Atualmente, para aumentar as chances de sobrevivência dos negócios, implantar a automação comercial é fundamental. Seu maior benefício é conquistar um diferencial competitivo por meio de um sistema otimizado, com acesso a todos os dados e informações de forma rápida e assertiva.
Além de reduzir falhas humanas, torna-se mais fácil de acompanhar as diversas tarefas da empresa, como o desempenho dos funcionários e os resultados obtidos.
Esse processo não se refere somente à melhoria das atividades internas. O governo elaborou ferramentas automatizadas a fim de aumentar a fiscalização, e impõe que as empresas se adaptem a esse novo sistema. Com essa política, o controle sobre práticas fraudulentas torna-se mais efetivo, tornando a disputa de mercado mais justa e acabando com a concorrência desleal.
Saiba, neste post, como implantar a automação comercial no seu empreendimento, em 7 passos, bem como a importância de utilizar um software de emissão de notas fiscais. Acompanhe!
7 passos para implantar a automação comercial
1. Eleja um responsável
Escolha um responsável pela elaboração do plano. É necessário ser uma pessoa dentro da organização, podendo ser um gerente, um sócio ou o coordenador de TI. Além de conhecer todas as atividades do empreendimento, o eleito deve ter conhecimentos em automação e informática.
Este encarregado também deverá dispor de tempo para empenhar-se ao projeto do início ao fim. Porém não basta que somente ele esteja envolvido com a causa. É preciso contar com a participação de toda a equipe, inclusive dos gerentes e proprietários, para que o objetivo seja alcançado.
2. Descreva as etapas do processo
Registre tudo, desde a etapa de planejamento. Faça um relatório completo (detalhado) sobre todos os procedimentos de trabalho do seu empreendimento. Nesta ata, classifique os principais problemas, como:
- lentidão no atendimento ao cliente;
- falta de estoque;
- motivos de atraso nas entregas;
- necessidade de implantar a Escrituração Contábil Fiscal (ECF).
As informações anotadas servem para solucionar dúvidas decorrentes do seu negócio e também para apontar quais expectativas podem ser atingidas com o investimento em automação comercial.
3. Mapeie suas necessidades
O relatório feito no passo dois será utilizado aqui. Ao localizar os principais gargalos da empresa, você conseguirá enxergar suas necessidades instantaneamente. E, com isso, terá recursos para otimizar as etapas de trabalho. Após concluir o levantamento, é preciso estabelecer uma política de ações prioritárias.
Comece automatizando as ações que são realizadas de forma precária, a fim de melhorar o fluxo das atividades logo no início. Concentre-se naquilo que realmente vai trazer algum retorno, como: diferenciais competitivos ou otimizações significativas dos procedimentos comerciais, por exemplo.
4. Utilize um software de gestão e adquira os equipamentos necessários
Selecione um programa que cubra as necessidades da empresa. Existe um leque de opções no mercado, como consultores autônomos, programas via web (mais conhecidos como pacotes, prontos para o uso), revendedores autorizados, entre outros.
Ao definir o fornecedor, veja se ele é capaz de oferecer o software e os hardwares necessários. Ele deve responder com clareza e eficiência ao conceito de automação comercial.
Cuidado para não decidir apenas pelo preço do sistema. Verifique, com antecedência, como são os procedimentos de suporte e garantias de serviços. Pesquise cases de outras marcas e estude o seu feedback no mercado. Saber exatamente o que se espera de um programa de automação comercial facilita na sua escolha.
Adquira hardwares de automação comercial compatíveis com o programa a ser implantado; esses equipamentos são:
- computadores;
- leitores de código de barras;
- máquinas de cartão;
- impressoras multifuncionais;
- balanças eletrônicas.
Compre os mais atuais, pois além de serem mais práticos, terão vida útil mais longa. Verifique, também, os serviços de assistência e a política de garantia de cada um.
5. Procure auxílio de terceiros
Como empresário, você sabe como gerir seu negócio da melhor maneira possível. Porém, quando se trata de automação é normal ter dificuldades, portanto, procure profissionais capacitados nesse assunto.
Outra maneira é conhecer outras empresas/estabelecimentos que já encontram-se automatizadas. Tente descobrir detalhes sobre os procedimentos feitos no momento de implantação, seus obstáculos e benefícios alcançados.
Há também outras formas de ampliar o conhecimento nessa área, como:
- conferências;
- palestras;
- eventos;
- livros específicos;
- lojas de software especializadas em automação comercial.
6. Prepare um cronograma
Após definir o fornecedor, elabore com ele dois cronogramas — um físico e um financeiro — com detalhes de todo o processo de automação comercial.
Eles servirão para projetar caminhos no processo de implantação e indicar por onde começar. Essa disposição de alternativas também possibilita avaliar as vantagens e desvantagens de utilizar o financiamento de terceiros para a compra de ferramentas, insumos e programas.
7. Projete cenários futuros
Não foque apenas nas suas necessidades atuais, projete seu sistema e seus equipamentos para o futuro do seu negócio. A automação precisa estar preparada para esse progresso.
Com atitudes prudentes como essa, será mais fácil acompanhar seu crescimento no mercado de acordo com as obrigações que poderão surgir, como:
- ter um controle financeiro mais eficiente;
- adequação às novas normas/leis;
- melhoria da gestão de fornecedores;
- entre outras.
De forma sucessiva e natural, sem que seja preciso adequar tudo de uma vez.
Automatizar as notas fiscais de entrada e saída também é importante
Recepcionar as notas fiscais de entrada contribui para um melhor controle de estoque, contábil, financeiro, produção e demais setores da empresa. Ao receber os arquivos dos fornecedores, é preciso atualizar o sistema do recebimento com os dados de cada nota fiscal auferida.
Vale ressaltar que é uma obrigação fiscal salvar e garantir a validade de todas as NF-es. A companhia precisa verificar se as notas recebidas estão aprovadas pela Secretaria da Fazenda. Caso estejam, é necessário armazená-las durante o período fiscal.
Implantar um sistema de emissão de NF-es ajuda a manter o fluxo das atividades e evita erros humanos. Conheça as vantagens que um software desse tipo pode trazer ao seu negócio:
- praticidade no preenchimento das notas;
- cálculo automático de tributos;
- anexação automática de informações do cliente;
- eliminação de trabalhos manuais;
- geração de arquivos PDF e XML e envio automático para o correio eletrônico do cliente;
- possibilidade de vincular o mesmo software com as filiais da mesma empresa;
- possibilidade em gerar relatórios mensais para avaliar montante, número de notas emitidas e canceladas;
- facilidade em integrar o sistema com outros programas da empresa, como TOTVS, SAP e Salesforce.
Esperamos que você possa ter compreendido como implantar uma automação comercial eficiente no seu empreendimento. Para aumentar a efetividade, aproveite para integrar um sistema de emissão de NF-e nesse processo. Com ele, você verá que suas atividades terão um retorno imediato e ficarão mais fáceis de controlar.
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