O desempenho comercial é fundamental para conquistar estabilidade, principalmente para pequenas empresas que ainda não estão totalmente consolidadas no mercado. Nesse sentido, elaborar uma planilha de controle de vendas pode ser uma ótima maneira de alavancar os resultados do negócio.
Para ter sucesso como empreendedor, é muito importante fazer o monitoramento de alguns pontos específicos dentro da empresa principalmente no estágio inicial. Para tal, é importante saber o que deve ser monitorado e qual é a melhor forma de fazer isso por meio de uma planilha.
Quer ter controle das vendas sem necessidade de um investimento imediato? Continue a leitura e aprenda como!
O que é o controle de vendas?
O controle de vendas é o processo que fiscaliza as tarefas envolvidas com a venda que já foram realizadas e que serão feitas perante o cliente.
Da mesma forma, esse mecanismo estuda e ajuda a implementar melhorias em todo esse processo de gestão, como a maneira como as mercadorias são compradas e armazenadas, e também como elas serão negociadas com o consumidor.
Como o controle de vendas pode ser feito de forma eficaz?
O controle e monitoramento sobre o processo de vendas pode ser realizado por meio da adoção de diversos mecanismos, tais como:
- fazer um planejamento;
- montar uma planilha;
- definir metas reais e que possam ser alcançadas, de fato;
- elaborar um relatório de desempenho durante períodos previamente estipulados etc.
Qual é a importância da planilha de controle de vendas?
Manter uma planilha de controle de vendas contendo avaliações sistemáticas ajuda a corrigir os erros que possam ter sido cometidos e alinhar os resultados com as expectativas dos seus consumidores, aumentando, assim, a competitividade da empresa perante o mercado.
O uso de um controle de vendas efetivo ajuda a avaliar as receitas futuras e elaborar uma programar de compras e de operações de venda mais eficiente.
A planilha de controle de vendas ajuda a conhecer alguns parâmetros que ajudam a diagnosticar o desempenho do negócio. Confira alguns elementos que podem ser melhor conhecidos:
- nível de faturamento da empresa;
- índice de lucratividade;
- opinião, sugestão e críticas da equipe de vendas às campanhas da empresa junto ao mercado.
Além disso, o controle de vendas permite manter um maior controle de estoque sobre a quantidade e qualidade dos itens que são comprados pelos clientes e, assim, conhecer melhor a taxa de rotatividade daquele produto.
O que monitorar?
O seu primeiro passo é determinar quais informações devem ser controladas. Algumas são elementares, outras variam de importância de acordo com o seu setor, o tamanho da sua equipe e outros detalhes. Vejamos os indicadores de desempenho mais importantes:
Volume total de vendas
É a principal informação de sua planilha e se refere à soma das vendas obtidas em um período (dia, semana, mês, entre outros). Se você tem uma equipe de vendedores, é interessante acompanhar o que cada um vende, pois assim é possível saber os que vendem mais e, se puder identificar o que fazem de diferente, treinar os outros membros para que trabalhem da mesma maneira.
Ticket médio
Um dos indicadores mais importantes para varejistas. É o total de vendas de um período dividido pelo número de vendas no mesmo prazo (fácil de obter, pois é igual ao número de cupons fiscais emitidos).
Por que é importante? Se o valor médio das vendas está baixo, você pode pensar em ações que estimulem seus clientes a consumirem mais, como sugerir produtos adicionais, alterar o layout da loja (colocando produtos complementares ao lado do principal) e expor mais produtos atrativos na frente do caixa.
O ticket médio também pode ser controlado pelos vendedores.
Metas de venda
No início das atividades, controlar o ponto de equilíbrio também é crucial. Mas o que é ponto de equilíbrio? O que ele tem a ver com metas? Pois bem, você tem algumas contas que precisa pagar todos os meses, vendendo ou não vendendo, certo?
Se você não vende e não consegue saldar esses compromissos, acumula dívidas e, com o tempo, pode acarretar numa situação insustentável. O ponto de equilíbrio é o total de vendas que você precisa alcançar mensalmente para pagar essas contas e obter lucro.
A sua primeira meta é alcançar esse patamar. Se já alcançou, pode determinar seus objetivos buscando crescimento.
Dividir sua meta mensal pelos dias de funcionamento ajuda a acompanhar diariamente o seu resultado e evita surpresas.
Índice de inadimplência
Outro detalhe que pode lhe surpreender é a inadimplência, principalmente se você trabalhar com o velho “caderninho”. Se for o seu caso, inclua o cálculo do percentual de clientes inadimplentes em sua planilha.
Satisfação dos clientes
Não acompanhar a qualidade do serviço ou produto com base na perspectiva do cliente é um dos grandes erros que um empresário pode cometer.
Você pode criar um formulário para ser preenchido pelos clientes e solicitar uma nota de 1 a 10 pelo atendimento e outros pontos que queira avaliar. Também pode fazer uma pesquisa mais informal, consultando pessoalmente alguns clientes e registrando a informação que levantar.
Como montar a planilha de controle de vendas?
O objetivo deste texto não é ensinar a elaborar fórmulas, mas explicar sobre a estrutura de uma planilha.
Cada arquivo de um editor de planilhas é formado por uma pasta com várias “abas”, que são as planilhas. No Excel elas aparecem com o nome de Plan1, Plan2 e Plan3, mas podem ser renomeadas.
O ideal para conseguir se organizar melhor é fazer uma planilha para inserir dados e outra de relatório, que processe os cálculos para gerar as informações que precisa. Se você tiver uma equipe de vendedores, pode até criar arquivos separados para que eles mesmos insiram seus dados individualmente.
Procure elaborar um “Dashboard”, que é aquela página única com apresentação visual das informações mais importantes. Se você domina bem o seu editor, pode até incluir gráficos e outros recursos.
Como trabalhar com a planilha?
A forma como trabalha com a planilha também pode fazer muita diferença. Não se trata de um sistema feito por um programador, com todos os recursos de checagem de dados.
Por exemplo, quando você insere um número de CPF ou CNPJ em um sistema, ele vai fazer um cálculo para checar se aquele número é válido e, se não for, o sistema não vai aceitar. Se você inserir um mesmo cliente duas vezes, a maioria dos sistemas também avisa.
Em uma planilha, você não tem esse tipo de recurso, por isso deve ter muito cuidado e atenção na hora de inserir os dados, principalmente os mais importantes.
Nunca deixe o trabalho acumular. De preferência, insira-os diariamente. A prática de deixar um dia da semana para preencher relatórios não costuma funcionar muito bem. Isso provoca uma perda de tempo, tentando lembrar detalhes e isso pode ser uma propensão ao erro.
Comparar o resultado de períodos distintos é sempre muito efetivo. Isso ajuda a identificar gargalos, períodos sazonais e, com o tempo, vai auxiliá-lo a prever melhor os resultados.
Como e por que usar a tecnologia nesse processo?
O advento da tecnologia se tornou uma grande aliada nos resultados e na produtividade das empresas. Esse mecanismo é composto por funcionalidades e recursos variáveis que são desenvolvidos conforme o perfil e o segmento do negócio.
Nesse sentido, a automação dos processos de vendas consiste no auxílio de ferramentas tecnológicas, como o sistema CRM (Customer Relationship Management), conhecido como um mecanismo que toma conta da Gestão de Relacionamento com o Cliente.
O CRM não é apenas uma ferramenta. Na verdade, ele é considerado uma metodologia que permite analisar e interagir com os clientes de forma mais eficiente e específica, por meio da pesquisa do perfil do consumidor, seus hábitos, desejos, preferências e necessidades.
A partir do gerenciamento dessas informações por meio de softwares, é possível elaborar estratégias de relacionamento com os clientes, de forma mais inteligente, rápida e prática.
O CRM oferece uma série de funcionalidades dentro das empresas. Confira alguns exemplos:
- estabelecer um atendimento mais personalizado;
- ter uma visão mais ampla sobre a política de vendas;
- fazer o alinhamento entre as vendas e as estratégias de marketing;
- recolher e manter o registro e as informações dos clientes e prospects;
- criar uma visão 360° de todas as operações e o processo comercial;
- coletar dados e conquistar informações concretas que consigam embasar decisões.
Se você tem uma equipe trabalhando para a empresa, procure envolvê-la, principalmente engajando os colaboradores no compromisso com as metas. O monitoramento das vendas ajuda vendedores a melhorar o desempenho. Mas o efeito não é tão bom quando eles sentem que são controlados.
Você vai dar um passo importante na gestão do seu empreendimento ao criar sua planilha de controle de vendas. Ter domínio sobre o negócio desde o início faz uma enorme diferença ao longo de seu crescimento. Mas desde já é preciso ter consciência de que um dia será preciso abandonar o uso desse tipo de ferramenta para investir em um sistema elaborado de controle comercial.
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