A Inscrição Estadual é um registro obrigatório para todas as empresas que comercializam ou que fazem o transporte de mercadorias e que, portanto, devem arrecadar o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e de Serviços (ICMS).
Para lhe ajudar a compreender o que representa esse registro e o que você deve fazer para efetivá-lo, nós preparamos esse passo a passo.
Confira!
1. Entenda a Inscrição Estadual
De acordo com a organização tributária brasileira, a competência de cobrança dos vários tributos existentes no país é dividida entre a União, os estados e os municípios. Sendo assim, cabe à União fazer a cobrança dos tributos de natureza federal, como o Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI) e o Imposto de Renda. Os municípios cobram o Imposto Sobre Serviços (ISS), entre outros.
Os estados, por sua vez, devem fazer a cobrança dos impostos estaduais, como é o ICMS. O ICMS incide sobre as empresas que exercem atividades de comércio, indústria e transportes intermunicipais, interestaduais e internacionais de mercadorias.
Ora, como cada cobrança é feita por um ente federativo, é essencial que cada um deles crie formas próprias para fiscalizar a tributação e executar as cobranças. Portanto, enquanto a União mantém o Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ) e os municípios mantêm as respectivas Inscrições Municipais, os estados registram, através da Inscrição Estadual, as empresas que lhes devem tributos.
A Inscrição Estadual consiste, portanto, em um número de registro da empresa junto à Receita Estadual do estado onde ela está sediada. As empresas que atuam em mais de um estado precisam obter a Inscrição Estadual para cada uma das filiais.
2. Realize as tarefas preliminares
A Inscrição Estadual pode ser solicitada pela internet, juntamente com a solicitação do CNPJ, o que é feito por meio do Coletor Nacional, um serviço disponibilizado pela Receita Federal.
Contudo, antes de realizar os procedimentos de solicitação do CNPJ e da Inscrição Estadual para primeiro estabelecimento, você deve acessar o site da Secretaria da Fazenda do seu estado, para fazer consulta de viabilidade por meio do aplicativo Integrador Estadual, que é específico de cada estado. Essa consulta gerará um protocolo, que será utilizado no processo de pedido de Inscrição Estadual.
O CNPJ também pode ser solicitado, independente da Inscrição Estadual. Nesse caso, antes de efetivar os procedimentos da inscrição, é conveniente verificar se os dados do CNPJ estão corretos e se os CPFs dos sócios também coincidem. Qualquer divergência impedirá a sequência de registro.
Também é necessário que o processo de formalização da empresa, na Junta Comercial do seu estado, também tenha sido realizado.
3. Prepare os documentos
Cada tipo de empresa requer uma relação diferente de documentos para a solicitação da Inscrição Estadual. O Micro Empreendedor Individual, por exemplo, deve apresentar os seguintes documentos:
- CPF e RG;
- Certificado de Microempreendedor Individual;
- Comprovantes de endereço da empresa e da residência;
- Álvará de Funcionamento definitivo.
No caso de empresa de Sociedade Limitada é necessário incluir, entre os documentos, o Contrato Social da empresa e os documentos pessoais dos sócios. Nesse caso, também será solicitada a certidão de débito de tributos estaduais negativa, da unidade da Federação onde se localiza o estabelecimento solicitante, relativamente à pessoa jurídica.
Se a empresa for distribuidora de combustível, ela também deverá apresentar o registro na Agência Nacional do Petróleo (ANP).
4. Acesse o Coletor Nacional
Após cumprir todos as preliminares indicadas acima, é hora de acessar o Coletor Nacional da Receita Federal. Nele, você deve inserir o número do protocolo obtido na consulta de viabilidade, que permitirá a sequência dos procedimentos.
Na primeira página do Coletor, selecione a opção “Preencher nova solicitação”. Logo abaixo, abrirão dois campos que lhe permitirão informar o estado e o município onde a sua empresa está localizada.
Em seguida, você deve marcar a opção “Inscrição”, no campo de definição do Ato do Cadastro. Se você já tem o protocolo de viabilidade, você deve selecionar a opção “Sim” do evento que será seguido e informar o número do protocolo no campo específico.
Caso você já tenha obtido o CNPJ da empresa, em separado da Inscrição Estadual, você poderá prosseguir com o procedimento, mesmo sem o protocolo. Nesse caso, na próxima página será solicitado o número do CNPJ, que permitirá o acesso ao restante do formulário, onde as informações solicitadas deverão ser preenchidas.
5. Envie os documentos e pague a taxa
Após o preenchimento do formulário do Coletor Nacional, é hora de fazer o envio da documentação para o órgão fazendário. Em geral, as Secretarias da Fazenda indicam um endereço de e-mail, para onde o envio dos documentos digitalizados deve ser feito.
Também no site da Secretaria da Fazenda, deve ser feita a impressão da Guia Nacional de Recolhimento de Tributos Estaduais, para pagamento da taxa de expediente, cujo valor varia de estado para estado.
6. Conheça suas obrigações
É importante que o empresário conheça bem quais são as obrigações tributárias que ele deve cumprir com o estado. Contudo, ele também deve estar ciente dos tributos que realmente deve pagar.
No caso do MEI, por exemplo, ainda que ele deva obter a Inscrição Estadual, não há recolhimento destacado do ICMS. Por isso, logo após a solicitação do registro, o empreendedor deve se informar sobre a alíquota do ICMS. Da mesma maneira, sobre eventuais substitutos tributários que possam existir, na atividade que ele exerce.
7. Valorize a Inscrição Estadual
Os procedimentos para a Inscrição Estadual são bastante detalhados e exigem muita atenção na hora de realizar o cadastramento. Contudo, é indispensável cumprir essa burocracia, sem a qual a sua empresa não estará apta a atuar dentro da legalidade.
Sem a Inscrição Estadual, você não terá como recolher o ICMS. Assim, você ficará exposto às sanções do seu estado, que podem gerar multas pesadas e o fechamento da sua empresa.
Além disso, sem o ICMS, você terá que trabalhar na informalidade, sem emitir notas fiscais. Como os grandes clientes exigem nota fiscal, isso significa que a sua empresa permanecerá limitada a atender a poucos pedidos, sem a possibilidade de prosperar.
Ainda, você encontrará grande dificuldade para obter o crédito necessário à expansão do seu negócio. Portanto, é indispensável que você valorize a Inscrição Estadual, de maneira devida.
8. Consulte um contador
Se não estiver seguro sobre os procedimentos que deve seguir, consulte seu contador. Certamente, ele estará apto a esclarecer todas as suas dúvidas e a indicar os melhores caminhos a seguir.
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