É preciso saber calibrar bem o volume de estoque que se tem para atender os clientes que passam pela porta ou que fazem seus pedidos pela internet.
Para alguns, fazer o controle de estoque pode parecer algo relativamente simples, mas não é. Além disso, está também dentro do estoque o motivo para que muitas empresas consigam ter um grande sucesso financeiro, e outras se compliquem no que diz respeito ao capital de giro.
Para ajudá-lo a conseguir manter um depósito que ajude o seu negócio a se sustentar sem maiores problemas, separamos algumas dicas de mercado que devem ser sempre seguidas.
1. Faça a previsão de demandas
Como você já sabe, um dos grandes desafios da gestão de estoque é conseguir fazer com que ele fique no seu volume ideal: nem acima e nem abaixo.
Para evitar sustos e apertos, o melhor a fazer é programar suas compras. Não deixe para a última hora e procure fazer uma boa avaliação do que realmente é necessário adquirir.
Lembre-se também de considerar a variação que existe nas épocas do ano. Somente repetir o pedido do mês anterior pode ser uma estratégia não muito eficiente.
2. Use boas ferramentas de gestão
Para ajudar na programação de compras, é necessário ter informações rápidas e precisas sobre o que anda acontecendo no seu negócio.
Para isso, utilize um sistema de gestão adequado e que consiga auxiliá-lo a fazer os seus cálculos de forma profissional. Nada de ir comprando os produtos que você revende com base em “achismos”.
Além da programação, uma ferramenta adequada também ajudará a sua empresa a controlar a saída de produtos e o nível de abastecimento do seu estoque. Isso sem contar outras atividades, como emissão de notas fiscais e todo o seu controle financeiro.
3. Registre todas as entradas e saídas
Independentemente da forma como você administra a sua empresa e, por melhor que seja o seu sistema de gestão, não existe milagre, e disciplina para fazer todos os lançamentos é fundamental.
Não deixe de atualizar os seus registros sempre que necessário. Tudo que entra e sai da loja precisa ser anotado. Esse procedimento ajuda, dentre outras coisas, a ter uma visão mais apurada sobre produtos danificados e, até mesmo, roubados.
Deixar para anotar no seu sistema de controle um tempo depois que o fato ocorreu é um hábito que normalmente causa problemas de gestão, já que a rotina diária costuma ser corrida, e podemos acabar esquecendo de fazer um ou outro lançamento.
4. Tente negociar com seu fornecedor
A cadeia de suprimentos é uma relação entre empresas que liga desde os primeiros fornecedores até o consumidor final. Para que todos os negócios que participam dela consigam se sustentar, é muito importante que haja bons relacionamentos.
Apesar de haver normalmente muitas opções de fornecedores, uma empresa acaba tendo relações comerciais com um grupo mais ou menos fixo de companhias. Aproveite essa posição mais próxima para negociar valores e formas de pagamento que sejam bons tanto para a sua empresa como para o seu fornecedor.
Avalie compras maiores mediante bons descontos ou facilidades no pagamento, mas tome muito cuidado para não exagerar nos pedidos e ficar com mercadoria parada.
5. Faça inventários periodicamente
A tecnologia é uma grande aliada na gestão dos negócios. Ainda assim, sozinha ela não consegue tomar conta de todos os aspectos da empresa.
Por isso, mesmo tendo um bom sistema de gestão de estoques e disciplina na hora de fazer o registro das operações diárias do negócio, é importante fazer inventários físicos de tempos em tempos.
Estabeleça datas para que esse controle seja feito e comparado ao que você tem apontado nos relatórios do seu software de gestão. A comparação dos dois números dirá o quão bem organizada anda a sua administração de produtos.
6. Anuncie promoções quando necessário
Fazer promoções é uma prática muito comum de mercado e geralmente tem dois objetivos principais.
O primeiro deles é chamar clientes para que venham conhecer a loja e as novas linhas de produtos ou serviços. O segundo motivo é liberar estoque que pode estar vencendo, fora da moda, obsoleto ou somente parado por muito tempo.
Se a sua empresa estiver com estoque parado por tempo demais, ou se estiver faltando espaço para conseguir receber mercadorias que têm mais giro de vendas e/ou melhores margens de lucro, avalie a possibilidade de fazer uma promoção. Lembre-se de fazer uma boa divulgação e calcular bem o que vai ser oferecido e por qual preço.
7. Mantenha o estoque organizado
Na hora de pensar no seu controle de estoque, tenha em mente que ele precisa estar sempre organizado. É muito comum acontecer que, o depósito fique um pouco fora de ordem, mas isso deve ser evitado.
Um estoque bagunçado atrapalha muito na hora de alguém encontrar um item que pode ter ficado escondido em algum canto. Outro problema é que, sem organização, você perde espaço para armazenar produtos e, até mesmo, para circular.
Procure manter o seu estoque em ordem. Assim, vai ser bem mais fácil encontrar o que procura, gastando menos tempo e esforço. Depois de colocar cada coisa no seu devido lugar, o desafio é manter a ordenação. Disciplina é, mais uma vez, a palavra-chave.
8. Envolva a equipe na sua gestão de estoque
Por ter mais responsabilidade na gestão da empresa e mais interesse em aprimorar habilidades de conhecimentos voltados para a administração do negócio, os empreendedores são os mais preocupados em manter a gestão do estoque.
É muito importante que os funcionários tenham uma visão clara do que pode e do que não pode ser feito. Para facilitar a organização, manter o controle e evitar perdas, envolva a sua equipe de forma consciente nessas tarefas.
Em vez de só dar instruções do que precisa ser feito, invista um pouco de tempo para explicar os motivos de cada coisa. A partir do ponto em que as pessoas entendem porque estão desempenhando determinada tarefa, fica muito mais fácil colher resultados.
Se você seguir essas dicas, terá mais chances de manter o seu controle de estoque, ajudando seu negócio a prosperar.
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