O sistema financeiro é um dos elementos mais importantes de um empreendimento. Isso porque a sua administração correta garante a disponibilidade dos recursos necessários para financiar as todas as operações da empresa, facilitando assim a tomada de decisões e o planejamento do futuro da organização.
Dessa maneira, tornar esse controle mais eficiente é um fator extremamente vantajoso, já que ele que diminui os desperdícios, amplia a capacidade financeira da empresa e ajuda na diferenciação de mercado. Para que isso aconteça, no entanto, é preciso adotar as ferramentas e práticas corretas, de modo a construir um resultado satisfatório.
Não sabe por onde começar? Para auxiliá-lo, preparamos uma lista de dicas essenciais para o aumento de eficiência na sua empresa. Acompanhe:
1. Separe as contas pessoais das empresariais
Não há como garantir a eficiência do sistema financeiro empresarial se não houver organização. Por causa disso, deve-se começar separando as contas pessoais das empresariais. Misturar as duas contas é um erro bastante comum, mas que pode ser muito prejudicial para a organização e para o planejamento financeiro. Se os recursos do negócio são utilizados para pagar contas pessoais e vice-versa, não será possível ter total controle sobre qual seria, de fato, a real situação das finanças.
Por causa disso, o ideal é deixar essa separação bem clara, de modo a garantir o máximo de visibilidade sobre os valores. Além de criar contas separadas, é importante entender que cada recurso tem o seu propósito. Qualquer entrada ou saída no negócio deve ser feita de maneira estruturada e registrada, evitando que as contas não fechem ao final do mês.
2. Monte um planejamento financeiro
Uma das grandes vantagens de manter a organização do sistema financeiro é o ganho de previsibilidade. Assim, diante dos recursos disponíveis e de suas possíveis entradas e saídas, monte planos para o uso do dinheiro. Vale a pena, inclusive, criar um orçamento para determinar a melhor distribuição dos recursos.
3. Faça o fluxo de caixa
O fluxo de caixa é uma ferramenta fundamental para ampliar o conhecimento sobre os recursos financeiros. Quando o assunto é o acompanhamento e a segurança financeira da empresa, o fluxo de caixa é um dos aspectos mais importantes a serem levados em consideração. Sendo assim, ele deve ser sempre acompanhado de perto.
O recomendado é que ele seja feito diariamente, de modo que haja um registro completo de todas as entradas e saídas. Desse jeito, haverá maior conhecimento sobre qual é a necessidade de recursos e quando há maior valor disponível durante o mês.
Para torná-lo ainda mais útil, vale usar o fluxo de caixa projetado, que considera a previsão de demanda e de gastos futuros. Além disso, esse tipo de fluxo mostra os possíveis cenários de negócio, ajudando no controle financeiro em situações de alto risco.
4.Tenha um bom controle de estoque
Apesar de muitos empresários acabarem se esquecendo, o estoque também faz parte do sistema financeiro empresarial. Isso porque, de certa forma, ele representa o dinheiro parado do empreendimento. Sendo assim, é fundamental controlar a entrada e a saída de itens, bem como o giro de estoque e seus valores.
Assim, se a ideia é tornar esse processo mais eficiente, a otimização do controle de estoque não pode ser desconsiderada. Quando otimizado, o controle influencia no dimensionamento correto do capital de giro e evita o desperdício. Isso ajuda a diminuir o gasto desnecessário de dinheiro.
5. Automatize tarefas por meio da tecnologia
O fato é que a tecnologia pode ajudar o negócio a ter finanças cada vez mais precisas e robustas. Isso melhora os resultados de atuação no mercado. Isso porque é possível emitir notas fiscais, cupons e demais documentos com facilidade, gerando arquivos digitais que favorecem a organização.
Também é viável automatizar tarefas, como a realização do fluxo de caixa, por exemplo. Isso leva a uma economia de tempo e de dinheiro, além de aumentar a confiabilidade do negócio.
6. Adote um software na nuvem
Na hora de escolher uma solução de tecnologia, o melhor é voltar a sua atenção para um software na nuvem, ou seja, que armazena dados em servidores da internet. Dessa forma, esses softwares garantem que todas as informações geradas estejam sempre acessíveis, trazendo mobilidade e facilidade.
Além de gerar flexibilidade, um sistema desse tipo é mais leve e mais fácil de ser implementado dentro da empresa, com tudo podendo ser gerenciado à distância e de qualquer lugar, elevando-se assim as possibilidades de controle. Ao mesmo tempo, a segurança, que é uma grande preocupação das empresas, não fica prejudicada. Podem-se ter dados com ótima movimentação sem que haja qualquer comprometimento quanto à sua proteção.
7. Acompanhe indicadores financeiros
A eficiência do sistema financeiro empresarial deve ser estabelecida de maneira contínua, otimizações são sempre exigidas e bem-vindas. No entanto, para que isso seja possível, é necessário acompanhar indicadores financeiros –esses melhoram a tomada de decisão e garantem que os recursos fiquem sempre em dia.
É importante lembrar que cada negócio possui suas próprias características. Sabendo disso, é preciso definir indicadores que estejam de acordo com os objetivos e com a atuação empresarial. A partir disso, deve-se fazer um acompanhamento de perto, o que permitirá que sejam encontrados possíveis gargalos financeiros e fontes de desperdício, assim como oportunidades que podem ser melhor aproveitadas.
8. Gere e analise relatórios gerenciais
A tecnologia é útil não apenas para automatizar tarefas operacionais. A partir da escolha de um bom software, você também poderá ter o apoio de relatórios gerenciais diversos.
Informações como as obtidas em um Demonstrativo de Resultado do Exercício (DRE). Por exemplo, ajudam a determinar se o negócio é lucrativo ou não, além de abrir a matriz de custos. Se forem gerados por meio de um sistema tecnológico, esses relatórios são muito mais informativos e confiáveis. Isso ajuda na tomada de decisão a respeito das finanças do empreendimento.
Com essas dicas colocadas em prática, o sistema financeiro empresarial de sua empresa certamente ganhará eficiência, confiabilidade e estratégia. Como resultado, o negócio sai favorecido, tornando-se cada vez mais robusto no mercado.
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