento, são:
- dados pessoais do consumidor;
- descrição dos produtos;
- quantidades;
- valores unitário e total por produto;
- valor total da nota;
- forma de pagamento;
- ICMS calculado.
Além disso, como se pode ver nas informações acima, este tipo de nota fiscal eletrônica pode ser usado apenas para vendas. Portanto, caso a empresa também preste um serviço ao cliente, precisa emitir a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) separadamente.
E como pessoas físicas adquirentes de mercadorias não pagam Imposto Sobre Circulação de Mercadoria (ICMS) em guias de arrecadação mensais sobre seus ganhos, a NFC-e não pode gerar créditos do tributo. Aliás, no documento, há uma observação destacada que deixa clara a proibição.
Obrigação de armazenamento apenas para emissores
Com relação ao armazenamento, é obrigatoriedade das empresas emissoras armazenarem seus documentos, mesmo que apenas digitalmente, pelo período legal exigido. Da mesma forma que as NF-e, são notas de operações fiscais e empresariais que serão utilizadas para escrituração contábil e fiscal da corporação.
Já para os consumidores, a obrigação de armazenamento não se aplica, mas é uma boa prática para questões de comprovação de compra em caso de acionamento de garantia ou necessidade de troca da mercadoria.
De qualquer forma, caso não queiram guardar suas vias, os clientes podem obter cópias dos arquivos por meio de download no site da SEFAZ do Estado da aquisição e as guardar em seus computadores ou recebê-las por e-mail.
Impressão com QR-code
Outro quesito que diferencia a nota fiscal de consumidor daquela emitida entre empresas é o fato de a NFC-e ser impressa com QR-code (código de barras que pode ser escaneado pela maioria dos celulares com câmera fotográfica), permitindo ao consumidor a conferência da validade e autenticidade do documento fiscal recebido.
O mesmo não ocorre na NF-e. Certamente, isso se dá pelo fato de a Nota Fiscal Eletrônica já existir há dez anos e o documento ao cliente ser uma criação recente.
DANFE NFC-e
Tal como o DANFE, o Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica de Consumidor (DANFE NFC-e) é uma representação gráfica resumida do arquivo da nota. Nele deve constar apenas o valor total da compra e a quantidade de itens que foram adquiridos — porém, o comerciante pode optar por utilizar um documento mais detalhado.
Pequenas semelhanças no âmbito fiscal
Mesmo com todas essas diferenças, devemos dizer que há algumas semelhanças entre as notas, além da obrigatoriedade de armazenamento.
Por exemplo, no momento da apuração do ICMS a pagar, não há diferença entre produtos vendidos em NF-e e NFC-e — as alíquotas de incidência não variam de acordo com os documentos emitidos, salvo em algumas exceções previstas na legislação.
Outras semelhanças:
Credenciamento para emissão: para utilizar ambas é preciso estar credenciado pela SEFAZ do Estado de localização da empresa.
Arquivos e chave para consulta: as duas notas possuem elementos importantes, como arquivo XML e chave de acesso para consulta nos sites das SEFAZ e no portal oficial.
Casos de contingência: em ambas há regras de contingência, no caso de falta de conexão com a SEFAZ. Nesse caso, a NF-e deverá ser impressa em duas vias em Formulário de Segurança (FS). Para a NF-e ainda é possível a emissão em Scan, SVC e EPEC. Já para a impressão da NFC-e, o comerciante deverá utilizar o EPEC ou o SAT em contingência.
Mesmo com alguns pontos em comum e siglas parecidas, elas não podem ser confundidas. NF-e e NFC-e são documentos distintos e projetados para diferentes finalidades e atividades empresariais. A primeira é emitida para transações entre empresas, já a segunda é emitida para vendas diretas ao consumidor final.
É importante ressaltar que a correta adequação à legislação específica para cada caso é extremamente necessária para que as empresas possam atuar em plena conformidade fiscal e alavancar seu crescimento e competitividade.
Agora que você já sabe quais são as diferenças de conceitos e utilização da NFC-e e NF-e, assine nossa newsletter e receba em seu e-mail mais conteúdos relevantes como esse.
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