Você finalmente tirou as ideias do papel, encontrou os sócios perfeitos e recursos financeiros para abrir o seu próprio negócio. Contudo, ter uma empresa não se resume a planos bem executados e investimentos, e um dos pontos que costuma gerar mais dúvidas é o processo para formalização de empresas.
Para que o seu negócio comece a funcionar, é preciso registrar a empresa em órgãos municipais, estaduais e federais, além de pagar tributos. A lista é extensa, mas não vale desanimar! Com leitura e indicações profissionais, legalizar o seu empreendimento fica mais fácil.
Então, quer operar legalmente e ter um 2017 bem-sucedido? Veja nosso passo a passo e entenda de uma vez por todas como funciona a formalização de empresas!
Situação Fiscal
Um dos primeiros passos é pesquisar a sua situação fiscal e de seus sócios na Secretaria da Fazenda do Estado ou Município. Leve sua carteira de identidade e CPF, bem como a de seus sócios. Caso haja alguma pendência, você terá de resolvê-la antes de caminhar para as próximas etapas do processo.
Nome empresarial
Você sabia que não podem existir duas empresas com o mesmo nome e no mesmo ramo de atividades dentro do mesmo estado? Por isso, é muito importante solicitar uma pesquisa do nome empresarial, verificando se o nome escolhido está liberado para inscrição.
Consulte na Junta Comercial estadual se o nome pretendido já não foi registrado. Caso você pretenda registrar uma patente ou uma marca, cheque também no INPI (Instituto Nacional de Propriedade Industrial).
Alvará de funcionamento
Verifique junto à prefeitura de sua cidade se existem pendências ou restrições que possam impedir o funcionamento de sua empresa no endereço escolhido.
Em áreas de risco de incêndio e edificações, é necessário ter o Alvará de Prevenção e Proteção Contra Incêndio (APPCI), cuja expedição é de responsabilidade do Corpo de Bombeiros Militar do Estado. A instituição vai avaliar o grau de risco da construção, concedendo mais segurança para todos que trabalharão no local.
Contrato Social
Este documento deve indicar informações básicas sobre a empresa, como nome, endereço de funcionamento, administrador e objeto. No caso de micro e pequenas empresas, não é necessário que haja a assinatura de um advogado. Contudo, o Sebrae recomenda que um consultor jurídico faça uma avaliação, para evitar problemas futuros.
O contrato social deve ser registrado na Junta Comercial. O registro do contrato e dos documentos dos sócios leva cerca de cinco dias úteis, gerando o NIRE (Número de Identificação do Registro de Empresa).
Uma dica importante: se você tem planos de abrir uma empresa com sócios, não coloque uma cláusula que obrigue todos a assinarem documentos ao fazer o contrato social. Esse cuidado previne que a autorização de qualquer ação dependa da presença de todos os parceiros, o que pode gerar transtornos.
Registro na Receita Federal (CNPJ)
O Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica, conhecido popularmente como CNPJ, pode ser feito no site da Receita Federal. Durante o cadastro, você deve escolher o Código Nacional de Atividade Empresarial (CNAE), uma classificação que irá determinar quais tributos serão pagos pela empresa, bem como as atividades da firma.
Para obter o registro do CNPJ, o empresário deve encaminhar o Documento Básico de Entrada (DBE, uma solicitação de registro), bem como os documentos para registro do contrato social (no caso de sociedades) ou requerimento de empresário (para o caso de empresários individuais) na Junta Comercial do estado.
Ao fazer o CNPJ, verifique também a possibilidade de fazer a Inscrição Estadual do seu empreendimento. Na maioria dos estados, a Inscrição Estadual é feita ao mesmo tempo que o CNPJ.
Cadastro na Previdência Social
Independente de ter funcionários ou não, sua empresa precisa ter um cadastro na Previdência Social. Assim, você será capaz de arcar com as obrigações trabalhistas e pagar os respectivos tributos.
O prazo para se cadastrar na Previdência Social é de 30 dias após o início das atividades. Para isso, um representante deve se dirigir a agência da Previdência e solicitar o cadastramento da empresa e dos responsáveis legais.
Licenças específicas
De acordo com o ramo de atuação e a complexidade do negócio, outros registros são necessários. Bares e restaurantes, por exemplo, precisam de autorização da Anvisa (Agência Nacional de Vigilância Sanitária), e corretoras de seguros necessitam de autorização da Susep (Superintendência de Seguros Privados).
Empresas que trabalham com a produção de bens ou venda de mercadorias precisam de registro na Secretaria Estadual da Fazenda, o ICMS. A solicitação deve ser feita via internet, sendo necessária a senha de um contador pré-autorizado.
Empresas prestadoras de serviços necessitam de registro na Secretaria Municipal da Fazenda, o ISSQN. Cada município estabelece suas regras. Em algumas cidades, registro é feito automaticamente, após o registro da empresa na Junta Comercial.
Impressão de documentos fiscais
Solicite a Autorização para Impressão de Documentos Fiscais (AIDF) na Secretaria da Fazenda do Estado ou Município. Aparato fiscal pronto e registrado? Hora de colocar mão na massa!
Simples Nacional
Microempresas e empresas de pequeno porte podem optar pelo regime de tributação Simples Nacional. O pedido deve ser feito na internet no Portal do Simples Nacional. O regime permite a simplificação tributária com recolhimento de impostos e contribuições na Guia Única de Recolhimento.
Microempreendedor individual (MEI)
Enquadra-se como Microempreendedor Individual? Consulte a viabilidade de seu empreendimento no endereço pretendido na Junta Comercial, evitando problemas com a fiscalização.
Em seguida, preencha as informações cadastrais no Portal do Empreendedor. A partir disto, você obterá o Certificado de Condição de Microempreendedor Individual, com o CNPJ, o registro na Junta Comercial, o alvará provisório de funcionamento e o registro no INSS.
A nota fiscal é necessária quando o MEI oferece serviços ou mercadorias para outras empresas. Para emitir a nota, basta procurar a Secretaria da Fazenda Estadual (caso as atividades sejam interestaduais ou intermunicipais) ou do Município (para prestação de serviços municipais) e solicitar a Autorização de Impressão de Nota Fiscal (AIDF).
Na dúvida sobre a formalização de empresas, contrate um contador!
Se você ainda possui dúvidas sobre a formalização de sua empresa, a indicação é de que você contrate um contador. A contabilidade é obrigatória após a abertura da firma, mas se você tiver o apoio de um profissional dede o início, ganha tempo para se preocupar com as outras etapas do processo, como a identidade visual e estratégias de marketing, por exemplo.
A formalização de empresas é a melhor forma de fazer a sua empresa existir no mercado, possibilitando o crescimento. Afinal, a ausência de documentos não permite a formação de parcerias com outras empresas, emissão de nota fiscal e nem a obtenção de crédito nos bancos.
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