O mercado está competitivo como nunca, com clientes mais exigentes e seletivos, concorrência acirrada, produtos cada vez mais parecidos e com ciclo de vida mais curto, além da maior recessão financeira das últimas seis décadas.
Em meio a tudo isso, o desafio de qualquer empresa é produzir mais e gastar menos. Para isso, é indispensável saber se posicionar no mercado e otimizar os processos internos, garantindo maior rapidez, eficácia e economia em todas as tarefas necessárias.
Pensando nisso, desenvolvemos esse post para você. Continue lendo e entenda os riscos de não otimizar os processos da empresa e como evitar isso. Boa leitura!
O que é otimização de processos?
O termo processo, do latim procedere, indica a atividade de avançar, seguir em frente rumo a um objetivo desejado. Todo processo é composto por um conjunto de ações, como se fosse um passo a passo previamente definido.
Nas organizações, os processos estão relacionados à execução de todas as atividades importantes, tais como processo de venda, fiscalização, faturamento de mercadorias, emissão de nota fiscal, recrutamento e seleção de novos funcionários.
Otimizar os processos significa tirar o máximo de proveito possível, melhorando-os e fazendo mais com menos. Quando isso acontece, é possível alcançar resultados ainda mais relevantes, motivar os colaboradores e suavizar os erros internos.
Por outro lado, caso os processos continuem sempre os mesmos, logo ficarão obsoletos e perderão sua eficácia, trazendo graves prejuízos para o negócio.
Quais os riscos de não investir na otimização de processos?
Toda empresa deve estar em constante evolução, avaliando seus ambiente interno e externo para promover mudanças necessárias no seu funcionamento. Isso acontece porque o mercado é dinâmico, está a todo instante em transformação.
Logo, se uma empresa não consegue se adaptar e fazer as alterações necessárias, seja nos processos ou na forma gestão, então não conseguirá sobreviver por muito tempo. Veja os principais riscos de não melhorar os processos:
1. Aumento na quantidade de falhas internas
Bons processos são mais simples e claros, então, conseguem deixar todo o time de trabalho mais bem alinhado. Facilitando, assim, as tarefas diárias e atenuando possíveis erros. O oposto disso também é válido, já que processos complexos culminam em erros internos.
As falhas dão lugar a uma série de outros problemas, tais como elevação dos gastos, perda de tempo e até aumento do número de acidentes de trabalhos. Assim, investir nos processos é uma forma de diminuir os erros e evitar possíveis acidentes.
2. Redução da eficácia nas atividades
Para ficar mais claro, podemos definir eficácia como a habilidade de atingir as metas estabelecidas ou alcançar os resultados esperados, por mais complexos que sejam. Nesse caso, os processos também possuem um importante papel.
Se os processos de uma empresa forem obsoletos, as atividades se tornam mais vagarosas, o número de erros aumenta e, consequentemente, a organização fica menos eficaz no alcance do seus objetivos.
3. Aumento dos custos não estratégicos
Toda empresa pode dividir seus custos em duas principais categorias: os estratégicos — que geram novas vendas e aumenta os lucros — e os não estratégicos — que são necessários, porém não contribuem diretamente para gerar novos negócios.
A falta de processos eficazes é, sem qualquer dúvida, uma fonte de custos não estratégicos. Não otimizar os processos é uma forma de contribuir para que a empresa tenha despesas cada vez maiores, oriundas de atividades complexas, burocráticas e falhas.
4. Vagarosidade na produção
Processos mal estruturados deixam toda a produção mais demorada, fazendo com que a empresa perca agilidade para atender seu público-alvo. Isso acontece porque esses processos são mais longos, com mais passos do que realmente é necessário.
Outra possibilidade é o excesso de burocracia, que trava os processos e empata o alcance das metas desejadas. A burocracia é algo bom, porém seu excesso pode ser muito prejudicial à produtividade do negócio e ao relacionamento com o cliente.
5. Prejuízo na tomada de decisões estratégicas
Por último, os processos obsoletos prejudicam a agilidade na tomada de decisões. Isso acontece porque o excesso de processos ocupa muito tempo dos líderes da organização, deixando-os sobrecarregados para pensar nas questões estratégicas.
Isso pode custar muito caro, especialmente se levarmos em consideração o atual contexto mercadológico. Empresas que não possuem tempo para traçar uma boa estratégia de atuação correm um grande risco de perder seu lugar no mercado.
Como otimizar os processos com eficiência?
Como visto, são muitos os riscos associados ao assunto, os quais podem trazer sérios prejuízos à empresa, influenciando diretamente seu desempenho no mercado e sua lucratividade. Veja algumas dicas para mudar isso:
1. Treine, alinhe e engaje os funcionários
O primeiro passo é aprimorar o capital humano, visto que todos devem entender a importância de dar rapidez aos processos. Além disso, também é possível contar com a ajuda dos próprios funcionários para identificar os gaps que tornam a produção mais demorada.
Então, é necessário treinar os funcionários para que possam exercer suas atividades com qualidade — alinhar as equipes internas para que todos possam atuar com sinergia e mantê-los engajados na busca pelos resultados.
2. Invista na tecnologia correta
O uso de novas tecnologias é cada vez mais essencial, e hoje já pode ser considerado como parte indissolúvel da moderna administração de empresas. Os softwares de gestão tornam as atividades mais informatizadas, interligadas e inteligentes.
Na hora de otimizar os processos, essa pode ser considerada a chave para o sucesso. Com a tecnologia correta, é possível acompanhar cada etapa da produção, agendar novas atividades, definir metas inteligentes, mensurar e monitorar os resultados adquiridos.
3. Atualize constantemente os processos
As melhorias devem ser contínuas, buscando sempre diminuir o uso de recursos (humanos, financeiros etc.), evitar falhas e entregar o máximo de valor aos compradores. Assim, é necessário acompanhar e atualizar continuamente cada atividade.
Essas melhorias podem estar ligadas à implementação de novas tecnologias, de novas ferramentas para facilitar o controle do estoque, da logística ou das finanças corporativas. Tais melhorias influenciam na qualidade do produto/serviço oferecido aos clientes.
Agora que já conhece os principais riscos de não otimizar os processos da empresa e como evitar isso, aproveite para assinar nossa newsletter. Assim, você vai receber conteúdos exclusivos diretamente em seu e-mail.
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