Existem várias ferramentas de gestão disponíveis no mercado, desde as mais simples até as mais complexas. Assim como a sua variedade de funções e propostas, também é grande a variação de preços e formas de pagamento.
Se você está começando um novo negócio ou procurando ajustar o seu e tem dúvidas sobre o tipo de tecnologia para pequenas empresas que deve adotar, temos algumas informações que vão te ajudar nessa difícil tarefa que é o empreendedorismo.
Nada é de graça
A primeira coisa que você precisa entender é que, como dizem no mundo dos negócios, “não existe almoço grátis”.
Por mais que se possa achar que uma empresa oferece um serviço sem que você tenha que desembolsar um centavo do bolso, com certeza alguma vantagem financeira ela está buscando em você ou através de você.
Entenda que isso necessariamente não está errado. Pense, por exemplo, em uma ferramenta gratuita de emissão de nota fiscal (NFC-e e NF-e) que não vá te cobrar para funcionar, mas que sempre tem algum anúncio publicitário aparecendo para você. Nesse caso, a forma de ela ganhar dinheiro é vender espaços de divulgação para outras empresas que querem tê-lo como cliente.
O importante é que você consiga entender bem, ou pelo menos imaginar, como aquela empresa ganha dinheiro para poder te oferecer alguma coisa sem cobrar. Se por acaso você não conseguir nem ter ideia, fique atento, pois pode ser que estejam pegando seus dados sem seu consentimento.
As formas de monetização
Para entender as possíveis maneiras como alguns negócios se sustentam, aqui vai uma lista das formas mais comuns do que chamamos de monetização (fazer dinheiro):
Gratuito
Nada é cobrado diretamente do usuário, mas como falamos antes, provavelmente estão coletando algumas informações para outro projeto ou tudo faz parte da divulgação de algum produto ou serviço que será apresentado posteriormente.
Compra direta
A lógica é simples: dinheiro para lá e produto/serviço para cá, tudo de uma vez. Normalmente este modelo não se aplica a softwares, uma vez que sempre há necessidade de manutenções e melhorias. O mais habitual é ver a comercialização por meio de licenças.
Assinatura
Já bem mais comum, é quando você paga por um serviço um valor mensal, diário, semestral ou anual. O fato é que, de tempos em tempos, você vai pagando e tendo direito de utilizar o serviço. Se parar de pagar, para de ter acesso.
Por demanda
São aqueles casos em que você não desembolsa nada para registrar, mas toda vez que realiza uma determinada operação, precisa fazer um pagamento pontual. Quanto mais vezes repetir a operação, mais paga. É interessante porque se não usar, não precisa pagar nada.
Por módulos
Podendo ou não ter uma parte de graça, este modelo de software vai cobrando um pouco mais a cada vez que você solicita uma complementação para a ferramenta. Por exemplo: você tem a parte de gestão de vendas de graça, mas se quiser pagar pelo controle de estoque e de compras, terá que pagar à parte cada um deles.
Patrocinado
Este é o caso em que você não precisa desembolsar nada, mas vai precisar ter um pouco de paciência com algumas propagandas aparecendo o tempo todo para tentar te convencer a comprar alguma outra coisa, podendo ser do mesmo fabricante ou de outro.
Ferramentas de gestão gratuitas
De agora em diante, para facilitar, vamos considerar como ferramentas gratuitas aquelas opções que não exigem que você tire nenhum dinheiro do bolso, pelo menos não inicialmente.
Normalmente, os softwares que garantem não te cobrar nada em momento algum tenderão a ser um pouco menos estáveis e não oferecerão muitas garantias.
Isso porque, a não ser que sejam plataformas bem estruturadas, como Facebook ou WhatsApp, elas têm mais chances de ser um pouco frágeis ou simplesmente poderão não oferecer uma boa segurança dos serviços prestados.
Isso significa que talvez você possa ficar, de uma hora para a outra, sem conseguir utilizar a ferramenta ou que ela trave e você não vai poder reclamar para ninguém.
Fique atento, pois isso não é uma regra muito rígida. À medida que as empresas têm evoluído, as chances de você ficar totalmente não mão diminuíram, mas, ainda assim, existe alguma possibilidade de esta solução ficar mais obsoleta ou parar de funcionar do que uma em que você injete dinheiro.
Ferramentas de gestão pagas
O fato de a ferramenta ser paga pela empresa não significa, necessariamente, que ela será melhor que uma outra gratuita, mas a tendência é que seja.
Isso porque é comum, nestes casos, que você tenha um um contato mais direto com o fornecedor e consiga solicitar melhorias e fazer críticas, e tudo isso ajuda a evoluir o software.
Além do mais, se você parar de pagar, a empresa que fornece a solução passará por apuros e eles tentarão evitar ao máximo esse fato.
Outra questão importante é o contrato. Como você está pagando alguém, esse alguém tem obrigações formais com você, o que significa mais garantias de segurança e estabilidade. Além disso, podem existir cláusulas de penalidades para a empresa fornecedora que te favoreçam em casos de prejuízos no seu negócio.
Qual é a melhor opção
Sem muitos rodeios, a melhor opção para o seu negócio é a que se ajusta à sua realidade. Por isso, na hora de escolher as soluções que vai aplicar no seu negócio, o importante é saber o quanto você tem disponível para investir, pesquisar e entender o que cada uma oferece.
Estude os planos e formas de pagamento dos softwares pagos e os limites que os gratuitos têm. Veja o que você precisa exatamente na sua empresa e nunca deixe de pesquisar sobre a opinião de quem já utilizou cada uma das soluções que você está cogitando.
Depois de ter uma lista mais enxuta das possíveis selecionadas, compare entre elas os benefícios e desvantagens até chegar na que oferece a melhor condição para você tocar o seu negócio.
Como sabemos que definir as ferramentas de gestão mais adequadas para a sua empresa é um assunto delicado e que também existem outros temas que irão precisar de um melhor entendimento, siga-nos no Facebook, Youtube, Twitter e no Instagram que iremos te ajudar neste desafio que é empreender.
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