De fato, a introdução da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) fez com que a emissão de notas se tornasse mais ágil e moderna. Isso porque, sendo agora digitalizado, esse processo pode ser realizado por qualquer computador ou dispositivo móvel.
Esses procedimentos, ainda geram bastante dúvidas entre os contribuintes, principalmente em relação ao DANFE. Esse documento que tem funções bem específicas que auxiliam a gestão de NF-e.
Então, para sanar essas dúvidas, neste artigo vamos esclarecer como emitir o DANFE online e os principais pontos sobre esse documento. Acompanhe!
O que é o DANFE?
O Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) é um documento físico (impresso) com informações resumidas da própria nota.
Vale ressaltar que o DANFE não tem validade legal e, por esse motivo, não pode substituir a NF-e — que é um arquivo eletrônico (XML). Ainda assim, ele contém algumas informações que servem para funções determinadas.
Para que serve o DANFE?
Dentre as principais funções do Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica, podemos destacar:
- simplificar a consulta dos dados da NF-e no site da Secretaria da Fazenda (SEFAZ) ou no ambiente da Receita Federal, por meio da chave de acesso de 44 dígitos ou pelo download do arquivo em XML;
- acompanhar o transporte da mercadoria durante o percurso do vendedor até o cliente;
- auxiliar na escrituração das operações, no caso de o destinatário não ser contribuinte obrigado a emitir NF-e;
- substituir a NF-e em situações de contingências (nesse caso, o DANFE deve ser impresso em um formulário específico de segurança).
Quais informações devem constar no DANFE?
O DANFE deve apresentar as informações centrais contidas na Nota Fiscal Eletrônica. Dentre elas, os dados do emissor (tais como razão social e CNPJ), informações da transportadora, do frete, data etc.
A empresa também pode utilizar quantidade de folhas que julgar necessárias para descrever as mercadorias transacionadas.
Além disso, as Secretarias da Fazenda podem autorizar — por regime especial — a alteração do layout (modelo) padrão do DANFE, previsto em Ato COTEPE. Isso permite que o contribuinte adéque o layout às suas operações.
Contudo, os campos obrigatórios da NF-e, que também devem constar no DANFE, não podem ser alterados. Se houver mais de uma página, elas deverão ser numeradas, e em cada uma deverá conter as seguintes informações:
- número total de folhas;
- descrição DANFE;
- número e a série da NF-e;
- tipo de operação (entrada ou saída de mercadorias);
- data de horário e saída da NF-e;
- dados do emitente do documento — razão social, CNPJ, Inscrição Estadual ou Inscrição Estadual do Substituto Tributário (caso haja) e endereço;
- dados do destinatário do documento — razão social, CNPJ, Inscrição Estadual e endereço;
- descrição e quantidade dos produtos;
- dados da transportadora e do frete;
- valores e impostos;
- chave de acesso e o código de barras.
É importante observar que, nos casos de transporte, se não houver as principais informações da NF-e no documento, as mercadorias podem ser apreendidas e a empresa poderá ser autuada e multada.
Como emitir o DANFE online?
O DANFE deve ser emitido em papel regular no tamanho A4 (210 x 297 mm) ou ofício 2 (230 x 330 mm). Podem ser utilizadas:
- folhas soltas;
- formulário contínuo;
- formulário impresso previamente.
É possível inserir informações extras que sejam importantes para a operação no verso do DANFE. Assim como a aposição de carimbos, enquanto a mercadoria está em trânsito. Mas fique atento: ela não podem ocupar mais de 50% da folha.
O DANFE também pode conter elementos de natureza gráfica — como o logo da empresa, por exemplo — desde que não comprometam a leitura do código de barras e das informações fornecidas.
Vale ainda ressaltar que o documento só deve ser impresso pelo emissor após a autorização da nota fiscal pela SEFAZ. Por medida de segurança, e para precaver qualquer divergência, é recomendado que a emissão do DANFE seja feita pelo mesmo sistema utilizado para emitir a NF-e.
Emitir DANFE em contingência — Formulário de Segurança (FS)
Nos casos de contingências, quando o sistema emissor da NF-e não consegue conexão com o sistema da SEFAZ do Estado do contribuinte, a impressão em FS-DA deve ser realizada em duas vias diferentes, contendo a informação DANFE em contingência impresso, decorridos de problemas técnicos.
Uma das vias será destinada ao emissor, e a outra, ao destinatário, acompanhando a mercadoria. E toda emissão de NF-e em contingência deve ser transcrita no Registro de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrência (modelo 6).
Emitir DANFE em contingência — DPEC
A emissão do DANFE em contingência, pela Declaração Prévia de Emissão em Contingência (DPEC), pode ser feita em papel comum e deve conter a informação indicando que foi emitida em DPEC.
Esse modelo de impressão é uma alternativa que dispensa o uso do Formulário de Segurança para o empreendedor, que precisa imprimir o Documento Auxiliar de Nota fiscal Eletrônica.
Como tornar a emissão de DANFE mais simples?
Uma maneira de simplificar a emissão desse documento é optar por um bom sistema de gestão online. A operação ocorre da seguinte forma: assim que a NF-e é emitida pelo sistema (em arquivo XML), o DANFE é simultaneamente emitido em formato PDF para impressão e enviado por e-mail para o cliente.
O sistema se comunica com a SEFAZ por meio da empresa e envia as informações da NF-e emitida. Recebidas as informações, a Secretaria da Fazenda valida e autoriza a nota gerando o XML e, consequentemente, o DANFE, que já pode ser emitido e enviado junto com a mercadoria.
Nesse sentido, emitir DANFE online por um sistema é muito mais rápido e prático. Essas soluções permitem redução de custos e economia de tempo, ao mesmo tempo em que possibilitam a otimização das atividades diárias.
É possível cancelar o DANFE?
Apesar de o DANFE ter tornado o sistema para emissão de notas mais ágil, todos estão sujeitos a erros, como o preenchimento errado de uma nota, por exemplo.
Os motivos que levam ao cancelamento de uma nota já emitida são variados: erros de digitação de CNPJ, do nome do fornecedor, dentre outros dados que constam no documento, erros de cálculos ou mesmo a desistência do negócio. Seja qual for a causa, o principal é saber se é possível realizar o cancelamento.
Para que ele seja possibilitado, é exigida uma autorização para a emissão e que o produto ainda não tenha sido despachado. Ademais, existem duas outras condições para o cancelamento.
Em primeiro lugar, é preciso que haja a geração, pelo Fisco, do protocolo denominado “autorização de uso”. Por fim, é exigido que não tenha sido realizada a “Ciência da emissão”, etapa anterior ao download do artigo XML da NF-e.
Como efetuar o cancelamento após o prazo?
Mesmo que o prazo de 24 horas tenha passado, o procedimento ocorre da mesma maneira. No entanto, é recomendado checar se é possível realizar essa operação no seu estado.
O prazo de 24 horas tem o intuito de evitar o cancelamento de notas de mercadorias que já estão em circulação. Dessa maneira, possíveis problemas são evitados, tanto para o emissor quanto para o destinatário da nota. Fora os diversos contratempos que são gerados para o Fisco.
Vale lembrar também que, para não ocorrer nenhum tipo de problema, é importante consultar o seu contador para saber qual é o prazo estipulado em seu estado.
Quando ocorrem multas devido ao cancelamento?
Após o prazo de 24 horas da emissão da NF-e, o cancelamento passa a ser vedado, sob pena de multa em caso de descumprimento. A penalidade é aplicada pela Receita Federal.
A regra abrange todo o território nacional, mas existem variações limitam a diferenciações na forma de aplicação da multa. O valor médio da multa por cancelamento é de cerca de 1,5% da quantia total da transação que foi cancelada.
Existem estados que determinam qual é o limite máximo para efetuar cancelamentos. O estado do Mato Grosso, por exemplo, foi determinado o prazo de duas horas para cancelar a nota já emitida. No Rio Grande do Sul, por sua vez, o prazo de cancelamento é de até sete dias.
Em determinados estados, todavia, o cancelamento, após decorrido o prazo de 24 horas, não pode ser realizado sob nenhuma circunstância. Nesses casos, a única saída é via anulação da nota fiscal — o que, no caso, implica na responsabilidade do emissor de arcar com as penalidades previstas em lei.
As etapas necessárias para o cancelamento
A seguir, veremos o passo a passo do próprio aplicativo para cancelamento online da NF-e. Em outros emissores o processo é bastante similar, logo, o da sequência servirá de parâmetro.
Entre no site da SEFAZ e clique em “Gerenciar Emissão” (no botão azul). Você precisará acessar a nota fiscal que objetiva cancelar, portanto, busque-a onde a guardou — e-mail, pasta, não importa.
Na nota, constam o número da nota fiscal eletrônica e a Chave de Acesso. O sistema requisitará uma dessas opções: forneça a solicitada para prosseguir e clique em “consultar”. Com a nota fiscal em tela, você deverá conferir o documento, ir até o menu “cancelar” no topo da página. E, enfim, cancelar a sua NF-e.
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