Para que uma empresa fature, os gestores precisam otimizar processos, aumentar a produtividade e reduzir custos. Tudo isso a fim de fazer com que os impactos dessas ações se reflitam em diversas outras áreas, e uma delas é a da gestão de compras.
Como responsabilidades desse setor estão as negociações com fornecedores, realização de cotações, busca por melhores preços, emissão de ordens de compra, dentre outras.
Para que a área funcione de maneira eficiente, é preciso ter profissionais qualificados e seguir, com frequência, uma série de ações para revisar os processos. Além disso, automatizar a gestão é outro fator fundamental para garantir o sucesso.
Para ajudar você nesse processo, listamos algumas dicas para otimizar a gestão de compras de sua empresa. Confira!
Desenvolva um planejamento estratégico
Toda área deve ter um planejamento estratégico específico, que seja condizente com a proposta macro da empresa. Para desenvolvê-lo, é preciso entender o processo atual de compras, analisá-lo e estabelecer metas.
Com os objetivos em mente, é preciso traçar um plano de ação e mensurá-lo de tempos em tempos para verificar se aquilo que foi proposto virá a ser alcançado no tempo previsto. As demais dicas de gestão de compras serão fundamentais para isso.
Faça benchmarking
Benchmarking é um processo que objetiva melhores práticas de organizações com propostas similares, para adaptá-las à rotina de uma empresa. Para colocar a metodologia em prática, é preciso pesquisar cases de sucesso e entender quais passos foram dados para que os resultados almejados fossem obtidos.
Todo esse sistema visa a aproveitar as experiências de outras empresas para conseguir ser eficiente. Com isso, é possível aprender com os erros (ou seja, gastar menos) e com os acertos.
Invista em gestão de relacionamento com fornecedores
O Supplier Relationship Management (SRM) ou Gestão de Relacionamento com Fornecedores é uma atividade necessária para que uma empresa aproveite ao máximo as parcerias que estabelece. Para realizá-lo, é preciso buscar informações, registrar dados das negociações e compras realizadas e garantir que haja um fluxo de informações eficiente, o que, na atualidade, significa automatizar os processos.
É importante ressaltar que, para cada produto comercializado, a empresa deve ter ao menos três fornecedores. Isso ajuda a entender a lógica de preços do mercado e a não deixar faltar nada em estoque. Essas são as melhores condições de compra.
Tenha atenção à sazonalidade
Entender o ciclo de compras e os períodos onde um determinado produto é mais solicitado facilita todo o processo de gestão. Há meses em que ter um estoque mais volumoso é estratégico para as vendas, assim como existem períodos onde adquirir menos itens é favorável à gestão de outras áreas.
Por isso, é preciso ficar atento aos períodos do ano em que é necessário comprar e repor estoque. Isso para que não sobre e nem falte nada para ser comercializado.
Esteja alinhado com a gestão de estoque
É impossível pensar em compras sem lembrar do estoque. Por isso, entender essa área é fundamental para que a gestão de compras seja feita de maneira acertada. Procure ter acesso a informações de inventário, alinhe previsões de demanda, defina um modelo de reposição e automatize os processos.
Analise as vendas
Ter acesso às metas de vendas também é fundamental para que haja uma gestão de compras eficiente. O alinhamento com essa equipe é importante. O objetivo é que não falte insumo para que os profissionais da área consigam alcançar os resultados almejados e nem sobre itens que poderão vir a ficar obsoletos, impactando negativamente o fluxo de caixa da organização.
Lembre do marketing
Como já falamos em vendas e estoque, é necessário estar alinhado às estratégias do marketing. Como em determinados momentos uma nova campanha é lançada ou uma comunicação atrativa pode ser feita, é necessário que o setor de compras esteja preparado para atender a uma demanda maior.
Ao planejar a gestão da área, é importante conversar com profissionais que trazem publicidade às ações e produtos da empresa.
Reduza os ciclos de compra
Quanto mais dinâmico for o processo de compra de um produto, mais eficiente será a gestão da atividade. A redução dos ciclos permite que a empresa trabalhe sob demanda, evita que haja um estoque ineficiente, reduz custos e traz melhores resultados para a gestão de compras.
Trabalhe com indicadores
Como dito na parte de planejamento estratégico, é preciso ter indicadores claros. Mas é importante ressaltar que não basta trabalhar com números. É preciso assegurar que o monitoramento aconteça de forma adequada e produtiva.
Faça a gestão de cotações
Saber usar corretamente o capital da empresa é uma forma de gerenciá-la adequadamente. Por isso, aproveite o relacionamento criado com os fornecedores para tentar preços mais atrativos. Durante o processo, é importante lembrar que preços menores podem trazer maior rentabilidade para uma empresa, porém, observá-los sem levar em conta prazos e formas de entrega, pagamentos e qualidade não é viável.
Tenha cuidado com os pagamentos
Observe também a administração dos pagamentos. Não há gestão de compras eficiente se o fornecedor entregar os produtos, mas a empresa não honrar seus compromissos.
Manter as contas em dia, de acordo com os combinados, reforça o relacionamento e faz com que a empresa compradora seja vista de maneira positiva. Os desdobramentos dessa imagem se refletem em preços melhores, maior agilidade e boa vontade ao fazer um pedido de emergência.
Automatize serviços
A automação de serviços permite agilidade e eficiência às empresas em todas as áreas, e na de compras não é diferente. Por isso, contar com o apoio de softwares de gestão integrados ajuda a otimizar todas as atividades da área. No mercado, já existem empresas qualificadas que oferecem serviços para organizações de todos os portes e necessidades.
Pronto, agora você já sabe como otimizar a gestão de compras de sua empresa! Entre em contato com a DNA Sistemas e saiba mais sobre as soluções em automação comercial!
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