Com o objetivo de facilitar o recolhimento dos impostos, o governo simplificou e integrou em um único sistema o pagamento dos tributos federais, estaduais e municipais. Conhecido como SPED Fiscal, esse sistema tem auxiliando e facilitado o dia a dia dos micro e pequenos empresários do país.
No post de hoje, explicaremos o que é o SPED Fiscal e como ele pode ajudar na gestão do seu negócio. Se você é um micro ou pequeno empreendedor e quer mais informações sobre o SPED Fiscal, seu lugar é aqui. Confira!
Afinal, o que é o SPED?
Em meados da década de 2000, o governo lançou o SPED para informatizar todo o relacionamento entre o Fisco e os contribuintes.
Fazendo parte do PAC — Programa de Aceleração do Crescimento —, o SPED propicia uma economia de tempo e de gastos e proporciona o envio de informações mais confiáveis. Também possibilita uma maior fiscalização por parte dos órgãos governamentais.
Esse sistema possibilita que as empresas apresentem a sua escrituração fiscal (ou seja, a entrega da documentação necessária) em meio digital, eliminando a necessidade de comprovação em papel.
O SPED, que significa Sistema Público de Escrituração Digital, possui três pilares:
- EFD — Escrituração Fiscal Digital;
- ECD — Escrituração Contábil Digital; e,
- NFe — Nota Fiscal Eletrônica.
Quais os conceitos do SPED Fiscal?
Fazendo parte do projeto SPED, o SPED Fiscal é um arquivo digital composto por todos os registros das operações e cadastros que influenciam na apuração do IPI — Imposto sobre Produtos Industrializados — e do ICMS — Imposto Sobre Circulação de Mercadorias e Serviços.
A geração do arquivo magnético é feita mensalmente a partir da base de dados das empresas contribuintes. Para a geração dos registros digitais, é necessário que a empresa execute um programa disponibilizado pela Secretaria da Receita Federal.
Esse programa é denominado PVA — Programa Validador e Assinador, que extrai e valida os dados que serão transmitidos para a Receita Federal. A transmissão via internet somente é realizada se o arquivo for assinado digitalmente por meio de um certificado digital, emitido por uma autoridade credenciada.
O arquivo digital é composto pela escrituração dos documentos fiscais e de outros dados exigidos pelas secretarias das fazendas dos estados da federação, bem como dos registros da apuração dos impostos devidos.
Todos os contribuintes do ICMS e do IPI são obrigados a enviar o arquivo digital, exceto os optantes pelo Simples Nacional.
Quais as facilidades para os contribuintes?
Com o SPED, a contabilidade das empresas evoluiu e passou de um setor de escrituração para se transformar em um gestor, participando ativamente do planejamento tributário. Houve também uma padronização das normas de contabilidade empregadas em diversos países.
Todo o processo de escrituração e envio dos dados foi agilizado e possibilitou uma maior assertividade nas informações e no cálculo dos impostos. O próprio programa validador PVA, disponibilizado pela Receita Federal, legitima os dados e sinaliza eventuais erros nos cruzamento e nas conciliações das informações.
A substituição de documentos físicos em papel por arquivos magnéticos proporcionou mais economia de gastos e de tempo, o que aprimorou a qualidade das informações. Por outro lado, o fisco acompanha o desempenho das pequenas e micro empresas e reduz a possibilidade da sonegação fiscal.
O SPED trouxe também a exigência de se informatizar, pois não há mais a possibilidade de controles manuais. O avanço das tecnologias da informação e a redução de custo dos aparelhos eletrônicos auxiliaram a modernização das organizações.
A informalidade está sendo reduzida, o que favorece muito as empresas que trabalham dentro da legalidade.
Quais são os cuidados para lidar com o SPED Fiscal?
Para o atendimento ao SPED Fiscal, é necessário que o sistema de gestão da empresa tenha todos os dados que são exigidos no leiaute do arquivo magnético. Caso não tenha, o departamento de TI deve fazer os ajustes e preparar o sistema para armazená-los.
Outro cuidado é revisar todos os cadastros de fornecedores e de clientes. Isso porque os dados precisam estar condizentes com os registros nas bases de dados dos órgãos fiscalizadores. Nome, CNPJ, inscrição estadual, endereço, código do município, enfim, todos os dados cadastrais precisam ser validados, evitando erros no momento da validação.
Os dados cadastrais dos produtos e serviços que são adquiridos ou que são faturados pela empresa também precisam ser revisados. Isso exige mão de obra mais especializada, pois envolve questões tributárias.
Listaremos, a seguir, alguns pontos que precisam ser avaliados pelo pessoal da contabilidade:
- verificação das características das operações que a empresa realiza;
- verificação das formas de tributação;
- verificação dos benefícios aplicáveis;
- verificação das bases legais desses benefícios;
- verificação da destinação do produto;
- verificação dos CFOPs — Código Fiscal de Operações e Prestações — utilizados;
- verificação da natureza de operação de cada item;
- verificação da tributação de ICMS, IPI, PIS, COFINS;
- domínio das tabelas de CST — Código de Situação Tributária — dos impostos ICMS, IPI, PIS, COFINS;
- identificação do NCM — Nomenclatura Comum do Mercosul — de cada item adquirido ou vendido;
- verificação de substituição tributária do ICMS;
- verificação de substituição tributária do PIS/COFINS; e,
- identificação do lançamento contábil de cada produto.
Caso seja necessário, contrate um profissional com experiência em contabilidade, especificamente na parte tributária, para lhe auxiliar.
Quais os erros que podem ocorrer?
Caso você envie o arquivo com algum erro, é possível retificar os dados. A legislação faculta a retificação desde que seguidos os prazos determinados.
A seguir listaremos alguns erros mais usuais:
- código errado do NCM — Nomenclatura Comum do Mercosul;
- inconsistências na base de cálculo, nas alíquotas e nos impostos;
- erros de totalização na Nota Fiscal;
- falhas na sequência dos documentos gerados pela empresa;
- alíquota em discordância com o código de origem dos itens; e,
- registro de dados feito de maneira manual por falha no sistema legado.
Qual o ganho primordial para a empresa?
Se todos os procedimentos para a implantação do SPED Fiscal forem seguidos à risca, a empresa se tornará muito mais profissional. Isso impede os vícios de uma eventual informalidade, e terá suas informações validadas e registradas corretamente.
Ela ficará imune a penalizações e multas relativas a inconsistências de dados. Assim estará sempre à disposição dos auditores e fiscais dos diversos órgãos governamentais.
Viu como o SPED Fiscal é uma importante ferramenta para facilitar a vida dos empreendedores iniciantes? Se você gostou do post de hoje, siga-nos no Facebook, Youtube, Twitter e Instagram!
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