Todo empreendedor conhece bem as dificuldades que as questões burocráticas representam para a gestão de um negócio. Lidar com documentos fiscais, certamente, é uma das tarefas mais trabalhosas para os gestores e gera um forte impacto na rotina das organizações. As utilidades do arquivo XML estão entre as principais dúvidas relacionadas a essa área.
Por isso, reunimos neste artigo toda a informação essencial que você precisa ter sobre o tema. Além de entender o que o arquivo XML representa, você descobrirá que tipo de dados ele deve conter e como utilizar a tecnologia para evitar problemas com sua emissão e armazenamento. Confira!
O que é o arquivo XML?
A sigla XML vem do termo em inglês Extensible Markup Language (Linguagem de Marcação Extensível) e se refere a um tipo de arquivo que cria documentos com informações organizadas de maneira hierárquica. Esse tipo de registro surgiu na década de 1990 para simplificar a troca de informações pela internet.
Uma linguagem de marcação pode ser aplicada a conjuntos de dados ou textos para facilitar a leitura por seres humanos e máquinas. O XML pode ser combinado com outros padrões de linguagem para definir cada parte de um conteúdo separadamente e simplificar a reutilização dos códigos em outras aplicações, com diversos objetivos.
É por isso que arquivos XML podem ser lidos por vários tipos de softwares. No Brasil, eles são utilizados para substituir a antiga nota fiscal em papel, armazenando informações das operações comerciais das empresas e mantendo o antigo padrão de escrituração. Em outras palavras, ele é a própria nota fiscal, só que em formato eletrônico.
As informações disponibilizadas no arquivo XML da versão mais recente nota fiscal eletrônica (NF-e 4.0) incluem:
- dados da Nota Fiscal: modelo, número de série, datas de emissão, entrada e saída, além do valor total da transação;
- dados de emissores e destinatários: nome, razão social, endereço e CNPJ das empresas, número de suas inscrições estaduais e código do município em que ocorreu o fato gerador para cobrança do ICMS;
- informações dos produtos e serviços: descrição, quantidade, valor e unidade comercial;
- dados do ICMS: base de cálculo, valores de produtos e fretes, valores de seguros, substituição tributária e impostos como PIS, IPI e COFINS;
- dados de transporte: tipo de frete, CNPJ e endereço do transportador, placa e RNTC do veículo, além das informações sobre o volume transportado (peso e quantidade);
- dados para cobrança: endereço e forma de pagamento;
- informações complementares de interesse do contribuinte e fonte de impressão Danfe.
Para que serve um arquivo XML?
O arquivo XML serve para facilitar a transmissão e o armazenamento das informações por meio de sistemas on-line. Por meio deles, tornou-se possível criptografar os documentos e introduzir seriais nos dados, permitindo o confrontando do texto com outras linguagens fundamentadas em serialização.
No caso da NF-e, a troca de informações é realizada entre os sistemas da Receita Federal e da Secretaria da Fazenda e os equipamentos emissores dos contribuintes. Todo o processo de prestação de contas e fiscalização tornou-se automático, muito mais rápido e menos suscetível a erros e sonegações.
Qual é a diferença entre XML e Danfe?
É importante estabelecer a diferença entre o arquivo XML de uma NF-e e o Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (Danfe). Ao contrário do que muitos imaginam, o Danfe não é uma versão impressa da Nota Fiscal Eletrônica. Na verdade, ele é um demonstrativo que deve conter as principais informações da NF-e. Ambos precisam ser disponibilizados em todas as operações.
O Danfe também precisa informar a chave de acesso para consulta de todos os campos da NF-e no Portal da Nota Fiscal Eletrônica, gerenciado pela Receita Federal. Essa chave é composta por um código único de 44 algarismos.
Como você pode perceber, embora o Danfe e o arquivo XML sejam partes de uma mesma operação, cada um cumpre uma função diferente. O Danfe não tem valor fiscal, portanto, não pode ser utilizado como substituto da nota em XML e não precisa ser armazenado pelas empresas envolvidas na transação.
Como gerar um arquivo XML?
Antes da adoção da NF-e e dos arquivos XML, as notas fiscais eram emitidas com o uso de talões feitos com autorização da Receita Federal. Por motivos óbvios, não era permitido o envio de notas com rasuras, por isso, o preenchimento demandava muita atenção, bem como seu armazenamento.
Desde 2005, para emitir a NF-e, as empresas precisam ter um software emissor e o certificado digital — responsável pela autenticação do documento. O procedimento acaba sendo muito mais simples, pois o próprio software é que realiza a formatação dentro das regras de codificação determinadas pelo Fisco.
Isso acontece a partir do momento em que o sistema recebe os dados da operação. Geralmente, essas plataformas são bem dinâmicas, bastando preencher algumas informações, como quantidade, descrição do produto, valor, data e local da venda. Isso funciona relativamente bem para as micro e pequenas empresas ou organizações de médio porte que tenham frequência de vendas menor.
Porém, para uma empresa de grande porte ou com alta frequência de vendas, o preenchimento manual dos dados fiscais nos sistemas emissores é inviável. Isso acontece porque requer muito mais tempo e recursos humanos, afetando a produtividade geral. Nesse caso, a solução ideal é investir em softwares de gestão especializados para automatizar todo o processo.
Como armazenar o arquivo XML?
A legislação exige que os arquivos XML sejam guardados por emitentes e destinatários pelo prazo mínimo de cinco anos depois do ano de emissão. Eles são necessários para efetuar trocas de produtos e podem ser solicitados a qualquer momento durante procedimentos de auditoria da Receita Federal. O extravio de um único arquivo XML pode resultar em multas pesadas para as empresas.
Para garantir a segurança da informação, é recomendável que seu sistema de gestão seja capaz de gerenciar todas as notas emitidas e baixar as que foram emitidas contra seu CNPJ em lote. Além de automatizar toda a operação com o arquivo XML, desde a geração até a validação, será possível utilizar o armazenamento em nuvem para evitar perdas.
Quais as vantagens de utilizar essa tecnologia?
A utilização de plataformas especializadas ajuda a manter a organização dos registros fiscais e traz uma série de benefícios para a empresa. O mais evidente deles é o aumento de produtividade, pois os colaboradores gastarão menos tempo com questões burocráticas e poderão se dedicar às atividades centrais do negócio.
A automação é essencial para evitar gastos desnecessários, reduzindo os índices de retrabalho e promovendo a agilidade nos processos internos. A precisão na coleta de dados dá aos profissionais responsáveis as condições necessárias para identificar e corrigir falhas recorrentes, contribuindo para a eficiência na gestão contábil. Consequentemente, haverá impactos positivos sobre as finanças.
Considerando tudo o que abordamos aqui, fica evidente que o investimento em tecnologia se transformou em uma necessidade básica para qualquer empresa. A adoção de ferramentas atualizadas aumenta a performance do negócio e o deixa sempre alinhado com as demandas do mercado. Esse é o caminho para garantir a sustentabilidade do empreendimento no longo prazo.
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