Fluxo de caixa, avaliação de resultados e mensuração de indicadores financeiros são práticas que devem estar presentes na gestão de finanças de qualquer empresa. No entanto, é a realidade de cada empreendimento que definirá como esses dados serão registrados e apurados. Por isso, é importante saber como fazer uma planilha de controle financeiro para poder adequá-la às suas necessidades.
Mesmo para quem tem pouco domínio sobre ferramentas como o Excel, é possível elaborar formatos de registros e cálculos mais simples ou, pelo menos, identificar quais são as apurações mais importantes para o seu negócio. Neste post, vamos mostrar todos os benefícios que você pode obter com uma planilha de controle.
O que é possível avaliar por meio da planilha de controle financeiro?
Existem muitas maneiras de acompanhar as finanças do seu empreendimento, como fazer uma planilha de controle financeiro, por exemplo. Essa ferramenta consegue automatizar processos de cálculos orçamentários e dar uma dimensão geral sobre como estão evoluindo suas receitas, despesas e resultados operacionais. A seguir, confira o que é possível apurar.
Fluxo de caixa
O fluxo de caixa consiste no registro das receitas e despesas. O objetivo é verificar o saldo ao final de um determinado período, seja ele um dia, uma semana, um mês etc. Por isso, essa planilha adota cálculos simples, de soma e subtração. Veja este exemplo genérico:
| A | B | C | D | |
| 1 | Data | Receitas | Despesas | Saldo |
| 2 | 08/01/18 | 1.000,00 | 500,00 | =(B2-C2) |
| 3 | 09/01/18 | 1.020,00 | 450,00 | =(B3-C3) |
| 4 | 10/01/18 | 900,00 | 600,00 | =(B4-C4) |
| 5 | 11/01/18 | 1.050,00 | 1.200,00 | =(B5-C5) |
| 6 | 12/01/18 | 1.300,00 | 957,00 | =(B6-C6) |
| 7 | TOTAIS | =SOMA(B2:B6) | =SOMA(C2:C6) | =SOMA(D2:D6) |
Esse é um formato que apresenta uma visão geral do fluxo de caixa, mas não é a mais indicada para o controle.
Você pode usar esse modelo mais abrangente para verificar como foi o comportamento das finanças no dia a dia da organização e até gerar um gráfico com esse resultado. Dessa forma, é possível avaliar se há maior ingresso de receitas em alguns dias do mês.
No entanto, é um método pouco eficiente para mostrar de onde vieram e para onde foram direcionados os recursos. Por isso, o recomendado é acompanhar com precisão cada dia separadamente.
| A | B | C | D | E | |
| 1 | Data | Receitas | Valor | Despesas | Valor |
| 2 | 08/01/18 | Vendas à vista | 300,00 | Pagamento ao fornecedor | 300,00 |
| 3 | Vendas parceladas | 450,00 | Impostos | 150,00 | |
| 4 | Aplicações liquidadas | 250,00 | Combustível | 25,00 | |
| 5 | Papelaria | 25,00 | |||
| 6 | Receitas totais | =SOMA(C2:C5) | Despesas totais | =SOMA(E2:E5) | |
| 7 | Saldo final | =(C6-E6) |
Retorno sobre Investimento (ROI)
O termo em inglês Return Over Investiment (ROI) é mundialmente reconhecido e está presente em todos os balanços contábeis das companhias abertas. É observando o ROI que se consegue identificar se aportes feitos no negócio geraram resultado e em qual medida. Assim, ROI é um indicador de rentabilidade de tudo o que é investido no empreendimento.
Para calcular o ROI, você precisa saber o custo investido e a receita que esse investimento gera para a empresa. A fórmula de cálculo é a seguinte:
ROI = receita – custo / custo x 100
Vamos tomar como exemplo uma empresa que investiu R$ 70 mil em uma nova tecnologia que dobrou a sua capacidade de produção. Se antes ela produzia R$ 220 mil em produtos, agora produz R$ 440 mil. Isso quer dizer que o investimento gerou uma receita adicional de R$ 220 mil. Veja qual é o ROI, nesse caso:
ROI = 220.000 – 70.000 / 70.000 x 100
ROI = 214,30{f01c04c06b192aadec230348056c90d4c70716de5ce7a32a04c1bfe0433bcbd4}
Assim, para cada R$ 1,00 investido, o retorno é de R$ 2,14.
Quer montar uma planilha para avaliar o retorno dos seus investimentos? Veja como é simples:
| A | B | C | D | |
| 1 | Investimento | Valor | Ganho | ROI |
| 2 | Novo equipamento | 70.000,00 | 220.000,00 | =(C2-B2/B2*100) |
Análise de resultados
Uma das análises mais completa e importante a ser considerada é a Demonstração de Resultado do Exercício (DRE), que também pode ser calculada por meio de uma planilha. Confira:
| A | B | |
| 1 | Item | Valor |
| 2 | receita líquida (receita bruta – impostos, abatimentos etc.) | 100.000,00 |
| 3 | (-) custo dos produtos vendidos (matéria-prima, mão de obra, logística) | -30.000,00 |
| 4 | (=) resultado bruto | =SOMA(B2:B3) |
| 5 | (-) despesas operacionais (vendas, comunicação, administração etc.) | -40.000,00 |
| 6 | (=) resultado operacional | =SOMA(B4:B5) |
| 7 | (-) despesas financeiras (juros pagos/investimentos feitos) | -25.000,00 |
| 8 | (+) receitas financeiras (juros recebidos com investimentos) | 35.000,00 |
| 9 | (=) resultado antes do IR | =SOMA(B6:B8) |
| 10 | (-) IR e CSLL | -10.000,00 |
| 11 | (=) resultado líquido | =SOMA(B9:B10) |
| 12 | Lucratividade (margem de lucro) | =(B6/B2*100) |
| 13 | ROI | =(B7+B8/B8*100) |
Observe que, nessa apuração, é possível incluir o cálculo de outros indicadores que vão além do resultado: a lucratividade e o ROI. Da mesma forma, você pode adaptar suas planilhas para que tragam as respostas que você precisa verificar sobre as finanças da sua empresa. O fluxo de caixa pode ser registrado de acordo com a característica do seu negócio.
Acrescente novas métricas, como a produtividade por colaborador, dividindo o resultado operacional pelo número de funcionários, o que, no caso da demonstração acima, para uma empresa com 8 trabalhadores, resultaria em uma média de R$ 4.285,71 por pessoa.
Esse mesmo cálculo pode ser feito para conferir o resultado financeiro por dia, bastando substituir o número de colaboradores pela quantidade de dias do período. Que tal aprimorar o cálculo de comissão de vendas já sabendo como ele vai interferir nos resultados da empresa?
Como utilizar esses dados estrategicamente?
A questão crucial, agora, é como fazer uma planilha de controle financeiro trazer soluções estratégicas para o seu negócio. Confira algumas dicas que farão com que sua análise seja ainda mais eficiente.
Seja rigoroso com os registros
Os resultados apresentados só terão validade se estiverem baseados em valores e informações condizentes com suas operações, ou seja, um registro errado compromete toda a análise. Por isso, seja rigoroso com a coleta das informações e não hesite em rever os cálculos.
Faça a conciliação bancária
Quer saber se na prática os resultados apresentados se concretizam no saldo da empresa? Faça a conciliação bancária. Essa é uma prática que consiste em checar se todos os ingressos e saída de recursos relativos ao seu negócio foram de fato realizados. Assim, é necessário comparar os valores e saldos registrados com o que consta no extrato bancário.
Trace metas
Conhecendo melhor suas margens, retorno sobre investimento, custos e resultados financeiros, além de outros indicadores possíveis, você consegue estabelecer metas possíveis de serem alcançadas, como aumentar a receita líquida em 10% ou reduzir custos na mesma medida.
Acompanhe a evolução dos resultados
Todo esse controle fará mais sentido se for possível verificar a evolução financeira da sua empresa ao longo do tempo. Assim, faça uma avaliação periódica, que pode ser mensal, semestral ou anual, por exemplo. Dessa forma, a análise confirmará se as metas traçadas foram alcançadas.
Outro ponto importante desse acompanhamento é conferir como vão as finanças empresariais, de maneira geral. É provável que haja sazonalidade de resultados, mas também podem ocorrer prejuízos que precisam ser estudados a fundo para corrigir os rumos do negócio. Além disso, essa verificação frequente permite checar se os investimentos estão gerando retorno.
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