De fato, nos últimos anos têm sido maior a dependência dos empreendedores com a tecnologia da informação. Afinal, a cada dia surgem novas exigências, procedimentos e demandas — principalmente em relação às exigências do governo.
Logo, conseguir manter seu negócio operante passa, necessariamente, por uma integração dos sistemas de gestão. Seja um pequeno varejo, uma indústria de pequeno porte ou mesmo um prestador de serviços, todos necessitam que a tecnologia da informação auxilie da melhor forma possível.
Diante disso, alguns sites fornecem serviços que podem ser utilizados por qualquer empresário para facilitar esse processo — tanto sites do próprio governo quanto empresas que cobram por serviços prestados.
Mas a grande questão é: e a integração de sistemas? Quais são suas vantagens para as PMEs? É isso que veremos no post hoje. Então, continue lendo e confira algumas informações importantes sobre o assunto!
Os sistemas de gestão
Grosso modo, os sistemas de gestão são uma série de programas de computador desenvolvidos para ajudar os empreendedores a gerir seus negócios. Eles são utilizados em todos os setores da empresa, e trazem segurança e benefícios para a administração das atividades.
Para cada porte de empresa há uma solução sistêmica adequada, desde sistemas bem simples até os mais complexos ERPs — Enterprise Resource Planning. Certamente, dentre tantos, um deles atenderá bem a sua empresa.
As ferramentas auxiliares
É comum que as PMEs utilizem algumas ferramentas para auxiliar o seu dia a dia. Para emitir uma nota fiscal eletrônica, por exemplo, existem alguns sites especializados em facilitar esse processo.
Nesse caso, o emissor deve fazer toda a digitação dos seus dados e dos dados do produto ou serviço que está sendo faturado. Depois, os códigos e os dados fiscais devem ser informados para que a nota fiscal seja emitida e enviada para o cliente. Isso exige, então, que alguns dados sejam constantemente digitados.
Repetidamente, você precisará digitar o seu CNPJ e o seu endereço, por exemplo, o que pode gerar erros — além de despender tempo. Para evitar isso, portanto, é de fundamental importância que a sua empresa possua uma integração de sistemas de gestão.
A integração de sistemas de gestão
Seguindo ainda o mesmo exemplo, com uma integração dos sistemas de gestão, o código do produto no estoque será o mesmo código para o setor de vendas, para o setor contábil e para a seção de faturamento. E esse é o código, inclusive, que será informado para os órgãos de fiscalização do governo.
Com a integração, quando um produto ou serviço for ser faturado o seu código já estará registrado no sistema. E o próprio sistema de faturamento emitirá a NFe e já sensibilizará o controle de estoque.
Além disso, as informações cadastrais — tanto do seu cliente quanto as suas — já estarão armazenadas, e serão utilizadas para o registro contábil. Tudo isso feito de maneira integrada e segura.
As vantagens da integração dos sistemas de gestão
Bem, já vimos como é essencial que exista uma integração de sistemas de gestão para garantir a otimização de todos os processos. Agora, listaremos mais algumas vantagens dessa integração:
1. Confiabilidade e segurança da informação
Com a eliminação de várias digitações e manipulações de dados, as informações geradas pelos sistemas são mais confiáveis e seguras. Assim, tem-se um mesmo dado em todas as etapas do processo produtivo — no caso de indústrias — ou do processo comercial — no caso de empresas de varejo.
2. Agilidade nos processos
A execução das atividades também fica mais ágil, possibilitando um ganho em todo o processo. Além disso, a transferência de informações com os órgãos do governo é feita dentro dos prazos estabelecidos, e o intercâmbio de dados com os bancos é otimizado, gerando um ganho nas cobranças e nos pagamentos a fornecedores.
3. Eliminação de retrabalhos
A eliminação de retrabalhos — e de suas graves consequências — é outra das grandes vantagens da integração de sistemas. O que pode, até, eliminar postos de trabalho ou reaproveitar pessoas em atividades mais nobres.
De fato, em uma época de desemprego altíssimo, até parece uma incoerência falar em redução de postos de trabalho. Mas, infelizmente, as empresas precisam sobreviver — caso contrário, a taxa de desemprego aumentará.
4. Redução de custos
Além dos custos reduzidos pela eliminação dos retrabalhos, a integração permite que os custos de produção ou comercialização sejam monitorados e controlados. Dessa forma, o diagnóstico de imperfeições e desvios — tanto no processo produtivo quanto comercial — pode ser apontado com maior brevidade, gerando alterações que reduzam custos.
E a integração ainda facilita a negociação com os bancos, que poderá ser feita automaticamente, sem o envolvimento humano. Isso, por sua vez, permite certa redução das taxas de serviço.
5. Auxílio na tomada de decisões
Às vezes, pode-se perceber que determinado produto está dando prejuízo mesmo sendo um campeão de vendas. Caso o mercado não pague mais pelo seu valor, é melhor tirá-lo de venda do que mantê-lo dando prejuízo.
Nesse sentido, a integração de sistemas de gestão também permite que a tomada de decisão seja feita mais rapidamente e com maior assertividade. Assim, o fechamento mensal é acelerado, o que facilita a análise dos resultados e propicia a adotação de novas práticas gerenciais, produtivas e comerciais.
6. Geração de informações gerenciais
Com a integração, as informações gerenciais ficam mais confiáveis. O cálculo da rentabilidade dos produtos poderá ser feito com maior agilidade, o que é importante para que sejam consideradas alternativas de produção e de comercialização. E vale lembrar: as informações gerenciais serão as mesmas para todos os setores da empresa.
7. Segurança nas transações comerciais
Por fim, a integração traz mais segurança nas suas transações comerciais. Como os códigos dos produtos não são manuseados, você terá certeza de que um produto vendido é o mesmo que está sofrendo baixa no estoque e sendo faturado.
Assim, sem dúvida, o seu valor será corretamente inserido na NFe, e será envido ao contas a receber. E a partir daí, a informação que vai para o banco gerar o boleto de cobrança bancária também é a mesma.
Enfim, essas foram algumas das principais vantagens da integração de sistemas de gestão. Gostou do post? Agora, para continuar bem informado sobre as soluções de automação comercial, aproveite para assinar a nossa newsletter e receba em primeira mão todos os nossos conteúdos!
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