Dentre todos os gargalos que acometem o ramo farmacêutico a gestão de estoque da farmácia é o que mais influencia negativamente. Via de regra, esse controle é resultante de uma boa gestão empresarial.
O estoque pode ser considerado uma engrenagem crucial para os processos de uma drogaria. Afinal, no momento em que um medicamento falta, as chances de perder um cliente para a concorrência aumentam consideravelmente.
Se você está enfrentando problemas em seu estoque, mas não consegue identificar quais processos estão ineficientes, separamos 5 dos principais erros que prejudicam a gestão de estoque da farmácia.
Acompanhe a leitura e aprenda a identificar o que está segurando a sua farmácia de prosperar!
Gestão de estoque da farmácia: fuja destes 5 principais erros
1 – Como anda o planejamento de longo e médio prazo?
O planejamento de longo e médio prazo se refere ao costume de restringir o gestor apenas às ações básicas. Em outras palavras, o gestor deve exercer um papel maior do que apenas efetivar o recebimento, recolhimento e expedição dos produtos.
O planejamento ideal deve conter ainda: antecipação à demanda; gestão assertiva de compras; administração do aspecto de sazonalidade. Quando o gestor se empodera de tais informações ele passa a conhecer melhor o cenário atual, evitando rupturas de estoque, prejuízos ou aumento dos custos.
2 – Ausência de administração ao dar entrada nos produtos
Quando abordamos o controle da entrada dos produtos estamos nos referindo à aferição junto à NF, bem como dos prazos de validade. A ausência dessa verificação pode ocasionar graves problemas na gestão de estoque da farmácia, pois além de faltar os produtos, eles podem estar com a validade expirada.
Esse gargalo é estendido às prateleiras e além do financeiro da empresa, os consumidores também são afetados. Outro ponto de atenção no controle de entrada é quanto ao sistema utilizado para executar a demanda.
A forma mais apropriada de obter sucesso é através do cadastramento via XML da Nota Fiscal. Alinhando esse processo à aferição minuciosa assegura que todos os medicamentos, mercadorias e demais produtos, sejam inseridos de forma precisa, eliminando a possibilidade de futuros gargalos.
3 – Pouca comunicação entre o setor de estoque e demais setores
Não há falar em sucesso empresarial sem citar a integração entre os setores de uma empresa. Em uma farmácia o cenário não é nada diferente, ou seja, mais do que nunca o setor de estoque e, principalmente, o setor de compras, devem estar completamente alinhados.
De que outra forma o profissional responsável pelas compras conhecerá os níveis do estoque? Conhecendo o fluxo de vendas e o montante estocado fica mais fácil comprar apenas o necessário, a fim de manter o estoque e prateleiras em conformidade.
4 – Perder o controle das aquisições de produtos e mercadorias
Por falar em compras certeiras, chegamos num erro comumente praticado numa gestão de estoque da farmácia. Todas as requisições de compras devem ser pautadas na análise da necessidade real da farmácia e promovidas pelo planejamento da gestão.
Sem esse processo bem definido é quase provável que o empreendimento irá arcar com altos custos na aquisição de produtos e medicamentos desnecessários. Além de gerar retrabalho e trocas essa situação faz com que o negócio esteja sempre desperdiçando recursos.
Um modo eficiente de prevenir esse cenário é por meio do estudo e análise do giro de estoque. O corriqueiro é que a gestão de estoque da farmácia se antecipe em mais ou menos 65 dias de produtos estocados, acima disso, o planejamento deve ser ainda mais rigoroso, ao passo em que a gestão tem em mãos uma condição melhor de compra.
5 – Executar o controle manual na ausência de uma ferramenta de gestão
Não existe outro resultado da ausência de um sistema de gestão, senão o controle manual dos processos. Além de pouco eficiente, realizar manualmente as tarefas diárias é mais trabalhoso, gera mais erros, aumenta os riscos e coloca a farmácia numa posição delicada.
Portanto, implementar a automação dos processos é a melhor saída para que todo o restante apresentado aqui, faça sentido. Com uma ferramenta criada especialmente para atender as demandas da farmácia, o gestor passa a contar com agilidade e confiabilidade na tomada de decisão.
Mas saiba que não somente a gestão de estoque da farmácia será beneficiada, pois tal sistema atua no setor financeiro, integração contábil e fiscal, além de gerar relatórios gerenciais fundamentais para qualquer gestão se sair bem. Acesse e descubra como a sua empresa será levada a sério!
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