Das mais simples às mais complicadas, existe uma infinidade de metodologias de mapeamento de processos. Cada qual com um tipo de objetivo e ferramentas próprias.
Se você ainda não conhece bem o assunto ou não tem muita certeza se vai usar um fluxograma, tabelas ou questionários para avaliar como anda o seu negócio, preste atenção, pois selecionamos três metodologias fáceis e rápidas de usar na gestão do seu negócio.
Mas, antes disso, vamos repassar algumas coisas:
O que é um processo?
Processo é uma rotina que acontece repetidas vezes e tem o objetivo de produzir algum resultado esperado. Esse resultado pode ser um serviço, um produto e até mesmo uma informação.
Imagine que você esteja consultando um cadastro de um cliente ou fornecedor para saber se ele anda devendo na praça. Quando chegar ao final e descobre se ele é ou não um bom pagador, terá terminado o seu processo e o produto dele é a informação que você busca. Se você constantemente tem que fazer essa pesquisa, então já sabe o que é um processo.
Outro exemplo bem simples é a emissão de nota fiscal na sua empresa. Se você entender que costuma sempre efetuar uma rotina com um objetivo igual, já conseguiu perceber o que é um processo.
Só para ficar ainda mais claro: a diferença principal entre um projeto e um processo é que no caso do projeto, ele não se repete, sendo sempre uma coisa diferente e nova.
Por que usar metodologias de mapeamento de processos?
Uma vez percebido que processos são repetições de ações para se atingir um objetivo previamente estabelecido, é sempre bom conseguir melhorar essas rotinas.
O objetivo aqui é conseguir fazer com que sua empresa atinja o que chamam por aí de ramp up. É quando você já aprimorou um processo ao máximo possível de maneira que descobriu a melhor forma de fazer alguma coisa.
Vamos dar um exemplo: se o pneu de um carro furar no meio da estrada, vai ser preciso usar o estepe. Para quem nunca fez isso, essa tarefa pode demorar um pouco mais e às vezes a pessoa pode se embolar na sequência das atividades. Afinal, primeiro eu afrouxo a roda ou suspendo o carro no macaco?
Contudo, depois de passar por essa experiência umas duas ou três vezes o nosso amigo trocador de pneus vai conseguir fazer todo o processo com mais velocidade, sem esforço e também sem sujar a camisa e nem ralar o joelho. Essa é a evolução do processo. Tudo mais rápido, mais eficiente, mais barato e com menos esforço.
O uso de uma boa metodologia vai te ajudar a conseguir melhorar os seus processos de uma maneira mais fácil, com maior rentabilidade e sem que você precise ficar quebrando a cabeça.
3 metodologias importantes
Entendido tudo isso, passemos agora às ferramentas:
Matriz GUT
Essa aqui é uma das metodologias de mapeamento de processos mais fáceis de ser usadas. Como é rápida e intuitiva, acaba ganhando muita atenção dos empreendedores.
O primeiro passo é identificar qual o processo que você está mapeando. Liste as atividades que compõem esse processo: o que é feito no começo, e depois, e assim até o final do processo.
Para cada item identificado dentro do processo vamos avaliar os seguintes critérios:
- G (Gravidade): o tanto que é prejudicial se nada for feito
- U (Urgência): em qual velocidade esse problema precisa ser resolvido
- T (Tendência): qual a chance desse problema ir se agravando se nada for feito
Para cada letra atribua uma nota de 1 a 5 e some no final, sendo 5 o pior dos casos e 1 o mais tranquilo. Assim, cada atividade avaliada terá uma nota total.
Depois que já tiver avaliado todas as etapas do processo, comece resolvendo os problemas daquelas que tiveram as maiores somas.
Matriz BASICO
Tem o mesmo mecanismo da Matriz GUT onde cada item do processo tem uma nota de acordo com a complexidade da situação e, no final, corremos para resolver aqueles itens que tiverem as maiores somas nas notas.
A diferença é que nesse caso os requisitos são outros e o número de critérios avaliados é um pouco maior. Sendo assim, ela acaba se tornando um pouco mais detalhista e traz uma visão mais segura do que você realmente precisa fazer primeiro.
Vamos aos requisitos:
- B (Benefícios para a organização): o tanto que agrega para a sua empresa
- A (Abrangência): se o problema é muito grande ou não
- S (Satisfação do cliente interno): quanto afeta o pessoal da sua empresa
- I (Investimentos requeridos): o quanto custa resolver
- C (Cliente externo satisfeito): se o seu cliente final está feliz com isso
- O (Operacionalidade simples): o quão fácil é de se resolver o problema
Novamente atribua notas de 1 a 5, sendo sempre 5 o pior dos casos e 1 o melhor. Some os valores e descubra por onde começar a concentrar sua atenção.
Matriz 5W2H
Inicialmente conhecida como 5W1H, essa ferramenta ganhou mais 1H para conseguir atingir uma área maior. O que acontece é que essas letras e números são abreviações de perguntas que devem ser feitas para o processo que está sendo avaliado. Veja:
- W (What): o que deve ser feito?
- W (Why): por que deve ser feito?
- W (Where): onde deve ser feito?
- W (When): quando deverá ser feito?
- W (Who): por quem deverá ser feito?
- H (How): como deverá ser feito?
- H (How much): quanto custará para fazer?
Diferente das outras matrizes que apresentamos, nessa metodologia não há necessidade de se atribuir notas nem fazer contas.
Nesse caso o que se deve fazer é responder essas questões para cada processo e utilizar as respostas para comparar como está sendo realmente feito. Assim será possível perceber onde estão os erros e qual a forma de corrigi-los.
Apesar de poder exigir um pouco mais de tempo, essa ferramenta tem a vantagem de já trazer os caminhos para resolver os problemas que você identificar.
Todas as três opções são ótimas metodologias de mapeamento de processos e podem ser adaptadas a qualquer negócio. Sendo assim, escolha a que você acha mais adequada para a sua necessidade e teste para ver os resultados. Se quiser, pode até mesmo utilizar mais de uma para comparar.
De qualquer forma, sabemos que o desafio de tocar o próprio negócio é algo que exige muita dedicação, o acompanhamento de novas tendências e a descoberta de ferramentas que vão surgindo. Por isso, não deixe de nos seguir no Facebook, Youtube, Twitter e no Instagram. Temos sempre novidades interessantes e úteis para você.
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