A gestão empresarial é essencial para que um negócio se articule bem, com departamentos alinhados e produtividade de modo a manter sua saúde financeira. Outro ponto imprescindível para que as portas continuem abertas e a empresa prospere é manter as contas e a documentação sempre dentro das exigências legais e fiscais.
Afinal, a fiscalização e as penalidades para desvios e crimes fiscais estão cada vez mais severas. Isso sem falar em medidas como controle de estoque, de caixa, pagamentos de funcionários, entre várias outras preocupações pertinentes a um empreendimento.
Para gerenciar e manter o domínio de tudo isso, muitos empresários adotam planilhas ou programas básicos de computador. No entanto, à medida que a empresa vai crescendo, esses recursos se tornam insuficientes para gerenciar bem o negócio.
Nesse sentido, surgem softwares de gestão que ajudam a articular a empresa de maneira muito eficiente. A seguir, confira seis motivos para você adotar um em sua loja hoje mesmo!
1. Aumento do controle de caixa
Por se tratar de um setor que lida diariamente com os clientes, o empreendedor necessita de ferramentas para manter o controle da movimentação de mercadorias dentro de sua loja. Logo, a automação comercial surge como uma excelente solução, uma vez que o caixa é um dos lugares onde mais ocorrem problemas.
Desde pequenos furtos até grandes fraudes, seja por parte de clientes ou funcionários, uma loja pode ser um espaço vulnerável. Para organizar e automatizar a saída de produtos, são necessários equipamentos como scanners (leitores de código de barra), gavetas, balanças e, principalmente, um software de PDV para o caixa.
2. Maior confiabilidade das informações
Ao adotar um bom software de gestão, é possível garantir a confiabilidade das informações obtidas. Ou seja: os dados tornam-se mais seguros com a extinção dos processos manuais e dos riscos de erros.
Outra funcionalidade atribuída ao software de gestão comercial é a possibilidade de definir e limitar o acesso às informações. Um funcionário encarregado do controle de estoque só poderia obter as informações pertinentes ao setor em que ele atua. Com o software de gestão delimitando o acesso aos dados, suas informações ficam muito mais seguras.
Há também as soluções de armazenamento em nuvem, que disponibilizam backup automático das informações. Elas deixam a vida do varejista cada vez mais fácil, poupando tempo e recursos em muitos processos dentro da loja.
2. Redução de custos
A utilização de um software de gestão permite um maior controle e mais visibilidade das despesas de cada departamento da loja. Com isso, torna-se possível ver o que precisa ser melhorado e quais custos podem ser minimizados.
No estoque, por exemplo, que é a base operacional de quase toda loja varejista, um dos maiores desafios é controlar a entrada e a saída de produtos. Usando o software de gestão, tal tarefa torna-se muito mais simples — e diversos prejuízos advindos desse tipo de problema (como furtos, erros de conta, desorganização, perdas etc) podem ser evitados.
Isso porque a ferramenta automatizará grande parte dos processos manuais e, consequentemente, o estoque se tornará mais organizado, ao mesmo tempo em que os funcionários terão tempo para se dedicar a outras atividades.
3. Aumento da produtividade
Ao adotar um software de gestão em sua loja e automatizar seus respectivos processos, é possível evitar retrabalhos e o desperdício do tempo útil de sua equipe. Isso porque os funcionários poderão contar com ferramentas tecnológicas e informações centralizadas.
Um bom exemplo é: quando chega a hora de declarar os impostos, sem a utilização de um software de gestão, o processo manual é muito mais complicado e passível de erros e problemas. Já ao utilizar um sistema de gestão, todas as notas são processadas automaticamente, sendo lançadas simultaneamente com apenas um clique.
4. Melhor relacionamento com o cliente
Esse é um dos maiores motivos para a implantação de um software de gestão comercial. Por meio da automação, o caixa estará equipado e preparado para que o cliente não fique esperando por longos períodos em uma fila, tendo um atendimento rápido e de qualidade.
Pode-se dizer que todo cliente almeja uma boa experiência de compra ao chegar até sua loja. E é por isso que o varejista deve fazer o possível para que nada prejudique o atendimento de seu público.
Uma boa maneira de tornar a operação do caixa um processo mais rápido é utilizando um software de gestão integrado. Com a otimização do caixa, é possível evitar filas demoradas e a insatisfação dos consumidores.
5. Auxílio na tomada de decisões
O software de gestão oferece dados mais precisos e atualizados, que possibilitam tomadas de decisões mais assertivas. Com informações mensuráveis e bem organizadas sobre todos os departamentos da loja, você conseguirá definir os focos de suas estratégias e seus investimentos, a partir de medidas inteligentes e da diminuição de gastos desnecessários.
Os dados disponibilizados vão desde a mensuração dos lucros a venda até o tempo de permanência dos itens no estoque. É possível, também, verificar se é viável para a loja continuar a comercializar produtos com saídas baixas. Assim, é possível avaliar em quais épocas o movimento é maior, o que exige estoques cheios e mais funcionários disponíveis.
6. Maior segurança fiscal
As penalidades para empresas que não seguem as exigências fiscais e legais estão cada vez mais rígidas. Simples medidas, como a realização de vendas sem emissão de notas fiscais, podem colocar em risco o futuro da loja.
Mas fique calmo, estar dentro dos protocolos e das imposições legais torna-se bem mais fácil com um software de gestão. A tecnologia já vem com a legislação pertinente dentro de seu sistema, para que todas as operações sejam realizadas automaticamente.
Dessa maneira, protocolos como a geração de arquivo Sped se tornam trâmites muito mais simples. Ao mesmo tempo, eles resguardam a loja de qualquer complicação jurídica.
E então? Convenceu-se da importância de implementar softwares de gestão em seu negócio? Entre em contato com nossa equipe, para que possamos proporcionar a você uma orientação individualizada!
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