Se visitássemos uma livraria em busca de livros sobre “sucesso financeiro”, provavelmente teríamos publicações o suficiente para construir uma casa com livros no lugar de tijolos. Especialistas e editores vendem fórmulas de sucesso como se elas pudessem ser escondidas na manga de seus paletós.
Contudo, a verdade é que não há atalhos: o crescimento de uma empresa depende de uma gestão financeira de excelência, o que inclui saber como fazer conciliação bancária.
Apesar de receber pouca atenção de empreendedores e especialistas, a conciliação bancária é uma das ferramentas essenciais para a gestão de finanças. Quer entender como ela funciona e como proceder em caso de divergências? Venha conosco!
O que é conciliação bancária e quais são seus benefícios?
A conciliação bancária pode ser definida como uma comparação entre as entradas, saídas e saldos de uma conta no banco e a movimentação prevista de despesas e receitas de sua empresa.
Com ela, é possível conferir as entradas trazidas pelas vendas com cartões e as relacionadas às vendas com boleto bancário. Esse monitoramento pode ser realizado semana a semana, a cada mês ou semestralmente, e é altamente recomendado a todas as empresas que lidam diretamente com comércio.
A conciliação permite também:
- evitar que a empresa fique com fundos insuficientes na conta, o que acarreta a cobrança de altas taxas bancárias;
- realizar previsões no fluxo de caixa da companhia;
- evitar que fornecedores não sejam pagos;
- saber se os clientes estão pagando em dia e identificar inadimplências.
A construção de um planejamento orçamentário realista é uma das maiores vantagens desse controle, pois permite que a empresa institua uma política de transparência graças à sincronização de dados.
Essa prática ganhou uma importância ainda maior após a promulgação da Lei Sarbanes-Oxley (SOx) pelo Congresso dos Estados Unidos, em 2002. O objetivo era proteger investidores de fraudes e erros nas escriturações contábeis.
Antes disso, se durante uma auditoria fosse detectado algum erro na revisão de demonstrações financeiras, o próprio controlador fazia ajustes manuais para corrigi-lo. Ele não tinha sequer obrigação de relatar o erro.
Após o SOx, quando o auditor encontra alguma disparidade, cabe à empresa divulgar a falha nos seus controles. Quando não é possível provar que encontrou o próprio erro, ele deve ser classificado como uma distorção física, e em seguida, divulgado.
Quais são os riscos de não realizar a conciliação bancária?
Na rotina de uma empresa, são feitos inúmeros pagamentos e recebimentos. Há ainda as movimentações financeiras internas, como depósitos. Cada uma dessas transações é viabilizada com diversas formas de pagamento, como boletos, recebimentos de cartão de crédito, cheques etc.
No varejo, se uma loja trabalha com cartões de crédito e débito e com pagamento em espécie, parte dos recebimentos é feita no caixa, em dinheiro, e parte cai na conta bancária da empresa.
Sem um gestor para conferir essas transações com regularidade, pode ser que muitos erros passem despercebidos. Em geral, pode ser que dados inconsistentes sejam causados por juros e multas advindos de atrasos com fornecedores, depósitos com valores inferiores aos registrados no sistema e cheques que não foram descontados.
Como fazer conciliação bancária?
A conciliação bancária pode ser feita por meio de métodos tradicionais, como em planilhas. Mas, hoje, ela já é facilitada com o advento de softwares e soluções na nuvem. Para aprimorar o gerenciamento de suas finanças, um sistema de gestão empresarial pode ser de grande ajuda!
Veja como fazer a conciliação bancária em sua empresa com nossas dicas a seguir.
Faça um lançamento diário de movimentações financeiras
O controle interno proporciona um grau maior de confiabilidade nas informações financeiras repassadas por sua empresa, garantindo que ela cumpra as leis e alcance eficácia para a gestão de seus recursos.
Graças a esse controle, a empresa passa a conduzir o negócio de maneira ordenada, poupa recursos, detecta fraudes e mantém dados contábeis e informações financeiras (como o balanço patrimonial e o DRE, por exemplo) com integridade. Ele é o critério de comparação que você terá em relação ao que é relatado na sua conta bancária. Cuide dele rigorosamente!
Faça um registro diário de todas as entradas e saídas em sua conta no banco, o que deve incluir juros e tarifas.
Essa cultura de prestação de contas é o que ampara o controle e avaliações futuras. Além disso, ela também apoia os gestores na tomada de decisões, fornecendo dados importantes sobre o caminhar da empresa pelo mercado. Devido à seriedade dessa operação, delegue a coleta de dados a um profissional específico.
Defina uma periodicidade
Em geral, a recomendação dos especialistas é que a conciliação bancária seja feita mensalmente. Crie datas de vencimentos para as conciliações e priorize as contas de alto risco, conciliando-as antes do fechamento do ciclo. Dessa forma, você identifica problemas em tempo hábil.
Analise as contas envolvidas
Examine o saldo do controle interno e o compare com o extrato das contas contempladas pelo período analisado. Verifique se todos os valores das transações batem, e caso haja alguma distorção, sinalize onde. Observe, ainda, as datas de lançamentos, garantindo que tudo seja pago no prazo e com valores certos.
Pesquise a origem do problema e atualize as informações do seu controle interno.
Corrija as inconsistências
Após a análise dos saldos iniciais e finais do controle interno, bem como dos saldos do extrato bancário e das datas notificadas, é preciso fazer as devidas correções.
Qualquer divergência entre os dados encontrados pelo controle interno e os contidos na conta deve ser corrigida. Armazene todos os documentos que possam comprovar as transações examinadas.
Guarde documentos
Armazene recibos, notas fiscais e outros documentos relevantes para as suas transações. A conciliação é verificada pela contabilidade, que se responsabiliza por checar se os dados do negócio estão de acordo.
Caso haja problemas para o recebimento do dinheiro, esses documentos atuam como comprovantes. Um software de emissão de notas pode fornecer amparo nesta tarefa!
Reveja a conciliação
Assim como o orçamento empresarial e o planejamento estratégico, a conciliação bancária também necessita de revisão. Verifique se ela está refletindo a posição de sua empresa e se os processos têm ocorrido de maneira eficiente.
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