Além das atividades que são mais voltadas para a operação diária do negócio, o gestor de um empreendimento também precisa estar atento àquelas relacionadas à gestão da empresa. Por mais que tudo pareça muito burocrático, existe um motivo importante para que se preste atenção em lançamentos, controles e relatórios.
Dentre algumas responsabilidades do tipo, o fluxo de caixa é uma obrigação que pode ter um impacto extremamente positivo sobre a gestão da empresa. Para que isso aconteça, ele precisa ser muito bem entendido pelo dono do negócio — e muito bem interpretado.
Pensando em ajudar você a fazer corretamente o seu fluxo de caixa e a enxergar as dicas que ele carrega, fizemos um resumo do que você precisa saber. Confira este post e saiba mais sobre o assunto!
Boa leitura!
O que é fluxo de caixa
O fluxo de caixa é o registro das operações diárias de uma instituição. Utilizado em todas as empresas, independentemente da área de atuação, do tamanho e do mercado, ele é uma ferramenta da qual nenhum gestor pode abrir mão.
Pela legislação a empresa precisa manter atualizado o seu Livro Caixa — que registra as movimentações de dinheiro dentro da empresa. A partir daí surge o fluxo de caixa, que é basicamente o controle de todo o capital que circula no negócio. Ele pode ser feito por meio de planilhas, aplicativos e softwares.
Desde os mais simples aos mais complexos, a ideia é sempre a mesma: saber exatamente tudo o que acontece dentro da empresa. Quando entrou dinheiro, para onde ele foi, de onde veio e quanto. Com essas informações bem registradas, o fluxo de caixa fica completo e atualizado.
Para que serve o fluxo de caixa na empresa
As funções principais de um fluxo de caixa são registrar e informar. Ao guardar todas as operações financeiras, ele garante que haja condições de saber, sem nenhuma dúvida, o que acontece no dia a dia da empresa. Não deve haver um centavo que passe por dentro da organização que não apareça no seu controle.
Apesar de tomar algum tempo da gestão na realização dos registros, o fluxo de caixa é de extrema importância para a definição de um planejamento estratégico do negócio. Seja ele de médio, de curto ou de longo prazo, a criação — ou a adaptação — de um plano de ação empresarial sempre deve ter como base uma boa avaliação do fluxo de caixa.
Sabendo exatamente como anda o ritmo e a dinâmica do negócio, com valores corretos e confiáveis, o dono da empresa tem condições de tomar decisões muito mais bem embasadas e assertivas a respeito do que deve fazer a seguir.
A importância de fazer o fluxo de caixa
Suponhamos que uma empresa tenha um volume de lucros muito abaixo do esperado, embora as vendas sejas consideradas normais. Não há inadimplência muito significativa e as demais operações estão, aparentemente, dentro do esperado.
Em uma situação desse tipo, vale a pena fazer uma investigação do que está acontecendo antes que seja tarde demais. A partir de um olhar mais atento ao fluxo de caixa, é possível encontrar os motivos da queda dos lucros.
Podemos, por exemplo, perceber que existe um grande volume de multas e juros sendo pagos por causa de um descontrole das datas de pagamentos das contas da empresa.
Por fim, vale dizer que também é fundamental ter um bom controle do fluxo de caixa para evitar situações complicadas como roubos e/ou descontrole das finanças. Trazendo um retrato fiel à realidade, essa ferramenta tem condições de mostrar ao gestor exatamente o que anda acontecendo.
Dicas de como fazer um bom fluxo de caixa
Agora que já mostramos o que é e para que serve, vejamos quais são as melhores práticas. Acompanhe!
1. Tenha um plano de contas adequado
Para registrar as operações que acontecem na empresa no seu fluxo de caixa, você precisará de um plano de contas. Ele é uma lista que, basicamente, separará os valores que a empresa tem a pagar e a receber.
Cada conta deve fazer referência a alguma atividade de forma a tornar mais fácil a identificação dos valores apontados. Vejamos o exemplo de uma loja de sapatos que está fazendo sua reposição de estoque.
Para comprar mais calçados, ela precisará pagar o seu fornecedor e, como o valor pode ser relativamente alto, não é possível dinheiro do caixa físico. O mais provável é que ela opte por usar recursos de uma conta no banco para pagar. Assim, ficará registrado que saiu dinheiro do banco para virar estoque na loja.
Embora as contas do plano de contas possam ser parecidas, é muito importante que cada empresa tenha a sua e que tudo seja adequado ao negócio — tornando mais fácil o entendimento tanto de quem registra como de quem interpreta e fiscaliza os números.
2. Categorize também as receitas
Ainda sobre o plano de contas, é muito comum que as pessoas fiquem bastante atentas ao momento de detalhar as despesas. Elas podem ser relativas ao pagamento de pessoal, dos fornecedores, do material de limpeza ou da manutenção, por exemplo. Como o número gastos é maior, isso é algo bem natural.
No entanto, é muito importante manter a atenção à descrição e à categorização das receitas. Não basta somente colocar um campo de “vendas”. Fazer isso limita muito a forma de interpretar o dinheiro que entra no negócio.
Ao cuidar do seu fluxo de caixa, lembre-se de abrir espaços para detalhar bem as fontes de renda. Elas podem ajudar você a se concentrar e a identificar mais oportunidades.
Tente separar as entradas identificando se elas são referentes à prestação de serviços, à venda de produtos, se são receitas operacionais ou não, se foram negociadas à vista ou a prazo. Detalhes como esses melhoram a sua gestão e ajudam bastante na hora de interpretar a situação do negócio.
3. Registre todas as entradas e saídas
Quando falamos para registrar todas as entradas e saídas, estamos realmente querendo dizer isso: não se esqueça e não negligencie. Do contrário, seu fluxo de caixa ficará com uma diferença e fechará com valores que esconderão o que realmente está acontecendo.
Manter uma disciplina que garanta que todas as operações sejam registradas é um costume que pode ser cansativo no começo. Isso é essencial para a boa gestão. Ele garante que os controles sejam um retrato fiel da realidade.
Assim você garante que, todas as contas “fechem” sem causar alguma diferença de valores.
É importante também registrar os dados corretos e completos. Evite muitas abreviaturas nos nomes das contas que podem induzir ao erro e não arredonde valores. Quanto mais precisos os registros, menos dores de cabeça você terá.
4. Faça a análise das contas
Para fazer o acompanhamento das anotações do fluxo de caixa, é bom que você tenha um olhar crítico sobre o que essa ferramenta tem a dizer sobre o seu negócio. Tire um tempo para dedicar-se a entender e a estudar o seu fluxo de caixa. Veja quais contas andam se destacando e procure refletir se esse cenário faz sentido.
Dependendo do tipo do negócio, é mais comum ter valores altos de comissões pagas, gastos com manutenção do imóvel, estoques, pagamento de pessoal, material de escritório e por aí vai. Pensando no seu mercado de atuação, veja se o fluxo de caixa está te mostrando aquilo que você realmente esperava.
Caso perceba diferenças significativas do padrão de valores das suas contas e das empresas que trabalham no mesmo segmento que o seu, investigue um pouco mais a fundo e tente descobrir o que está criando essa situação. Assim vai ficar bem mais fácil encontrar as correções mais urgentes a serem feitas dentro da sua empresa.
5. Mantenha o fluxo de caixa atualizado
A melhor forma de conseguir manter o fluxo de caixa sempre atualizado é não deixar para fazer nenhuma anotação depois. Quando você se permite fazer os registros com algum atraso, há chances de que você confunda valores, troque as contas e até mesmo se esqueça de fazer o lançamento.
Além disso, quanto mais você trabalha com o fluxo de caixa, mais rápido fica o processo. Depois de pouco tempo, você — ou o responsável pelos registros — não demorará tanto a fazer um lançamento. Principalmente se puder contar com sistema de gestão financeira, esses registros serão realizados de maneira bem mais prática e ágil.
Se, ainda assim, for impossível fazer o lançamento no momento exato da transação, deixe anotado em algum lugar de fácil acesso as instruções do registro a ser feito indicando valores, a conta em questão e todos os detalhes relevantes.
Nesses casos, tome muito cuidado para não fazer dessa prática um hábito. O ideal é que tudo seja feito direto no fluxo de caixa no mesmo instante. Assim, há muito menos chances de acontecerem erros no processo.
6. Não misture regime de caixa e regime de competência
Um erro muito comum de alguns gestores de negócio — principalmente dos mais iniciantes no mercado — é achar que faturamento é a mesma coisa que receita. Ambos podem estar de alguma forma conectados, mas eles definitivamente são coisas diferentes. Entender isso é fundamental para manter o seu fluxo de caixa bem organizado.
Ao realizar uma venda, o estabelecimento emite uma nota fiscal, uma fatura ou um documento que comprovante para o cliente.
Essa formalização da venda — a não ser que seja uma venda à vista — não garante que o cliente vá realmente pagar o que lhe é devido. Imagine que você tenha vendido para um consumidor que se comprometeu a quitar o valor em três parcelas.
Embora você tenha emitido uma fatura na data da venda, ele ainda demorará um tempo até pagar o que deve. Se, em casos como esse, o seu fluxo de caixa constar como recebido o valor da venda, no fechamento do dia você terá a impressão de que está faltando dinheiro — já que o valor que o cliente ficou de pagar ainda não estará lá.
É muito importante que você faça o controle dos seus recebimentos e dívidas olhando tanto para o que está acontecendo no agora (que é seu fluxo de caixa real) como também o que espera que aconteça no futuro (fluxo de caixa projetado).
No entanto, tome muito cuidado para não confundir as coisas. Se ainda estiver com dúvidas, pesquise sobre a diferença que existe entre regime de caixa e regime de competência.
7. Faça um comparativo histórico
Uma maneira de avaliar os resultados do fluxo de caixa é comparar os valores que você apurou durante o tempo. A análise do histórico dos seus controles pode trazer muito conhecimento sobre a sua própria empresa.
Para que essa avaliação seja feita de forma segura, é preciso que os valores tenham sido registrados com fidelidade e disciplina — e na época correta. Do contrário, a avaliação pode ficar pouco fidedigna.
Compare os números das contas mais importantes e veja como elas têm se comportado ao longo do tempo. Preste atenção ao que aumentou e ao que diminuiu.
Lembre-se, ainda, de avaliar períodos de variação do mercado em função da sazonalidade. Datas como férias escolares, verão, datas comemorativas e até mesmo mudanças políticas podem influenciar um pouco os seus resultados — seja para mais, seja para menos.
Esse tipo de análise do seu fluxo de caixa mostrará se a sua gestão está no caminho certo ou não. Reflita se você tem tomado as decisões corretas e também se elas estão acontecendo dentro do tempo adequado.
Utilizando todas as dicas, a sua empresa terá muito mais chances de sucesso.
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