A maioria dos estabelecimentos farmacêuticos acaba quebrando porque os gestores não realizam o controle financeiro correto do seu negócio. Além disso, são vários os fatores que podem acabar impedindo o sucesso da sua loja e um deles pode ser não saber como organizar corretamente as contas do financeiro da sua farmácia.
Na maioria das vezes, quem empreende costuma achar que esse é um processo simples, que não dispensa muita atenção e acaba gerando descontrole das finanças.
No setor de farmácias, com certeza não é diferente. Por isso, é muito importante que o gestor mantenha o controle financeiro da farmácia, dando uma atenção exclusiva para o fluxo de caixa. Ou seja, isso também significa que você deve ter clareza sobre as entradas e saídas, sempre com um olhar atento sobre todas as movimentações financeiras, já que somente dessa maneira é possível ter uma visão global do negócio. O domínio destas informações também ajuda na tomada de decisões que estão relacionadas com o crescimento da empresa.
Está precisando de ajuda na parte financeira da sua farmácia? Conheça o módulo financeiro do Pharmacy e descubra como gerir de forma eficiente o financeiro da sua farmácia.
Tenha um controle financeiro na sua farmácia
É impossível organizar as contas da sua farmácia sem saber quais são as contas a pagar e as contas a receber. Por isso, é essencial que você realize o registro de tudo, até mesmo as despesas com menor valor.
Com isso, você terá o resultado do fluxo de caixa, isto é, o saldo disponível ou o saldo final, que corresponde aos recursos disponíveis que a farmácia possui no caixa ou nas contas correntes no banco.
Essa ação será responsável por apontar se a farmácia tem dinheiro para arcar com as despesas ou se precisa recorrer a um empréstimo para ter capital de giro, e dessa forma conseguir cobrir a escassez, por exemplo.
Além disso, realizar a organização dessas contas vai ajudar quem está gerenciando a prever a entrada de recursos, antecipando alguma eventualidade ou emergência e trazendo maior previsibilidade no controle financeiro da sua farmácia.
Registre da maneira correta as formas de pagamento
Saiba o que é o pagamento
O pagamento é a entrega de uma quantia numérica em valor monetário, em troca de uma recompensa que pode ser um produto, serviço ou direito.
Isto é, como a farmácia vai pagar o fornecedor de produtos e como irá receber pela venda de itens expostos na prateleira, por exemplo.
Entretanto, quando a obrigação se torna impraticável para a sua realidade, fica difícil convencer a pessoa a consumir um produto da farmácia, ou negociar a compra de novos produtos para a reposição de estoque.
As maneiras mais comuns de pagamento
Com isso, surgem as formas de pagamento. Elas são conhecidas como meios facilitadores que tornam possível a aquisição de um bem mesmo que este esteja acima do poder de compra do consumidor/empresa.
Dessa maneira, as formas de pagamento representam como uma obrigação será honrada, conforme o acordado entre as duas partes.
Esse não é um processo complexo. Entretanto, você precisa entender como tudo funciona para conseguir realizar a organização contábil do seu negócio.
Saiba quais formas de pagamento existem no mercado:
- Dinheiro – em espécie, sendo considerado um dos melhores tipos de pagamento;
- Cartão – existem duas modalidades débito ou crédito;
- Cheque – essa maneira já caiu em desuso na maior parte dos estabelecimentos por conta do grande risco de calote;
- Boleto – sendo mais comum em operações entre empresas;
- Transferência bancária – quando a movimentação financeira é realizada por instituições financeiras;
- Carteira digital – uma nova modalidade de pagamento, especialmente entre os consumidores mais jovens;
- Crediário próprio – é uma espécie de empréstimo com um tempo pré-determinado para pagamento com pena de juros.
A importância de registrar cada uma dessas formas de pagamento para o financeiro de sua farmácia
Você já sabe que existem várias formas de pagamento que os clientes e fornecedores podem realizar. Além disso, para cada uma delas existem condições e prazos que são diferentes. Por isso, é necessário registrar todas as formas de pagamento quando acontecerem movimentações de entradas e saídas na empresa, pois elas podem acarretar em prazos ou encargos diferentes, o que pode onerar a empresa ou prejudicar a previsibilidade financeira.
A organização do financeiro da farmácia depende do registro das operações
Mesmo essa sendo uma parte super importante para o financeiro da sua farmácia, é super comum encontrar farmácias que não fazem o controle rigoroso dessas obrigações e direitos. Por isso, quando não existe um registro das operações dentro da farmácia é quase que impossível organizar as contas para que você tenha um planejamento de contas futuras.
Mas fique tranquilo(a), você não vai precisar esse processo manualmente. Isso porque, existem ótimas opções de serviços para farmácias que já possuem um módulo financeiro e ferramentas que são responsáveis por automatizar a organização contábil, como é o caso do DNA Pharmacy.
Através da organização financeira, a farmácia consegue ter uma visão de quais são as formas de pagamento mais praticadas nas vendas. Caso o pagamento em dinheiro esteja muito alto, isso significa que o fluxo de caixa é constante, por isso o poder de negociação com o fornecedor será muito maior.
Crie categorias para conseguir organizar as contas da sua farmácia
Para conseguir ter um registro muito mais eficiente das entradas e saídas do seu negócio é essencial que você crie categorias. Dessa forma, ficará mais fácil comparar os meses e entender cada uma das contas, isso consequentemente facilitará o controle financeiro da sua farmácia.
Você pode criar as seguintes categorias:
- despesas gerais
- receitas
- custos
- financiamentos
- investimentos
- recursos humanos
- despesas administrativas
Lembrando que essa classificação deve atender às suas necessidades, por isso, é necessário que você encontre um equilíbrio na hora de montar essas divisões. Tome cuidado para não tornar o processo muito detalhado e confuso criando categorias a mais que o necessário para os lançamentos.
Faça as baixas dos recebimentos em cartões
Registrar os pagamentos de cartão ajuda o controle financeiro para a farmácia
O cartão do tipo POS não costuma ser integrado com o sistema da farmácia. Na prática, isso quer dizer que você terá o trabalho manual de registrar as informações do comprovante que é impresso pela maquininha para deixar em ordem o controle financeiro da sua farmácia, levando em consideração:
- o valor
- a data da venda
- a forma de pagamento
- a quantidade de parcelas
Além disso, no fim de cada mês é importante que você tenha o valor exato de todas as vendas que foram pagas através dos cartões. Isso é extremamente importante porque para cada venda no cartão é cobrado uma taxa pela bandeira.
Já para as transações em maquininhas do tipo TEF, esse processo é muito mais facilitado. Isso porque, o TEF possui integração com o sistema da farmácia, dessa forma não é necessário registrar manualmente as vendas através do cartão.
Tenha clareza em relação aos prazos de pagamentos
Para ter o controle financeiro da sua farmácia é muito importante conhecer os prazos de recebimento e pagamento. Você deve fazer isso pelas vendas de produtos em cartão de crédito.
Em casos como este, para que o seu fluxo de caixa esteja correto, é muito importante que você faça o lançamento de acordo com o prazo de recebimento, que é o valor que estará de fato em seu caixa.
Uma dica super importante, é ter controle em relação às vendas por cartão, que é uma das maneiras mais utilizadas pelos consumidores. Além de saber em qual prazo esses recursos estarão na sua conta, é muito importante realizar um acompanhamento periódico das entradas desses valores, evitando prejuízos por conta de algum no sistema da operadora.
Portanto, ao considerar os prazos você também consegue consultar seu saldo futuro provisionado que é a quantia que vai constar em um determinado prazo no fluxo de caixa da sua farmácia.
Conheça o DNA Pharmacy
O DNA Pharmacy é um sistema que foi desenvolvido buscando uma solução orientada para o crescimento e para proporcionar um gerenciamento muito mais eficiente para o seu negócio, com um acompanhamento contínuo de indicadores e resultados essenciais para viabilizar uma gestão muito mais completa e assertiva.
O módulo financeiro para farmácia do DNA Pharmacy
A maioria das empresas tem como objetivo principal lucrar, porém para isso é necessário saber controlar todas as movimentações financeiras. Isso porque, qualquer empresa independente do seu porte ou capital investido, precisa de um controle financeiro bem feito, caso contrário isso pode acabar impactando diretamente no seu negócio.
Tenha uma integração com bancos para a emissão de boletos bancários
A integração com bancos para emissão de boletos bancários é uma das principais funções do controle financeiro do sistema. Através dessa integração, é possível emitir boletos para os seus clientes e, após efetuarem o pagamento, o sistema recebe o retorno do banco e baixa automaticamente o débito do cliente no sistema.
Outras funções do DNA Pharmacy que podem te ajudar
Para ter um melhor controle financeiro, algumas funções são essenciais, entre elas: relatórios gerenciais, controle de comissões, integração entre filiais, contas a receber e a pagar, cheques recebidos e emitidos, cartões de crédito e débito, emissão de duplicatas, controle bancário, fluxo de caixa, integração total com o controle de caixa e muito mais!
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