Evite vencimento de produtos na sua prateleira com a gestão de lotes e validade do Pharmacy
Você está conseguindo realizar perfeitamente a sua gestão de estoque?
Se a sua resposta não foi “sim”, talvez você esteja perdendo alguns produtos e, consequentemente, deixando de faturar dinheiro para o seu negócio. Isso ocorre porque um controle de estoque de medicamentos mal feito, ou não feito, pode acabar colocando em risco todo o fluxo de caixa do seu negócio.
Você já achou medicamentos vencidos no seu estoque? Caso isso já tenha acontecido com você, esse material que nós da DNA Sistemas preparamos vai te ajudar a organizar o seu estoque e manter um controle para evitar a perda de produtos e de lucratividade para a sua empresa.
A importância de uma boa gestão de estoque
De acordo com uma reportagem realizada pela BBC News Brasil, entre 2014 e 2015, 11 Estados brasileiros descartaram remédios. Os medicamentos foram comprados pelo Sistema Único de Saúde (SUS), gerando um desperdício de 16 milhões de reais.
Segundo o relatório da Controladoria Geral da União (CGU), o motivo para esses medicamentos estarem sendo descartados foi a armazenagem incorreta e validade vencida.
Como podemos notar o problema seria a má gestão de estoque e de inventário de medicamentos.
Conte com um Procedimento Operacional Padrão (POP)
Um POP de farmácia é responsável por garantir que todos os funcionários realizem as tarefas da mesma forma. Seguir um Procedimento Operacional específico garante que as atividades alcancem um resultado positivo para o seu negócio.
É por isso que é obrigatória a apresentação de um POPs junto ao Manual de Boas Práticas Farmacêuticas (MBP) na hora de solicitar a Autorização de Funcionamento de Empresa da Anvisa.
Saiba como controlar um estoque de medicamentos e evite vencimento de produtos
Fique atento a entrada de mercadorias
No momento de gerenciar o seu estoque de medicamentos, uma das primeiras coisas que você deve ter atenção é a entrada de mercadorias.
Ou seja, deve-se conferir toda a mercadoria no momento do recebimento. Além disso, é necessário que você tenha certeza de que todos os produtos e quantidades descritas na Nota Fiscal chegaram sem nenhum problema. Por isso, caso tenha algum produto errado ou faltando, só assine o recebimento quando tudo estiver resolvido.
Não se esqueça que um medicamento só é estocado quando ele for oficialmente recebido. Isso pode ser feito através de um bom sistema de farmácia que ofereça esse tipo de funcionalidade.
Realize inventários de medicamentos periodicamente
É através do inventário que você vai controlar o seu estoque de medicamentos e outros produtos. Por isso, você deve programar inventários periodicamente para realizar um levantamento completo do seu armazenamento.
Para isso, você pode escolher um atendente ou um balconista da farmácia para realizar a cada 15 ou 30 dias um inventário completo para evitar a perda de produtos e lucratividade.
Realize um controle das datas de vencimento e os lotes dos medicamentos
É importante que no ato da entrega e no inventário você confira os lotes e vencimentos dos medicamentos. Caso o vencimento já esteja próximo, você já deve vendê-lo o quanto antes.
Porém, deve ter muita atenção, já que você não pode nem deve vender medicamentos vencidos ou com vencimentos próximos.
Essa é uma prática considerada ilegal e configura crime como previsto na Lei 8.78/90 do Código de Defesa do Consumidor.
Monte uma lista com os medicamentos que possuem as maiores e menores vendas
Ao saber os medicamentos que você mais vende e o que menos vende, você consegue ter um maior controle do seu estoque. Dessa maneira você evitará comprar uma grande quantidade de medicamentos com baixa rotatividade. Além de evitar ficar sem estoque e acabar perdendo vendas.
Caso um cliente tenha que ir até outra farmácia porque você não possui o medicamento que ele necessita, você perde a chance de fidelizá-lo.
Essa também é uma ótima dica para manter em vista a validade dos produtos que possuem menos vendas.
Aplique todas essas dicas em todos os produtos da sua farmácia
O seu foco pode até estar no controle de estoque dos medicamentos, entretanto, esses não são os únicos produtos que você não quer desperdiçar.
Por isso, você deve aplicar todas essas dicas nos produtos de higiene pessoal, perfumaria, cosméticos, correlatos, linhas infantis, melhor idade, etc. Lembre-se que todos os seus produtos devem ser verificados.
Tenha um bom relacionamento com os seus fornecedores
É essencial ter um bom relacionamento com a sua distribuidora para ter um perfeito controle de estoque de medicamentos.
Com uma relação amigável, eles podem receber os seus pedidos com mais urgência caso você fique sem algum produto que tenha muita saída e necessite de uma reposição imediata.
Além disso, os seus fornecedores podem te ajudar com ações promocionais se estiver precisando aumentar as vendas de algum produto específico.
Conte com um sistema para farmácias
Depois de estar com todos esses processos padronizados, está na hora de utilizar um sistema específico para farmácias.
Um bom sistema para farmácias será capaz de otimizar os seus processos tornando-os muito mais rápidos e eficientes.
Para conseguir acelerar o seus procedimentos sem perder a qualidade, é necessário investir em um software que seja capaz de realizar diversos cálculos e transmiti-los automaticamente a outros setores da sua farmácia.
Realize a integração do seu estoque físico com o online
Ao escolher um sistema para a sua farmácia, escolha um que permita a integração com sistemas de lojas virtuais e deliverys.
Além disso, você deve observar se o inventário atualiza o estoque da loja física e virtual e se o sistema é capaz de atualizar ambos os formulários, independente de onde aconteceu a venda. Um sistema que não realiza esse tipo de integração pode acabar deixando o seu estoque online disponível enquanto a sua loja física já vendeu todos os produtos e isso pode acarretar problemas com os clientes.
Saiba como armazenar os medicamentos
- Guarde-os em uma posição que facilite a identificação;
- Destrua somente os medicamentos vencidos e não se esqueça de dar baixa do estoque após eles estarem oficialmente inseridos no registro pelo farmacêutico responsável;
- Guarde os medicamentos em um local que não receba luz solar;
- Afaste os móveis das paredes e nunca coloque nenhum medicamento no chão;
- Mantenha esse ambiente sempre livre de pó, lixo e animais.
O controle de temperatura
A temperatura da geladeira de medicamentos também precisa estar controlada, já que qualquer tipo de alteração pode acabar modificando os efeitos dos remédios.
Para isso, o Ministério da Saúde recomenda que os aparelhos refrigerados tenham sistemas de alarme caso a variação de temperatura fuja da aconselhável.
Conheça a gestão de estoque do DNA Pharmacy e evite vencimento de produtos
O controle de estoque da DNA Pharmacy tem como objetivo fazer com que o capital que foi investido em produtos, gere lucros. Porém, para que isso aconteça necessário comprar da maneira correta, vender tudo o que foi comprado e lucrar com todos os produtos.
Por isso, uma das funções principais do Pharmacy é o controle de lotes e validades dos produtos e medicamentos, além de permitir o controle das movimentações de entradas e saídas. Além disso, o sistema ainda avisa quando os produtos estão perto da sua data de vencimento.
Além dessa, existem muitas outras funções no sistema que foram criadas para que você tenha um melhor controle de estoque na sua farmácia.
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