Existem erros clássicos na gestão de estoque que podem parecer inofensivos, mas, na verdade, causam impactos extremamente negativos na saúde financeira das empresas.
Por isso, é preciso que gestores e empreendedores tenham conhecimento de cada um deles e estejam atentos para não cometê-los, pois, do contrário, terão de arcar com inúmeros prejuízos.
Para auxiliar neste processo, listamos sete dos erros mais comuns cometidos no gerenciamento de estoque e como evitá-los para garantir o sucesso da sua empresa. Confira!
1. Não realizar inventários periódicos
Se a empresa não realiza o inventário, não tem certeza dos produtos e totais que estão disponíveis no estoque para negociar e não consegue visualizar os gargalos. Sendo assim, esse é um dos grandes erros que um empreendedor pode cometer na gestão de estoque.
O inventário é uma prática de contagem essencial para que a empresa possa identificar e classificar os produtos armazenados e, posteriormente, conferir se essas informações estão de acordo com a realidade do que foi comprado e do que foi vendido de mercadorias.
2. Adquirir produtos além ou aquém do necessário
Tanto o excesso quanto a falta de produtos no estoque podem acarretar enormes prejuízos. Considerando que os fornecimentos geralmente são feitos em larga escala, comprar produtos acima do necessário causa problemas como:
- aumento do custo com armazenamento;
- comprometimento de espaço;
- perdas de validade;
- obsolescência de produtos sazonais;
- comprometimento do fluxo de caixa etc.
Já adquirir produtos abaixo do necessário pode prejudicar as vendas, o fluxo de caixa e a imagem da empresa, demonstrando falta de compromisso com os consumidores.
Por isso, o empresário precisa saber com a maior exatidão possível quais itens do seu estoque têm maior e menor rotatividade. Isso ajuda a realizar uma projeção de vendas e a planejar os novos investimentos.
Nesse sentido, a periodicidade do inventário auxilia no monitoramento preciso e constante das entradas e saídas dos produtos no estoque, apontando quais estão acabando, bem como o volume atual de vendas.
3. Não controlar o giro das mercadorias
Outro grande erro cometido por empreendedores na gestão de estoque é desconsiderar o controle do giro das mercadorias. Esse erro, por sua vez, é o que acaba gerando a falta ou o excesso de produtos, como visto no tópico anterior.
O controle do giro das mercadorias ajuda a encontrar o equilíbrio entre a falta e o desperdício, evitando grandes prejuízos financeiros. O giro corresponde à quantidade de reposições de determinado item. Quanto mais sua empresa vende, mais giros ocorrerão no estoque.
Por meio dele, o empresário consegue entender a demanda de cada produto. Ele funciona como um indicador de mensuração do desempenho do estoque, fornecendo uma base para as compras futuras.
Além disso, ele permite uma melhor organização, indicando que produtos com maior giro devem ficar em locais mais acessíveis, já os itens com baixa rotatividade podem ser alocados em espaços mais altos ou mais afastados, melhorando assim a produtividade.
4. Manter uma má comunicação com os demais setores
Quando os diversos setores de uma organização trabalham de forma independente sem se comunicar, dificilmente as estratégias do negócio alcançarão bons resultados.
Assim como os demais processos, a gestão de estoque deve funcionar de maneira integrada com os demais setores. Do contrário, o empreendedor tomará importantes decisões sem nenhum fundamento estratégico e sem nenhuma base de informações sólida.
A comunicação com o setor comercial é fundamental para que o gestor compreenda as demandas de vendas para controlar o giro dos produtos. Por outro lado, o departamento comercial precisa saber a disponibilidade exata de itens para realizar as negociações.
O gestor também precisa passar as informações corretas ao setor de compras para que as aquisições sejam feitas adequadamente. Da mesma forma, o setor financeiro deve ser informado para poder planejar o orçamento para as compras, considerando o custo de cada produto, as perdas, capital de giro etc.
Somente com os setores trabalhando de forma integrada a empresa alcançará os resultados esperados.
5. Não fazer um planejamento de médio e longo prazo
Sem um planejamento de estoque de médio e longo prazo o empreendedor pode ser surpreendido com a falta de produtos essenciais para as vendas, entre outros riscos.
Quando cada etapa e processo do estoque são planejados, o gestor passa a saber, com exatidão, quando, quais itens e em qual volume devem ser comprados.
Além disso, na realização do planejamento é fundamental considerar o tempo médio de estocagem, ou seja, o tempo que o produto leva para ser vendido a partir da sua data de recebimento (entrada no estoque).
6. Não capacitar os colaboradores
Uma gestão eficiente de estoque certamente passa pela sua equipe. Dificilmente um gestor vai alcançar suas metas sem o comprometimento dos seus colaboradores.
Para ter colaboradores engajados e comprometidos com os resultados o empreendedor precisa investir em capacitação.
A equipe deve conhecer cada etapa do processo, preparada para trabalhar de maneira integrada com os demais departamentos. Também é preciso desenvolver habilidades para solucionar os possíveis problemas.
7. Utilizar métodos de controle manuais e obsoletos
Ainda há quem prefira controlar o estoque na ponta do lápis ou em planilhas. Esses métodos manuais podem até funcionar em pequenos volumes e em empresas sem muita pretensão de crescimento.
Isso porque, na prática, são métodos obsoletos que ocasionam perda de tempo e controle ineficiente. Uma companhia que deseja crescer e se manter competitiva no mercado precisa investir em tecnologia e automatizar seus processos.
Existem softwares de gestão capazes de realizar um controle extremamente eficiente, reduzindo as chances de erros e otimizando a produtividade.
São programas integrados que facilitam a rotina de cadastro e detalhamento de itens, tornam mais ágil a localização de produtos. Também emitem relatórios que facilitam as análises de entradas e saídas, controlam a validade, tempo de armazenamento e etc.
Além disso, eles permitem uma atualização instantânea das informações. Dessa maneira, o gestor pode realizar um planejamento mais adequado e gerenciar seus produtos com maior precisão.
E então, essas informações contribuíram para sua compreensão sobre os erros mais comuns no gerenciamento de estoque? Quer ainda mais dicas para melhorar sua gestão? Então confira também nosso artigo com 10 dicas para otimizar o seu controle de estoque. Boa leitura!
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