Desde janeiro de 2017, tornou-se obrigatório o uso do certificado digital para empresas do Simples Nacional. Assim, para concluir transações como o envio de informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas aos serviços eletrônicos do governo, essas empresas precisarão agora utilizar o certificado digital.
Na prática, essa nova etapa é direcionada à instituições com mais três funcionários. Isso porque, desde dezembro de 2015, a obrigatoriedade já estava valendo para empresas com cinco, oito e dez colaboradores.
Então, para sanar qualquer dúvida voltada a essa nova regra, este artigo abordará os motivos da mudança, os seus benefícios e as etapas necessárias para conseguir um certificado digital. Interessado? Acompanhe a leitura e confira:
Por que se tornou obrigatório o certificado digital?
Como dissemos, o governo já vem trabalhando nessa mudança desde 2015. E a explicação para essa decisão está, grosso modo, no processo de adaptação da evolução tecnológica.
O uso de dados tem crescido de forma alarmante. Um estudo realizado pelas empresas We Are Social e Hootsuite mostram alguns dados relevantes nesse sentido, como:
- 66{f01c04c06b192aadec230348056c90d4c70716de5ce7a32a04c1bfe0433bcbd4} da população brasileira já usa internet;
- 8 horas e 56 minutos é o tempo médio que um brasileiro passa conectado;
- 90{f01c04c06b192aadec230348056c90d4c70716de5ce7a32a04c1bfe0433bcbd4} das pessoas usam a internet diariamente.
Com as empresas, essa situação não é diferente. Todos os dias são feitas milhares de transações pela internet, incluindo o envio de dados sigilosos das empresas para o governo.
Logo, se faz necessário confirmar a autenticidade de todos os documentos que são enviados e tornar essas transações cada vez mais seguras. E como a função de um certificado digital é, basicamente, validar a assinatura da empresa, o caminho natural é que toda organização tenha sua própria assinatura digital válida.
Quais são as vantagens da mudança?
O fato de essa ser uma situação obrigatória pode dar a falsa impressão de que ela não é benéfica — o que não é verdade. De uma situação imposta podem ser tiradas lições e benefícios: a obrigatoriedade do uso do cinto de segurança, por exemplo, ajuda a salvar muitas vidas todos os anos.
Assim, a utilização do certificado digital para empresas do simples também traz diversos benefícios. Vejamos, então, alguns deles:
Diminuição de custos
Antigamente, para que os documentos chegassem aos órgãos do governo era preciso uma quantidade considerável de papéis, e enviar tudo pelos correios ou deslocar um funcionário para uma agência mais próxima do órgão responsável.
Tudo isso demandava investimento financeiro e de tempo.
Em posse de um certificado digital, essas situações não serão mais necessárias. As empresas não necessitarão mais de gastar papéis, nem deslocar um colaborador. Tudo poderá ser feito internamente, reduzindo os custos e dinamizando os processos.
Aumento da segurança
O mundo digital traz tantas ameaças tanto quanto o mundo real. Por isso, o uso de um certificado digital reforça a segurança das informações que são enviadas aos sites do governo.
Com essa obrigatoriedade do certificado, não bastará apenas que o usuário finalize as operações utilizando as senhas eletrônicas. Agora, será preciso utilizar as assinaturas digitais — reforçando a prevenção contra invasão de hackers e programas maliciosos.
Mais agilidade
Como dito, a utilização do certificado digital acaba com a necessidade de deslocamentos e esperas em filas das agências físicas. Além disso, padronizará o acessos aos serviços do Governo Eletrônico. Logo, com as autoridades tributárias, em sua maioria, tendo seus próprios portais digitais, a facilidade de acesso é muito maior.
Referência
A utilização do certificado digital também pode ser colocada como uma boa referência para a empresa.
Sendo esse um documento que traz maior segurança às operações digitais, a instituição pode demonstrar a seus clientes e colaboradores o quanto se empenha a proteger dados e informações, e o quanto está adaptada às novas tecnologias.
Como se adequar à nova regra?
Por ser uma exigência do governo federal, essa regra se torna um macroambiente, ou seja, não há possibilidade de flexibilização ou de mudar o que foi determinado, só é possível se adequar.
Nesse caso, as empresas que ainda não possuem um certificado digital terão que seguir os trâmites legais. Vejamos, então, os passos que devem ser seguidos para conseguir o certificado digital e se adequar à nova regra. Confira o passo a passo:
1. Solicitação do certificado
O primeiro passo para obter o certificado digital é selecionar uma Autoridade Certificadora Habilitada e realizar o pedido do documento. Depois dessa seleção, a empresa deve escolher entre os dois modelos de certificação:
- A1: este modelo de certificado têm validade de um ano, sendo que a versão fica salva direta no computador.
- A3: têm validade de um a três anos, mas precisa de um hardware específico para ser salvo.
2. Validação presencial
Ainda que o certificado seja para uso digital (o que exclui toda burocracia de filas e comparecimentos), sua validação só pode ser feita de forma presencial. As regras são colocadas pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação, o órgão do governo que regulamenta o uso do certificado digital.
Assim, para validar o pedido e encaminhar a emissão do documento, um representante da empresa deve se deslocar até um dos postos de atendimentos (existem vários espalhados pelo país), com toda documentação exigida pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação, e realizar a conferência dos dados.
3. Emissão do certificado
O terceiro, e mais simples, passo é a emissão do certificado. E a boa notícia nessa etapa é que, se a validação ocorrer sem problemas e for concluída com sucesso, a emissão do certificado pode ser feita na hora, no próprio posto de atendimento.
Caso exista alguma dúvida, o representante da empresa pode pedir o auxílio do mesmo agente que validou os documentos, pois eles são instruídos a realizarem toda a etapa, até a emissão, caso seja necessário.
Então, com o certificado validado e emitido, a empresa se enquadra na nova exigência e já pode realizar as transações com o governo de forma tranquila, menos burocrática e com maior agilidade!
Enfim, neste artigo você entendeu por que tornar obrigatório o uso do certificado digital para empresas do Simples Nacional foi uma ação importante, que traz diversos benefícios para todos os envolvidos no processo.
Caso ainda não esteja de acordo com a norma, siga o nosso passo a passo e se adapte para melhorar a eficácia dos serviços e aumentar a segurança das informações! E, se achou este artigo interessante ou ficou com alguma dúvida, deixe-nos o seu comentário!
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