O gerenciamento adequado de uma empresa, independentemente do seu tamanho, é um desafio complexo que envolve o controle e monitoramento efetivo das suas operações financeiras.
Nesse sentido, uma maneira muito eficiente de otimizar essa tarefa é por meio da adoção de um software de fluxo de caixa. Nada melhor do que associar esse tipo de mecanismo automatizado para organizar e melhorar a performance dos negócios.
Afinal, a tecnologia surgiu com o objetivo de auxiliar o dia a dia de empresas e corporações, tornando as atividades mais práticas e ágeis e gerando resultados positivos.
Pensando nisso, vamos explicar o que é esse software de fluxo de caixa e apresentar as vantagens que ele traz para as operações da empresa. Confira!
Entenda o que é um software de fluxo de caixa
Primeiramente, o fluxo de caixa consiste no acompanhamento da entrada e da saída dos recursos de uma empresa. Trata-se de uma espécie de diário operacional no qual constam todas as atividades dinâmicas que aconteceram no empreendimento em um determinado período.
Esse controle permite que o gestor conheça melhor a situação da empresa naquele momento — índice de lucratividade, recursos disponíveis, existência de contas a pagar, necessidade de solicitar empréstimos etc. Ou seja, o acompanhamento possibilita ter uma visão mais ampla e real sobre a sua conjuntura financeira.
A maneira tradicional de fazer esse monitoramento é por meio do livro de caixa ou planilhas, o que é uma tarefa trabalhosa e demorada. Contudo, essa situação vem mudando a cada dia.
Atualmente as empresas têm buscado investir em softwares de acompanhamento de fluxo de caixa para tornar esse controle mais rápido e eficiente. Além disso, essa ferramenta contém diversas funcionalidades, como a criação de gráficos de desempenho que permitem que os funcionários ganhem mais tempo na hora de recolher dados, interpretá-los e elaborar o relatório final.
Conheça as vantagens de ter um software de fluxo de caixa
Esse tipo de tecnologia vem se mostrando uma excelente maneira de ajudar os gestores com o controle do fluxo de caixa. Você vai conhecer, a seguir, as principais vantagens que essa ferramenta automatizada proporciona para a sua empresa.
Economia de tempo e de recursos humanos
Essa é, sem dúvidas, uma das grandes vantagens que o procedimento de automatização do fluxo de caixa traz para as empresas. Essa espécie de cadastramento e padronização de dados torna o processo de lançamento de informações mais rápido, eficaz e objetivo.
Dessa forma, o funcionário ou a equipe que seria responsável por todo esse processo terá menos trabalho e as chances de refação por falhas também serão menores. Isso significa que eles terão mais tempo para se dedicar a outras tarefas.
Maior controle sobre os dados recolhidos
As operações são identificadas por meio de dados, que são inseridos e processados no sistema e lá ficam armazenados. Assim, se o gestor precisar verificar alguma situação financeira específica, ele pode facilmente procurar as informações que deseja, como rentabilidade, demonstrativo de resultado, volume de contas a pagar e a receber, projeção de caixa e outras.
Prevenção de erros
É comum a ocorrência de erros no momento de preenchimento das informações em planilhas, sejam elas manuais ou eletrônicas. Esse fato pode desencadear falhas nos cálculos, diferenças de receitas, maiores despesas e prejuízos financeiros para a empresa.
Por sua vez, a adoção de um software de gestão de fluxo de caixa minimiza esses riscos, tornando o processo de cadastramento de despesas e receitas mais preciso e com mais exatidão. Desse modo, será possível ter uma concepção mais detalhada de todas as operações.
Da mesma maneira, o sistema armazena e exibe os dados gráficos de uma forma organizada e com boa visibilidade, o que torna a análise do relatório mais clara, convincente e acessível.
Segurança
O armazenamento de dados em um ambiente automatizado traz mais segurança, pois evita a perda dos arquivos, que pode ocorrer por inúmeros motivos — perda ou avaria do livro que mantém todo o controle, pane no computador no qual estão armazenadas as planilhas etc.
Além disso, também é possível determinar previamente os usuários que poderão acessar o sistema, o que traz maior privacidade e mais segurança para a empresa.
Tomada de decisões mais acertadas e seguras
Os softwares tornam os processos padronizados e trazem mais qualidade aos trabalhos. Com informações mais precisas e detalhadas, o gestor consegue tomar decisões mais seguras, baseadas na situação real que a empresa está experimentando naquele determinado momento.
Existem diversos documentos que ajudam na toma da decisão, como relatórios, projeções e dados históricos. Se, por exemplo, há uma diminuição na venda de determinado produto, o gestor pode analisar o motivo dessa queda, que pode ser por causa de uma mudança de hábitos do consumidor, troca por outra mercadoria de valor e qualidade semelhantes etc.
Saiba como escolher um software para sua empresa
Existem diversos softwares que prometem realizar o controle de fluxo de caixa. Contudo, é preciso avaliar uma série de fatores antes de fazer a escolha. Conheça os elementos que devem ser levados em consideração antes de optar pelo melhor mecanismo:
- atualização periódica do sistema;
- flexibilidade e capacidade de personalização;
- referências com outras empresas;
- se o software é intuitivo, responsivo e de uso fácil;
- capacidade de integração com outros sistemas;
- suporte técnico especializado;
- integração online;
- capacidade de gerar relatórios;
- sistema baseado na nuvem, com acesso remoto e compatível com outros dispositivos;
- emissão de nota fiscal eletrônica;
- monitoramento e controle de estoques;
- segurança — dados criptografados, backup dos dados, certificado SSL (protocolo HTTPS).
Como você pode perceber, um software de fluxo de caixa traz muitos benefícios para uma empresa. Afinal de contas, o objetivo é crescer e gerar mais lucros. Nesse sentido, a adoção de uma ferramenta tecnológica é essencial. Então, não perca mais tempo e considere já a ideia de implementar esse sistema na sua empresa!
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