Nota fiscal avulsa: saiba como emití-la!

A Nota fiscal avulsa eletrônica (NFA-e) é um documento fiscal obrigatório, que deve ser emitido por todas as pessoas. Sejam físicas ou jurídicas, não contribuintes do ICMS, ou que não estejam obrigadas a emitirem a Nota fiscal eletrônica (NF-e) em razão do seu ramo de atividade.

Embora este documento não se confunda com a Nota fiscal eletrônica, ele é um documento fiscal muito semelhante, também utilizado para a regularização das operações comerciais. Desta forma, deve ser tratado pelo empresário com o mesmo grau de importância.

Para exercer as atividades comerciais dentro da lei, profissionais como o microempreendedor individual (MEI) devem emitir documento fiscais que comprovam os serviços prestados ou os produtos vendidos. Por isso, preparamos este artigo especial com as principais informações sobre a nota fiscal avulsa, uma das alternativas utilizadas pelos empresários para informar suas movimentações comerciais ao fisco. Confira!

Importância da nota fiscal avulsa na rotina empresarial

Assim como a já conhecida nota fiscal eletrônica, a emissão da nota fiscal avulsa comprova que a empresa paga seus tributos em dia. Isso traz credibilidade para os clientes e segurança para o negócio.

Assim, conhecer e estar em dia com a emissão do documento, garante que a empresa tenha controle das suas atividades. Além de trazer dados importantes para a contabilidade, evita o risco de processos administrativos e até mesmo judiciais por parte do Fisco.

Enumeramos os benefícios da emissão da nota fiscal avulsa para a rotina empresarial:

1. auxilia na organização da rotina contábil da empresa, fornecendo dados importantes para o planejamento estratégico do negócio;
2. quando emitida por meio de softwares específicos, compila informações que permitem a emissão de relatórios de forma mais rápida e descomplicada;
3. garante a segurança do negócio, evitando o risco de processos administrativos e até mesmo judiciais junto ao Fisco;
4. auxilia na manutenção do negócio e na possibilidade de planejamento e crescimento da empresa.

Passo a passo para emissão da nota fiscal avulsa

As notas fiscais avulsas são emitidas de acordo com as regras estaduais. Por isso, cada estado possui uma orientação distinta a respeito da emissão do documento. No estado do Rio de Janeiro, por exemplo, a emissão pode ser feita através do site da Secretaria Estadual da Fazenda.

No site, o usuário deverá clicar na opção “Emitir Nota Fiscal Avulsa eletrônica”. Ao selecionar esta opção, o mesmo será direcionado para uma interface com algumas informações que devem ser preenchidas:

1. identificação do remetente;
2. inclusão de produtos;
3. transmissão das informações; e
4. gerenciamento.

O site é intuitivo e oferece um manual com orientações para o usuário em caso de dúvidas a respeito do preenchimento de informações.

Ocorre que muitas Secretarias Estaduais estão deixando de oferecer emissores gratuitos de notas fiscais. Isso também pode vir a se estender para a emissão das notas fiscais avulsas. Por isso, o pequeno empresário deve estar atento às regras do seu estado para não correr o risco de ficar sem o serviço.

Em função destas mudanças, a maior parte das empresas está optando pela adoção de sistemas próprios. Esses softwares, além de permitir a emissão de notas fiscais, também oferecem outras soluções, como o gerenciamento dos documentos fiscais, a organização dos dados contábeis e o armazenamento mais seguro de todas essas informações.

Esta acaba sendo uma das alternativas mais adotadas pelas empresas, tanto as de grande porte como aquelas que estão começando suas atividades no mercado.

Através do uso deste tipo de sistema, o empresário tem condições de organizar suas tarefas e garantir segurança, eficiência e legalidade de suas transações.

Dicas importantes sobre o documento

Agora que você já sabe a importância da emissão da nota fiscal avulsa e também sabe como emiti-la, descubra outras dicas importantes sobre o documento:

• a numeração da uma nota fiscal avulsa é sequencial e definida pela Secretaria da Fazenda de cada estado. Quando atingido o seu limite (999.999.999), ela é reiniciada;
• a nota fiscal avulsa eletrônica pode ser reimpressa, assim como ocorre com a nota fiscal eletrônica;
• em caso de preenchimento de informações incorretas na nota fiscal avulsa eletrônica, não é possível corrigi-la. Nestes casos, o emissor deve cancelar o documento e emitir um novo;
• é possível informar no máximo dez itens no documento. Caso haja mais produtos, o emissor deverá elaborar outra nota fiscal;
• o prazo de cancelamento das notas fiscais avulsas varia de acordo com as regras de cada Estado. De forma geral, este prazo costuma ser de 24 até 168 horas;
• notas fiscais avulsas podem ser consultadas nos Portais da Secretaria da Fazenda Estadual e Nacional;
• o documento deve ser guardado por cinco anos, na forma da lei;
• os contribuintes que são obrigados a emitirem notas fiscais eletrônicas não podem emitir notas fiscais avulsas eletrônicas.

Vantagens da emissão da NFA-e

A nota fiscal avulsa eletrônica é uma opção que traz mais segurança para a sua atividade, agregando credibilidade aos serviços prestados. Sua emissão é muito simples, principalmente em razão do perfil de usuários que utiliza este sistema de documento fiscal. As principais vantagens para o empresário que utiliza este sistema são:

• redução de custo e de tempo: com a informatização dos processos e a facilidade trazida pelos softwares especializados, a emissão facilita a organização da empresa, reduzindo o tempo e o custo para o negócio. Além disso, o sistema eletrônico garante agilidade em todos os processos contábeis da empresa;
• segurança: a nota fiscal avulsa eletrônica é mais segura tanto para o Fisco quanto para a própria empresa;s;
• regularidade fiscal: a emissão da nota fiscal avulsa garante a regularidade fiscal e traz mais segurança. Isso evita o risco de sofrer sanções legais pelo não atendimento à legislação.

A emissão da nota fiscal avulsa é uma obrigação importante e que não deve ser neglicenciada pelo empresário. Empresas que estão começando no mercado devem pautar suas condutas no respeito à legislação. Gostou deste artigo? Siga a DNA Sistemas nas redes sociais e fique por dentro de outros temas relevantes para a sua empresa. Estamos no Facebook, Twitter, YouTube e Instagram.