A metodologia 5S foi desenvolvida no Japão após a Segunda Guerra Mundial, quando o país passava por uma grande reestruturação, e foi fundamental para sua recuperação após o conflito.
Ela surgiu para organizar espaços, aumentar a produtividade, diminuir desperdícios, promover a melhoria da qualidade dos processos da indústria japonesa e, por consequência, transformar o país em uma potência econômica.
Apesar de já existir há algumas décadas, o programa 5S tem sido muito utilizado atualmente, por ter sido desenvolvido de forma eficaz. Isso porque se trata de uma ferramenta baseada em ideias simples e que podem trazer resultados significativos para as organizações.
Confira, a seguir, o que é 5S e como esse método pode ser colocado em prática na sua empresa!
O que é 5S e como funciona?
Na prática, o 5S é uma ferramenta de gestão da qualidade que contribui para promover a eficiência e a eficácia dos processos, proporcionando disciplina e segurança no trabalho e assegurando muito mais qualidade e produtividade.
Hoje, empresas de qualquer porte e segmento podem aplicar esse método e se beneficiar de seus resultados por meio de fundamentos de fácil compreensão.
A metodologia é baseada na aplicação de cinco princípios, representados por cinco palavras japonesas que começam com S:
- seiri — senso de utilização;
- seiton — senso de organização;
- seiso — senso de limpeza;
- seiketsu — senso de padronização;
- shitsuke — senso de disciplina.
Cada uma dessas palavras revela uma regra a ser aplicada no dia a dia da companhia. Por isso, é necessário entender o conceito de cada uma separadamente para saber o que é 5s.
Seiri: senso de utilização
O primeiro S diz respeito ao processo de análise do que deve ser aproveitado e do que precisa ser descartado. Como todo método que envolve mudança, a análise do cenário em que a organização está é o primeiro passo.
Esse levantamento deve avaliar materiais, máquinas, equipamentos, processos, documentos — eletrônicos ou impressos — e papéis em geral, identificando o que não é utilizado frequentemente e só está ocupando espaço de forma desnecessária.
O principal objetivo da primeira etapa do 5S é tornar o ambiente de trabalho mais estruturado e organizado, e o uso de recursos e materiais mais eficiente, para atender às principais necessidades da empresa.
Exige dos gestores uma reflexão sobre o que é realmente necessário e significa utilizar todos os recursos com equilíbrio e bom senso.
Seiton: senso de organização
Após avaliar o cenário, o segundo passo é organizar os espaços físicos, bem como toda a documentação para que fiquem disponíveis, facilitando o acesso às de uso rotineiro e reservando as que são utilizadas com pouca frequência.
Durante o processo de organização é interessante classificar os objetos a serem reorganizados. Isso facilita a localização, agiliza os processos e promove maior economia de tempo. Seu principal objetivo é a simplificação.
Seiso: senso de limpeza
O terceiro S tem como finalidade criar a consciência de que a limpeza e a manutenção do ambiente de trabalho é responsabilidade de todos e não apenas do responsável pela higienização.
Dessa forma, cada colaborador tem a obrigação de manter seu próprio espaço e objetos de trabalho limpos e organizados, além de cuidar da utilização e manutenção adequadas dos espaços comuns.
Esse senso também refere-se à apresentação pessoal, de modo que os colaboradores devem se apresentar, adequadamente, conforme as normas estabelecidas pela empresa.
O principal resultado é um ambiente que gera satisfação nos colaboradores por trabalharem em um ambiente limpo e organizado. Além disso, os equipamentos são mais conservados, a possibilidade de acidentes é, consideravelmente, reduzida e os relacionamentos interpessoais melhoram.
Seiketsu: senso de padronização
O quarto S corresponde ao senso padronização. Ou seja, consiste em normalizar o trabalho operacional das tarefas e as responsabilidades de um setor ou processo.
Abrange também o conceito de saúde, buscando garantir condições apropriadas para os colaboradores. Portanto, é importante atentar-se ao estado dos banheiros, refeitórios etc. para identificar problemas que podem afetar a saúde dos colaboradores, por exemplo, ergonômicos, de iluminação, ventilação etc.
Nessa etapa, a principal finalidade é manter os três primeiros S transformando-os em rotina. Nela também é importante definir quem são os responsáveis pela continuidade das ações dos passos iniciais do processo 5S.
Shitsuke: senso de disciplina
O último dos princípios do 5S diz respeito ao cumprimento e comprometimento com que cada um dos colaboradores exerce seu papel para a melhoria do ambiente de trabalho, do desempenho e da saúde pessoal, mesmo quando não há cobrança por isso.
Nesse sentido, é fundamental que a empresa invista na capacitação contínua de seus funcionários, fazendo com que essa nova cultura organizacional torne-se um hábito no cotidiano de cada um.
Quando o quinto e último S está em execução, quer dizer que o programa está em andamento perfeito.
Como implementar os 5S na sua empresa?
O empreendedor deve ser o primeiro a entender o que é 5s e acreditar no poder transformador da metodologia para transmitir isso a sua equipe.
Então, vale montar uma apresentação mostrando ao seu time o porquê de adotar o programa e como todos precisam colaborar.
Crie uma comissão de implantação
Depois que todos estiverem devidamente familiarizados com a proposta, selecione alguns colaboradores para formar uma comissão de implantação da metodologia.
Esses profissionais serão responsáveis pelo controle de qualidade. Eles também serão responsáveis por ajudar toda a equipe na otimização constante das ações usadas em cada um dos S.
Lembre-se de que os profissionais escolhidos serão os multiplicadores da ideia e, portanto, também precisam acreditar na metodologia. Também é preciso ter disposição para colocá-la em prática.
Avalie os pontos críticos
A comissão formada deverá avaliar os principais pontos críticos da organização, baseando-se nos princípios da metodologia 5S. É imprescindível analisar as atividades do negócio e levantar os pontos que precisam de melhorias.
Nem sempre o gestor, sozinho, consegue ter uma visão ampla dos problemas, por isso essa parceria é muito importante.
Implante os sensos
A próxima etapa é a implantação, de fato, dos sensos. E para que a mudança aconteça com sucesso todos precisam estar envolvidos, é importante ministrar uma capacitação para que os colaboradores saibam o que é 5S e se comprometam com cada etapa.
Adote ferramentas de avaliação
Por fim, após a implantação da metodologia é fundamental realizar avaliações, periodicamente. Isso serve para monitorar se cada um dos 5S continua sendo aplicado com comprometimento e responsabilidade dentro da empresa.
Defina uma ferramenta de avaliação que permita ao colaborador reveja seus hábitos. Tenha uma visão de manter a nova cultura e o novo padrão sempre presentes na rotina da companhia.
E então, gostou de saber o que é 5S e como ele pode ser implantado de forma simples? Quer obter ainda mais informações sobre metodologias que podem auxiliar a gestão da sua empresa? Assine nossa newsletter e receba nossos conteúdos com exclusividade em seu e-mail!
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