O cotidiano de um empreendedor é extremamente atribulado: são e-mails, telefonemas, reuniões, trato com site e redes sociais e assim por diante. Com isso, manter o foco e aumentar o nível de produtividade se tornam dois dos maiores desafios enfrentados por quem está começando a gerir uma empresa.
No entusiasmo de abrir um negócio próprio e de fazê-lo crescer, é comum ver profissionais encarando jornadas de 15, 16, 17 horas diárias e, o pior, sem que isso necessariamente signifique que o tempo está sendo bem aproveitado.
Saber administrar as horas de trabalho com qualidade e sensatez é imprescindível para o sucesso de uma empresa. Quer saber como fazer isso? Continue acompanhando e aprenda as melhores técnicas de gestão de tempo para otimizar a sua agenda!
Qual a importância da gestão de tempo?
O primeiro passo para uma gestão eficiente é entender a importância da gestão de tempo. Isso inclui, primeiramente, o mapeamento do tempo gasto nos processos da empresa. Em seguida, é preciso fazer um planejamento para eliminar possíveis redundâncias e otimizar as atividades.
E isso vai muito além de otimizar apenas a agenda do gestor: na hora de planejar, é preciso pensar em soluções que também possam ajudar os colaboradores a gerirem melhor o tempo, facilitando o cumprimento de prazos. De modo geral, isso contribui para a redução de custos na empresa, já que se torna possível trabalhar de forma mais eficiente com os mesmos recursos.
O gerenciamento de tempo em pequenas empresas é fundamental para tornar o cotidiano corporativo mais organizado, favorecendo gestores e colaboradores. No entanto, o cliente também sai ganhando, já que tudo isso afeta positivamente a qualidade do produto ou serviço oferecido.
Como fazer uma boa gestão de tempo em pequenas empresas?
Não tente fazer tudo ao mesmo tempo
Muitos de nós fomos criados em uma cultura que enaltece a capacidade de uma pessoa realizar várias tarefas ao mesmo tempo, não é verdade? Controvérsias à parte, o fato é que, em um empreendimento, se você tentar fazer várias coisas ao mesmo tempo, quase certamente fará várias coisas de maneira medíocre.
O ideal é que você volte seu foco para uma coisa de cada vez e, com isso, realize tudo com qualidade e com chances muito menores de cometer erros que podem comprometer a fluidez operacional do negócio — e, é claro, a lucratividade dele.
Crie uma lista de tarefas prioritárias
Uma dica muito valiosa é: elabore uma lista de tarefas prioritárias. Organize a lista de acordo com o nível de prioridade de cada tarefa. Coloque as tarefas e os projetos mais importantes no início da lista.
Existem diversos programas e aplicativos disponíveis na internet que podem auxiliar na organização de acordo com a prioridade. Para uma solução a longo prazo, é fundamental escolher um software que supra as necessidades da sua empresa.
Trabalhe em blocos de tempo
Manter o foco em atividades que exijam mais concentração ou que sejam mais chatinhas ou repetitivas não é fácil para ninguém. Por isso, uma dica recorrente entre gestores é o repartimento do tempo em blocos para se dedicar a tarefas específicas.
A repartição deverá ser feita em horas, turnos, dias e assim por diante. Cada bloco separado será destinado a um fim específico e, nesse momento, você não deverá se ocupar com mais nada além daquilo a que se propôs — salvo por casos de urgência, é claro.
O ideal é que você esteja sempre preparado para imprevistos e evite ao máximo alterações de última hora na agenda.
Elabore um cronograma regular de trabalho
Para gerir o tempo com eficiência, é muito importante elaborar uma jornada regular de trabalho. Crie um cronograma baseado em sua rotina diária, levando em conta os ritmos naturais do seu corpo para evitar o cansaço e a exaustão mental.
Não dar a devida importância ao seu bem-estar físico e mental influencia negativamente sua produtividade. Lembre-se de que de um dia tem apenas 24 horas e você deve definir qual é a jornada ideal para gerir o negócio de forma adequada.
Esse é um dos maiores desafios do pequeno empresário, especialmente quando os prazos não são cumpridos devidamente. Um cronograma regular de trabalho ajuda a evitar situações como essa, sendo, portanto, uma boa estratégia.
Aposte em soluções automatizadas
No atendimento ao cliente, as tarefas podem acumular e comprometer as prospecções de crescimento de uma pequena empresa. Clientes satisfeitos são o pilar para o sucesso do negócio, independentemente do seu porte, eles devem ser sempre uma prioridade.
Para que você não precise gastar tempo com atendimentos básicos, você pode apostar em atendimentos automáticos. Esses atendimentos direcionam ligações, respondem dúvidas por e-mail e permitem o agendamentos de reuniões e etc.
Essas estratégias evitam que o cliente fique ansioso ou se sinta negligenciado. Nos e-mails automáticos, por exemplo, você pode acusar o recebimento do contato ou queixa e informar que ele será retornado o mais rápido possível.
Utilize ferramentas para melhorar a gestão de tempo
As soluções tecnológicas são as principais aliadas de qualquer empreendedor que deseja prosperar na atualidade. Por isso, é fundamental automatizar os processos da sua empresa.
Existem softwares que ajudam na gestão de tempo, na delegação de tarefas, definição de prazos entre diversas outras funcionalidades.
O software da DNA sistemas, por exemplo, é uma ferramenta indicada para melhorar a gestão de tempo em pequenas empresas. Afinal, com ela, é possível informatizar os dados do seu negócio, automatizar procedimentos e alinhar os setores da empresa. Isso aumenta a produtividade da equipe e a lucratividade do negócio.
Quer saber mais sobre o software da DNA Sistemas? Entre em contato com a nossa equipe para receber um atendimento individualizado!
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