Os gestores estão enfrentando um grande desafio diante do cenário econômico desfavorável nos últimos tempos. No entanto, ainda é possível conquistar a estabilidade financeira sem viver trabalhando o tempo todo e evitar muitas preocupações com questões administrativas da sua empresa.
Através de uma assessoria especializada e tecnologias de baixo custo fica mais fácil alcançar os seus objetivos sem perder tempo. Veja a seguir algumas informações interessantes a respeito das notas fiscais que podem facilitar a sua vida.
A nota fiscal e suas funções
Nota Fiscal é um documento que serve para registrar as saídas e entradas de um bem ou atividade comercial vendida por uma empresa à pessoa física ou jurídica. O seu uso é obrigatório para a transferência de propriedade de mercadorias, e através dela são recolhidos determinados impostos. Portanto, não emitir a nota fiscal pode caracterizar sonegação de tributos.
Nas doações, empréstimos e transporte de bens as notas fiscais não trarão benefícios financeiros à empresa emissora. Elas servirão apenas para evitar eventuais problemas ao transitar com a mercadoria ou alocar determinado item em outro estabelecimento. Ou seja, a nota fiscal tem por objetivo registrar as operações de circulação de mercadorias ou prestação de serviço.
Aplicações da nota fiscal
Como já dissemos, as notas fiscais são utilizadas em várias situações cotidianas, dentre elas estão:
- Venda;
- Compra;
- Doações;
- Transferência de bens;
- Devoluções de mercadoria.
Funcionalidades
Emitir nota fiscal é extremamente importante para as empresas se manterem em dia com a fiscalização. Os empresários, gestores e as pessoas que trabalham no setor de faturamento registram todos os vínculos financeiros da empresa com a emissão desse documento. Dados do cliente, valores, data da saída, prazos de pagamento e outras informações são encontrados na nota fiscal e permanecem arquivados para consulta e comprovação.
Consumidores e comércio
Todos os empresários que possuem estabelecimento comercial necessitam efetuar a emissão da declaração de venda na nota fiscal. O documento garantirá ao consumidor a venda de mercadoria de forma legalizada e o comprador poderá provar que é o dono legítimo do bem.
O consumidor poderá também registrar reclamação nos Órgãos de Defesa do Consumidor quando apresentar a nota fiscal. Isso é muito importante, pois se trata de uma garantia de possibilidade de troca de produtos que possam ter defeitos de fábrica.
Nota fiscal x nota fiscal eletrônica
Com o avanço tecnológico as tarefas diárias passaram por modificações quanto ao seu modo de realização dentro das empresas. Antigamente as notas fiscais eram feitas manualmente e preenchidas à caneta. Utilizava-se um formulário com três guias, uma de suas folhas ficava para o emitente, uma para o comprador e a outra para a contabilidade.
Com a nova ferramenta do governo, a nota fiscal eletrônica (NF-e), tudo se tornou mais fácil. Esse documento passou a ser gerado em softwares no formato de arquivo XML, sendo obrigatória a impressão de apenas uma via para o cliente. A Receita Federal recebe apenas o arquivo através do sistema pela internet e assim realiza a fiscalização.
Requisitos para a emissão da nota fiscal eletrônica
Para realizar a emissão de uma nota fiscal eletrônica é necessário possuir um Certificado Digital. Outro fator primordial é ter acesso a um sistema operacional ERP instalado no seu computador ou acessá-lo na “nuvem”. Assim que tudo estiver pronto, informe os dados solicitados em cada campo da NF-e. Os campos que devem obrigatoriamente ser preenchidos são:
- Os dados do Emitente;
- Os dados do Destinatário;
- Descrição dos produtos ou serviços;
- Valor;
- Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM);
- Código Especificador de Substituição Tributária (CEST);
- ICMS / Código de Situação Tributária (CST);
- Origem;
- Forma de pagamento;
- Natureza da Operação;
- Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP);
- Base de Cálculo do ICMS;
- Valor do ICMS e do ICMS ST;
- Valor total dos produtos ou serviços;
- Valor do frete, quando houver;
- Valor de possíveis seguros, quando houver;
- Valor do desconto, quando houver;
- Valor total da NF-e.
Após verificar todos os dados citados acima é só enviar as informações à Receita Federal, e será gerado um código de acesso de 44 (quarenta e quatro) dígitos que serve para garantir a autenticidade do documento. Por fim, basta imprimir uma guia e os produtos vendidos poderão ser entregues ao comprador juntamente com a nota fiscal.
Benefícios da emissão nota fiscal eletrônica
Os benefícios da emissão de notas fiscais eletrônicas são vários, tanto para o governo, como para os consumidores e as empresas. Dentre eles podem ser citados:
- Menor impacto ambiental, já que não é necessário o uso de várias folhas de papel;
- Redução de erros no processo;
- Melhor controle fiscal;
- Controle de estoque mais eficiente;
- Facilidade em controlar finanças.
Descontinuidade do software gratuito
Desde meados de 2006 os emissores gratuitos de nota fiscal eletrônica e CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico) eram oferecidos pela Secretaria da Fazenda. No entanto, 90{f01c04c06b192aadec230348056c90d4c70716de5ce7a32a04c1bfe0433bcbd4} (noventa por cento) dos documentos fiscais estão sendo gerados por meio de sistemas próprios, razão pela qual a Secretaria da Fazenda resolveu descontinuar o emissor gratuito.
A data prevista para tal ação ser colocada em prática é dia 01 de janeiro de 2017. No momento que os contribuintes tentarem fazer o download vão ser informados da descontinuidade do uso dos aplicativos gratuitos.
A Secretaria da Fazenda adverte aos usuários que ainda fazem uso dos emissores gratuitos que façam a migração para um Software próprio para evitar transtornos desnecessários.
Escolha de um novo programa ERP
Todas as empresas serão impossibilitadas de usar o emissor gratuito do SEFAZ no próximo ano, exceto os MEIs (Microempreendedores individuais). Desse modo, terão que contratar os serviços de uma empresa especializada em Softwares de gestão. Somente dessa maneira poderão continuar emitindo suas notas fiscais diariamente.
Mas o que parece ser um problema torna-se um grande aliado para empresários que desejam ter sucesso, afinal o processo de emissão dos documentos pode se tornar bem mais simples e prático. Os softwares disponibilizados propiciam muitas vantagens aos empreendedores e são fáceis de usar.
Além disso, a empresa contratada deve oferecer todo o suporte e ajuda necessária aos clientes, inclusive atuando na resolução de problemas cotidianos.
Vantagens do uso de um bom ERP
O uso das tecnologias por pequenas, médias e grandes empresas muitas vezes é primordial para seu bom desempenho e sucesso. Por isso antes de adquirir um Software, os gestores devem realizar uma análise detalhada dos seus pontos fortes e dos demais serviços oferecidos no pacote.
Existem programas que geralmente agregam outros procedimentos administrativos e financeiros, e dão aos seus usuários maior controle na organização da empresa e facilidades na gestão financeira. Outra vantagem é a simplicidade na emissão das notas fiscais e a acessibilidade para todos os empresários, pois os custos são praticamente inexpressivos quando comparados com os benefícios que você terá na aquisição.
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