A tecnologia sempre foi considerada um dos fatores que mais influenciam no sucesso de um negócio. A grande novidade da nossa geração, porém, é que ela nunca esteve tão acessível para as pequenas e médias empresas.
Foi-se o tempo em que apenas as grandes corporações tinham acesso à tecnologia de ponta. Hoje em dia, um músico profissional, por exemplo, consegue gravar suas composições no conforto do seu lar. Mesmo assim, suas gravações tem uma qualidade compatível com o que há de melhor no mercado.
Uma padaria tocada por uma família também já consegue administrar seu estoque e gerenciar sua produção de forma 100% informatizada. Isso, há alguns anos só poderia ser feito por um gigante da indústria.
Essa revolução digital foi muito importante para que os pequenos empreendedores pudessem competir no mercado com as grandes empresas. Como isso, o consumidor também foi beneficiado, pode escolher seus produtos e serviços entre uma gama maior de fornecedores.
Pesquisas apontam que pequenas e médias empresas já são responsáveis por 40% do PIB e 53% dos empregos no país. Preparamos um texto com o objetivo de abordar uma das ferramentas mais importantes por trás dessa transformação: o ERP online.
Se você ainda não tem muita familiaridade com o termo, fique atento, pois ele pode revolucionar o seu negócio! Boa leitura!
O que é um ERP?
A sigla ERP vem da expressão inglesa “Enterprise Resource Planning” — em uma tradução literal, “planejamento dos recursos da empresa”. Trata-se de um software integrado de gestão empresarial.
Podemos afirmar que essa é uma plataforma que integra todos os fluxos de dados e processos de todos os diferentes setores de uma empresa em um único lugar.
Isso é importante para a gestão, já que possibilita a centralização das informações, e também para o operacional, já que boa parte dos processos manuais passam a ser automatizados.
Para que possamos visualizar melhor, basta pensar num exemplo bastante simples: a venda de um produto. Toda vez que vendemos um produto, na verdade estamos desencadeando um processo de várias etapas.
Primeiro temos que buscar o preço do produto. Em seguida, temos que registrar o recebimento e a forma de pagamento para, enfim, emitir uma nota fiscal.
O processo continua mesmo depois de o cliente ter deixado a loja, já que temos que atualizar o estoque, avisar o setor de compras ou de produção para providenciar outro produto e, ainda, comunicar ao financeiro para que a operação possa integrar o cálculo do faturamento e do lucro da empresa.
Não é difícil de entender o sucesso que os ERPs vêm fazendo no mundo empresarial quando pensamos que, com ele, todos esses processos podem ser realizados em poucos segundos com apenas alguns cliques, certo?
Qual é a diferença entre um ERP online e um ERP local?
O empresário que busca implementar um ERP na sua organização vai encontrar dois tipos de produtos oferecidos no mercado: o ERP online e o ERP local, que funciona a partir dos computadores e servidores da própria empresa.
A diferença básica entre os dois é que o ERP online fica armazenado na nuvem e os dados são administrados pela prestadora do serviço. Eles são acessados por meio de um dispositivo conectado à internet.
Normalmente, esse tipo de serviço é remunerado com uma assinatura mensal de baixo custo, que cobre a hospedagem, as atualizações e a licença de utilização do software. Alguns serviços, como treinamentos e suporte, podem ser cobrados por fora.
Os chamados ERPs locais, por outro lado, geralmente são desenvolvidos de forma personalizada para cada empresa e instalados nos computadores e servidores da própria organização. Ao contrário do ERP online, aqui o pagamento costuma ser feito uma única vez e o valor inicial do investimento é bem mais alto.
O que a empresa ganha com um ERP online?
Antes de falarmos o que a empresa ganha com um ERP online, vale destacar o que a empresa não perde. O processo de implementação de um ERP online é bem mais rápido, simples e barato.
Ele não exige a aquisição de equipamentos caros, como servidores e geradores. Ele também não exige a instauração de uma infraestrutura de hardware capaz de receber o software.
Além dos custos, a contratação de um ERP online dá flexibilidade ao usuário, deixando-o mais livre para migrar para outros planos que se adaptem melhor ao desenvolvimento e ao crescimento do seu negócio.
Por todos esses motivos, o ERP online tem sido o grande favorito das micro, pequenas e médias empresas mundo afora. Ele oferece custo inicial baixo, flexibilidade, segurança da informação e elimina a necessidade de investimentos em equipamentos caros.
Confira agora as grandes vantagens de contar com um ERP online na sua empresa:
Acesso à informação
Uma das maiores dificuldades encontradas por pequenas empresas que ainda não contam com um software de gestão empresarial é encontrar informações no momento em que precisam.
Perder tempo procurando uma informação simples em planilhas físicas ou virtuais já não é mais necessário.
Com um ERP online, o gestor não só centraliza todas essas informações, como também a torna acessível pela nuvem. Isso significa que ele pode acessar todas as informações a partir de qualquer dispositivo conectado à internet.
Já parou para pensar em como isso pode ser útil? Imagine você em uma reunião com um fornecedor e queira saber quais os valores que costuma pagar nesses produtos. Basta estar munido de um tablet ou de um smartphone conectado à internet para acessar esses dados.
Segurança
A informação contida em meios físicos — como cadernos, fichas, notas fiscais ou pastas — está sujeita a uma série de riscos. Desde o derramamento de uma xícara de café até um incêndio de grandes proporções.
Quando digitalizamos essas informações, nós eliminamos muitos desses riscos. Em compensação, criamos outros — como o risco de queimar o disco rígido, de deletarmos acidentalmente informações importantes ou de sofrermos um ataque por parte de hackers mal intencionados.
A melhor solução para garantir a segurança de documentos importantes para a empresa é, armazená-los na nuvem. Isso permite que eles sejam geridos por uma equipe de especialistas em servidores profissionais e terão backups periódicos.
Gestão tributária
Muito se fala em reforma do sistema tributário e, de fato, algumas mudanças pontuais já reduziram a burocracia e diminuíram o impacto dos impostos em micro e pequenas empresas. Apesar disso, o país ainda conta com uma das mais pesadas cargas tributárias do mundo.
Assim, saber organizar as operações da empresa para pagar a menor quantidade possível de impostos é uma tarefa muito importante para reduzir o passivo do negócio. Com um software de gestão, a empresa consegue fazer isso sem depender de serviços externos de contadores e advogados.
Outro obstáculo encontrado pelo empresário brasileiro é acompanhar as mudanças na complexa legislação tributária. Vale lembrar que as leis não são estáticas e vivem mudando a todo momento.
Esse é um mal que aflige principalmente as pequenas empresas, que não têm uma estrutura jurídico-contábil robusta. É preciso estar sempre atualizada com relação à mudança de regras, das bases de cálculo, das alíquotas e hipóteses de incidência de todos os encargos tributários federais, estaduais e municipais.
Sem um ERP, a empresa pode recolher menos impostos do que deveria, o que a coloca em risco de ser autuada pelas autoridades fiscalizadoras, de ter que pagar pesadas multas e de sofrer outras sanções — como não poder fazer contratos com o Poder Público.
Além do pagamento dos tributos, a legislação tributária também impõe às empresas as chamadas obrigações acessórias — que não são obrigações de pagar, mas de fazer alguma coisa. É o caso, por exemplo, da obrigação de manter e atualizar livros contábeis, emitir notas fiscais e prestar declarações à Receita Federal.
Aqui, mais uma vez, se a empresa não tem em sua folha uma equipe de advogados e contadores — e se não possui um sistema de gestão empresarial —, fica bastante difícil manter as atividades da empresa dentro da lei.
Otimização e automação de processos
A integração entre os diferentes processos proporcionada por um software de gestão possibilita que a empresa automatize processos. Isso inclui os processos burocráticos, mecânicos e repetitivos realizados pelos colaboradores da organização.
Com isso, além de reduzir significativamente a possibilidade de ocorrência de um erro humano, os colaboradores também podem trabalhar de forma mais produtiva, concentrando os esforços naquilo que importa — como atender bem o cliente, pensar em estratégias de marketing, inovar nos meios de produção e fidelizar consumidores.
Nessa altura você pode estar se perguntando: no que, exatamente, consiste a integração e a automação de processos? Entenda: o que hoje está registrado em várias planilhas diferentes pode estar em apenas um único lugar, deixando seus funcionários livres para produzirem mais e melhor.
Redução de custos empresariais
A adoção de um sistema de gestão empresarial costuma ser vista pelos especialistas como um investimento e não como um custo. Um dos motivos é o fato de que a empresa aumenta sua produtividade e, consequentemente, seu faturamento.
O outro motivo é justamente o fato de derrubar os custos operacionais da empresa. Em primeiro lugar, podemos destacar os custos com mão de obra. O ERP online permite que a empresa faça mais com menos — ou seja, com uma equipe mais enxuta.
Além disso, também é reduzida a necessidade de contratação de serviços externos — como contadores, trabalhadores temporários e consultorias em geral.
Ainda podemos citar os chamados “custos invisíveis”, ou seja, aqueles que aparentemente são insignificantes, mas que representam uma parcela significativa das despesas da empresa quando somados — como é o caso dos gastos com toner, folhas de papel e material de escritório.
Otimização do tempo
O tempo é um fator de extrema importância, não apenas para o gestor, mas também para os colaboradores da empresa — sobretudo, para o cliente.
Com um ERP online a empresa consegue reduzir bastante o tempo necessário para realizar uma venda. Atender rapidamente às necessidades do cliente e evitar perder vendas por conta de insatisfação. Não ter demora no atendimento ou a formação de longas filas no estabelecimento, é um ponto positivo.
Diminuindo o tempo de realização de cada tarefa também temos o aumento da produtividade de cada funcionário da empresa. Com a automação, um vendedor pode vender para o dobro ou o triplo de clientes.
Redução de erros
Quando os cálculos e as entradas nas planilhas dependem de funcionários entediados, a probabilidade de ocorrência de erros é grande.
Esses erros podem sair caro para a empresa. Já pensou vender um produto que não existe para o cliente porque a planilha de estoque estava errada?
Com o sistema de gestão as informações são atualizadas automaticamente e em tempo real. Isso aumenta a qualidade e a confiabilidade das informações que dispomos para tocar o operacional e a gestão da empresa.
Melhorias na gestão
Sem ter que se preocupar diariamente com os processos que foram automatizados — como o preenchimento de planilhas, a emissão de notas fiscais, a atualização de livros contábeis, o controle de estoque, a realização de cálculos de faturamento, balanço —, o gestor pode se concentrar na atividade mais importante de todas: administrar sua empresa.
Sem o ERP, decisões importantes para a empresa são tomadas sem que o gestor esteja amparado por informações de qualidade. Não é que a informação não exista, o problema é que deixamos escapar por entre os dedos.
Ao implementar o ERP, o gestor tem acesso a uma série de relatórios e gráficos gerados automaticamente de forma rápida e fácil — como, por exemplo, um comparativo de vendas com relação ao mesmo mês do ano passado.
Aumento da competitividade da empresa
Como consequência de tudo o que vimos até agora, a empresa se torna mais competitiva dentro do mercado. A redução de custos e o aumento da produtividade permite que a empresa aumente a qualidade dos produtos ou serviços. Isso também permite reduzir o preço e ainda lucrar mais.
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